App: Rechnungen bereitstellen
Rechnungen/Gebührenbescheide können Sie ganz einfach über die App für Ihre Zahlungspflichtigen bereitstellen, sofern Sie über das entsprechende Benutzerrecht verfügen.
Benutzerrecht aktivieren
In der Benutzerverwaltung können Administratoren das Recht zum Bereitstellen von Rechnungen aktivieren.
Rechnungslauf durchführen & Rechnungen bereitstellen
Führen Sie nun wie gewohnt einen Rechnungslauf durch oder öffnen die bisherigen Rechnungsläufe in der Buchhaltung. Jeder Rechnungslauf ist zunächst nur iMikel-intern erstellt und noch nicht in der Musikschul-App veröffentlicht. Sie können entweder den gesamten Rechnungslauf für die App freigeben (1) oder die einzelnen Rechnungen eines Rechnungslaufes aufrufen (2).
In der Rechnungsvoransicht können Sie bei Bedarf jede Rechnung einzeln für die App freigeben.
Ist die Bereitstellung in Arbeit, ist dies in der Rechnungsvoransicht deutlich erkennbar.
Der Kunde wird automatisch im Dokumentenbereich der App darüber informiert, dass eine neue Rechnung zur Verfügung steht. Der Kunde kann diese Rechnung zum Download anfordern und bei Bedarf die automatische Anforderung zukünftiger Rechnungen aktivieren. Dokumente werden ausschließlich nach Anforderung bzw. Zustimmung des Kunden übertragen!
Wie genau das Abrufen der Rechnungen in der App funktioniert, können Sie hier nachlesen.
In iMikel in der Rechnungsvoransicht wird Ihnen angezeigt, wenn ein Rechnungsempfänger noch nicht in Ihrer App registriert ist.
Ebenso ist erkennbar, wenn eine Person die Rechnung noch nicht angefordert hat (der Übertragung also noch nicht zugestimmt hat).
Auch ist in der Rechnungsvoransicht zu sehen, wann eine Rechnung bereitgestellt oder sogar heruntergeladen wurde.
In der Übersicht der Rechnungsläufe wird Ihnen genau angezeigt, wie viele Rechnungen dieses Laufs online bereitgestellt wurden, wie viele der Rechnungsempfänger in der App registriert sind und wie viele Rechnungen bereits von Ihren Kunden heruntergeladen wurden.
Nach Klick auf die Zahlen können Sie die jeweiligen Rechnungen einsehen.
Fehlende Rechnungen versenden
Es kann sein, dass manche Ihrer Kunden die App nicht nutzen (können). In diesem Fall können Sie die entsprechenden Rechnungen ganz einfach auf dem üblichen Weg per E-Mail oder Post versenden. Schließen Sie dazu zunächst zum Beispiel alle bereits veröffentlichten Rechnungen aus.
Hierbei werden sämtliche aufgerufenen Rechnungen gefiltert.
Anschließend können Sie diese Rechnungen ausdrucken (1), per E-Mail versenden (2) oder als pdf-Datei speichern (3).
Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.