App: Dokumente bereitstellen

Darstellungsinformation: Dieses Video zeigt noch das alte iMikel-Design. Das Vorgehen im neuen Design ist ähnlich, wie der folgenden schriftlichen Anleitung zu entnehmen ist.

Sie haben die Möglichkeit, allgemeine Dokumente sämtlicher Art für Ihre App-Kunden zu veröffentlichen. So können Sie z. B. Ihre aktuelle Gebührenordnung, ein Blanko-SEPA-Formular oder die Tagesordnung einer Konferenz als pdf-Datei zum Download in Ihrer App bereitstellen. Klicken Sie hierfür zunächst im Startfenster von iMikel auf App-/iMikelGo-Verwaltung.

Klicken Sie anschließend auf Dokumente.

Danach können Sie beliebig viele Dokumente vorbereiten und bei Bedarf für Ihre App freigeben. Klicken Sie hierzu zunächst auf Neu.

Sie können dann das Dokument einfügen sowie sämtliche Informationen dazu hinterlegen. Wählen Sie das gewünschte Dokument über den Pfeil in der Kopfleiste aus oder ziehen Sie es direkt in das Bearbeitungsfenster hinein (per Drag & Drop).

Geben Sie anschließend einen Titel sowie bei Bedarf eine Beschreibung ein, welche in Ihrer App zu sehen sein werden. So können Sie beispielsweise Ihre Gebührenordnung für Ihre App-Nutzer bereitstellen. Sie können außerdem festlegen, welche Personen Zugriff auf das Dokument erhalten.

Sie können das Dokument Ihrem gesamten Personal, nur ausgewähltem Personal oder sämtlichen App-Nutzern zur Verfügung stellen.

So können Sie beispielsweise die Einladung zur Weihnachtsfeier nur Ihrem Personal bereitstellen und Ihre aktuelle Schulordnung sämtlichen App-Nutzern. Sie können zum Beispiel auch die Tagesordnung für eine Fachbereichskonferenz nur bestimmten Lehrkräften zur Verfügung stellen. Wählen Sie hierzu „Nur Personal (Ausgewählte)“ aus und klicken Sie auf Auswahl.

Wählen Sie anschließend die gewünschten Personen aus und klicken Sie auf übernehmen.

Die ausgewählten Personen werden dann auf der rechten Seite aufgelistet. Die Personen lassen sich auch ganz einfach aus der Auswahl entfernen.

Bei der Veröffentlichung können Sie entscheiden, ob der Eintrag nur für einen bestimmten Zeitraum oder dauerhaft sichtbar sein soll. Auch können Sie so beispielsweise planen, wenn ein Eintrag erst in der Zukunft sichtbar werden soll - geben Sie hierfür einfach das entsprechende Beginndatum ein.

Klicken Sie dann auf „Speichern“.

Sie werden anschließend gefragt, ob Sie die Freigabe zur Veröffentlichung setzen möchten.

Wählen Sie ja, wird das Dokument entsprechend Ihrer Vorgaben veröffentlicht; wählen Sie nein, sind Ihre Eingaben zunächst nicht veröffentlicht. Dies geschieht dann erst nach Klick auf Freigeben.

Dies hat den Vorteil, dass Sie die Möglichkeit bekommen, einen begonnenen Eintrag zu einem späteren Zeitpunkt fertigzustellen, einen fertigen Eintrag nochmals auf seine Richtigkeit hin zu überprüfen oder zum Beispiel durch Ihren Vorgesetzten freigeben zu lassen. Außerdem können Sie Dokumente bei Bedarf vorübergehend aus der Musikschul-App entfernen, indem Sie die Freigabe aufheben. Mit nur einem Klick können Sie das Dokument dann erneut veröffentlichen.

Somit erspart iMikel es Ihnen, den Eintrag zu löschen und vollständig neu anzulegen. Löschen Sie ein Dokument, dass Sie für Ihre App freigegeben haben, wird dieses vollständig bei jedem App-Benutzer entfernt, welcher Zugriff darauf hatte. Jeder Eintrag kann nachträglich bearbeitet (1), gelöscht (2) oder die Freigabe für die Veröffentlichung gesetzt/entfernt werden (3).

Die Dokumente werden in einer sortierbaren Übersicht inkl. Online-Statusinformation angezeigt. Zudem enthält dieser Bereich ein Schnellsuchfeld, über welches live in den Bezeichnungen und Beschreibungen gesucht werden kann. Sie können sich zudem in der Übersicht nur freizugebene oder nur freigegebene Dokumente anzeigen lassen.

iMikel-Vorteil: Ihre Dokumente liegen vollständig verschlüsselt auf Servern eines zertifizierten Rechenzentrums in Deutschland.