Die Musikschul-App

Einleitung

Wir danken Ihnen für Ihr Vertrauen und freuen uns, dass Sie sich für die Musikschul-App entschieden haben. Mit der Anwendung erhalten Sie DSGVO-konforme Funktionen zum Nachrichtenaustausch mit Lehrkräften, Eltern und Schülern Ihrer Schule.

Über die Bereiche Aktuelles, Pinnwand und Veranstaltungen können Sie Informationen zu Ihrer Schule bereitstellen. Über den Bereich Mein Unterricht können Lehrkräfte und Schüler ihre Unterrichstermine einsehen.

Lehrkräfte können hierbei Unterricht als erteilt, ausgefallen oder verlegt kennzeichnen und z. B. Bemerkungen zu Teilnehmern oder Terminen erfassen.

Bevor Sie mit der Einrichtung der Musikschul-App beginnen, sind einige Vorbereitungen zu treffen. Dieses Handbuch bietet Ihnen demnach auch einen Überblick über die notwendigen Schritte für einen reibungslosen Start mit der App.

Bitte lesen Sie dieses Handbuch aufmerksam durch. Weitere Informationen finden Sie auch auf unserem Blog.

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Funktionen der Musikschul-App

Die App bietet Ihnen eine Vielzahl von Funktionen, die stetig erweitert und aktualisiert werden. Folgend werden die grundlegenden Schritte im Umgang mit der App erklärt.

Eine Liste sämtlicher Tutorials (Videoanleitungen) der Musikschule Musterhausen-App finden Sie hier. Für Ihre personalisierten Videos erhalten Sie eine separate Playlist nach Erstellung und Veröffentlichung Ihrer App.

Profile in der App: Personal und Privat (Lehkräfte)

Für Ihre Lehrkräfte stehen in der App zwei Profile zur Verfügung: sie können zwischen einem Personal- und einem Privatbereich wechseln.

Somit hat Ihre Lehrkraft eine deutliche Trennung zwischen beruflichen und privaten Daten.

Hört beispielsweise eine Lehrkraft, die gleichzeitig auch Zahlungspflichtige ist, an Ihrer Schule auf, können Sie deren Personallizenz für die App sperren. Somit hat sie keinen weiteren Zugriff mehr auf Schülerdaten und sämtliche berufliche Konversationen oder Dokumente sowie Dateien, kann jedoch weiterhin als Zahlungspflichtige im privaten Bereich auf private Informationen zugreifen.

Die Lehrkraft kann in Ihrer Freizeit den Personalbereich verlassen und wird somit nicht von beruflichen Angelegenheiten gestört.

Registrieren

Die App kann verwendet werden, sobald sich ein Anwender einmalig in dieser registriert. Nachdem der Anwender die App geöffnet hat, wird das Anmeldefenster angezeigt. Da der Anwender bisher über keine Anmeldedaten verfügt, tippt er dort auf Neu hier? Registrieren.

Der Anwender trägt anschließend seinen vollständigen Namen sowie seine Mail-Adresse ein und legt ein von ihm frei gewähltes Passwort fest. Zudem akzeptiert der Anwender die Verhaltensregeln sowie die Datenschutzerklärung.

Anschließend tippt der Anwender auf Registrieren.

Der Anwender erhält daraufhin eine E-Mail mit dem Registrierungs-Code. Diesen Code gibt der Anwender in der App ein und tippt anschließend auf Weiter.

Schon ist der Anwender registriert und kann die zahlreichen Funktionen der App nutzen.

Zugriff auf seinen Unterricht erhält der Anwender erst, wenn er diesen aktiviert hat. Hierzu liest er die Kennung samt PIN in der App ein, welche die Schulverwaltung ihm zukommen lässt.

Mein Unterricht

Im Bereich Mein Unterricht können Lehrkräfte ihre digitale Anwesenheitsliste verwalten, Kontakt zu Schülern aufnehmen und Online-Unterricht durchführen. Auf Schülerseite ist in diesem Bereich eine Übersicht des Unterrichts pro Monat zu sehen, inklusive Terminänderungen und Ausfällen.

Über diese Ansicht kann auch am Online-Unterricht teilgenommen werden. Im Folgenden werden die Möglichkeiten im Bereich Mein Unterricht vorgestellt.

Digitale Anwesenheitsliste (Lehrkräfte)

Lehrkräfte können über die digitale Anwesenheitsliste papierlos dokumentieren, welcher Unterricht stattgefunden hat, welcher ausgefallen ist oder verschoben wurde. Lehrkräfte tippen dazu im Hauptmenü der App auf Mein Unterricht.

Nun sehen sie ihre aktuellen Unterrichtstermine. Sie können die Wochentage einzeln anwählen oder die gesamte Woche aufrufen, wobei die einzelnen Wochentage untereinander angezeigt werden.

Sie können nun individuell je Teilnehmer eintragen, ob der Unterricht stattgefunden hat, ausgefallen ist oder verschoben wurde. Lehrkräfte tippen dazu auf das Fragezeichen beim gewünschten Teilnehmer.

Lehrkräfte können statt auf einzelne Fragezeichen auch auf das Datum einer Unterrichtsgruppe oder des Tages tippen, um eine Aktion festzulegen. Dann wird die Markierung automatisch für sämtliche Teilnehmer dieser Gruppe oder des gesamten Tages gesetzt.

Aktionen

Es öffnet sich das Aktionsmenü, in welchem ihnen sämtliche Aktionen angezeigt werden, die ihnen zur Verfügung stehen. Dazu zählen folgende Aktionen:

• Online-Unterricht vormerken
• Online-Unterricht entfernen (nur aktiv, wenn zuvor Online-Unterricht vorgemerkt wurde)
• Erteilt
• Erteilt (Online)
• Ausfall
• Termin verlegen
• Terminplanung
• Finalisieren (nur aktiv, wenn zuvor Eingaben getätigt wurden)
• Eingaben löschen (nur aktiv, wenn zuvor Eingaben getätigt wurden)

Lehrkräfte wählen die zutreffende Aktion mit einem Tippen aus. Manche Aktionen verfügen über ein Untermenü, da es hier mehrere Auswahl- bzw. Einstellungsmöglichkeiten gibt. Für die Aktion Ausfall beispielsweise werden von der Schulverwaltung Ausfallkategorien definiert, aus denen Lehrkräfte die zutreffende Kategorie auswählen können.

So zum Beispiel Lehrkraft krank oder Schüler fehlt entschuldigt oder Schüler fehlt unentschuldigt.

Wurde eine falsche Eingabe vorgenommen, können Lehrkräfte diese ganz einfach über Eingaben löschen (im Aktionsmenü) rückgängig machen. Diese Funktion verwenden sie auch, wenn sie einen Eintrag ändern möchten.

Erst nach dem Entfernen der vorherigen Angabe können sie die neue Markierung setzen. Dieser Sicherheitsschritt verhindert, dass Lehrkräfte aus Versehen einen bestehenden Eintrag ändern.

Eingabemodus

Wie oben beschrieben, können Lehrkräfte Ihre Markierungen individuell je Teilnehmer definieren. Diese individuelle Vorgehensweise wird im oberen Bereich ihrer digitalen Anwesenheitsliste vorgegeben und als Eingabemodus: Dialog angezeigt.

Klicken sie dort auf den Stift, können sie als Alternative zur individuellen Eingabe eine Standardvorgabe wählen.

So zum Beispiel, wenn sie Ihre Unterrichtsstunden fast ausnahmslos beispielsweise auf erteilt setzen möchten.

Tippen sie nun auf das Fragezeichen eines Teilnehmers, wird automatisch die Aktion erteilt ausgeführt.

Mehrere An- / Abwesenheiten auf einmal eintragen

Unterrichtet eine Lehrkraft beispielsweise viele Kinder in musikalischer Früherziehung, muss sie in der Anwesenheitsliste nicht jedes Kind einzeln antippen. Zunächst können nur die Kinder markiert werden, die gefehlt haben.

Dann kann abgewartet werden, ob in anderen Gruppen weitere Kinder fehlen. Auch dies wird eingetragen.

Wenn nach dem Unterricht alle verbleibenden Kinder einer Gruppe als erteilt gekennzeichnet werden soll, tippt die Lehrkraft nur einmal auf das Datum der Veranstaltung.

Automatisch sind die restlichen Kinder als erteilt markiert, wobei die bisherigen Eingaben erhalten bleiben. Alternativ kann die Lehrkraft auch auf das Datum des Tages tippen, um die verbleibenden Kinder zu bestätigen.

Finalisierung

Sind Lehrkräfte mit Ihren Eingaben fertig, können sie diese finalisieren, wodurch die Eingaben vor weiteren Änderungen geschützt sind. Diese Funktion dient der endgültigen Bestätigung ihrer Angaben und ist vergleichbar mit ihrer Unterschrift auf einer analogen Anwesenheitsliste.

Zur Finalisierung ihrer Angaben scrollen Lehrkräfte ganz ans Ende ihrer Terminübersicht. Sie kontrollieren dabei ihre Markierungen und tippen dann auf Einträge finalisieren.

Ein kleines Schloss zeigt an, dass Einträge erfolgreich finalisiert wurden. Auch die Schulverwaltung sieht direkt im Anschluss in iMikel, dass die Eingaben finalisiert wurden, und kann diese zum Beispiel in Honorarabrechnungen berücksichtigen.

Rückmeldungen und Finalisierungen im Kalender prüfen

In der Kalenderübersicht können Lehrkräfte überprüfen, ob sie die vergangenen Wochen vollständig bearbeitet oder sogar finalisiert haben.

• Ein rot hinterlegtes Fragezeichen zeigt an, dass in dieser Woche noch Eintragungen fehlen.
• Ein gelb hinterlegter Haken weist darauf hin, dass diese Woche zwar bearbeitet, jedoch noch nicht finalisiert wurde.
• Ein grün hinterlegtes Schloss deutet auf finalisierte Wochen hin.

Ausgegraute Wochen zeigen an, dass keine Termine vorliegen (z. B. wegen Ferien).

Berücksichtigung von erteilten / finalisierten Terminen

In iMikel können Sie einstellen, dass nur erteilte und/oder nur finalisierte Termine, welche als Rückmeldung der Lehrkraft über die App eingehen, in deren Honorarabrechnung berücksichtigt wird.

Geben Sie dazu zunächst in den Einstellungen der Honoraverwaltung (Zahnräder) unter Allgemein ein Datum ein, ab wann diese Einstellung zu berücksichtigen ist.

Nach Eingabe eines Datums erscheinen unter Honorarverwaltung > Kreditoren > Vorgaben rechts unten die zwei Ankreuzfelder nur Erteilte (App) und nur Finalisierte (App).

Letzteres Feld lässt sich erst aktivieren, nachdem das erste Feld angehakt wurde.

Unterrichtstermine planen (Lehrkräfte)

Mit der Musikschul-App erhalten die Lehrkräfte die Möglichkeit, Terminserien in der App anzupassen. Hiermit ist es den Lehrkräften beispielsweise möglich, einen Unterrichtstermin dauerhaft auf einen anderen Wochentag oder eine andere Uhrzeit zu legen - ohne, dass die Verwaltung der Musikschule mit dieser Terminänderung beschäftigt wird.

Details zur Terminplanung finden Sie auf unserem Blog.

Terminänderungen, welche eine Lehrkraft in der App durchführt, haben keine gebührenrelevanten Auswirkungen - es wird lediglich der Termin verschoben.

Terminübersicht öffnen (Lehrkräfte)

In der digitalen Anwesenheitsliste der App können Ihre Lehrkräfte eintragen, ob der Unterricht erteilt, verschoben oder ausgefallen ist. Im Kalender (Kalender-Symbol oben rechts) können sie überprüfen, welche Wochen bereits bearbeitet oder sogar finalisiert wurden.

Darüber hinaus ist es möglich, zu allen Kursen eine Übersicht zu öffnen, in welcher sämtliche Eintragungen zu erteiltem, verlegtem oder ausgefallenem Unterricht auf einen Blick je Belegung ersichtlich sind.

Details zur Terminübersicht finden Sie auf unserem Blog.

Interaktive Kalenderansicht (Lehrkräfte)

Zusätzlich zur digitalen Anwesenheitsliste steht Ihren Lehrkräften eine interaktive Kalenderansicht ihrer Unterrichtstermine zur Verfügung. Details hierzu finden Sie auf unserem Blog.

Persönliche Notiz in der App (Lehrkräfte)

In der digitalen Anwesenheitsliste stehen verschiedene Bemerkungsfelder zur Verfügung, über welche die Lehrkraft z. B. Notizen zum Lernfortschritt oder Allergien des Schülers erfassen kann.

Diese Bemerkungsfelder werden mit iMikel synchronisiert, sodass auch die Verwaltung und/oder andere Lehrkräfte diese Notizen sehen können. Darüberhinaus ist es möglich, persönliche Notizen zu verfassen, welche nur für die Lehrkraft selbst sichtbar sind.

Details zur persönlichen Notiz finden Sie auf unserem Blog.

Online-Unterricht vormerken (Lehrkräfte)

Sofern Sie Online-Unterricht an Ihrer Schule anbieten, kann dieser bequem über die App erfolgen.

Online-Unterricht in iMikel aktivieren

Sie können diese Funktion für Ihre Lehrkräfte bereitstellen, indem Sie in iMikel je Lehrkraft definieren, ob der Online-Unterricht zur Verfügung steht.

Unter Startfenster > Go > Einstellungen > iMikelGo/App-Lizenzen können Sie die Lehrkräfte für den Online-Unterricht auswählen.

Online-Unterricht vorbereiten

Lehrkräfte tippen zur Vorbereitung des Online-Unterrichts zunächst bei den Teilnehmern auf das Fragezeichen, welche sie online unterrichten möchten.

Sie wählen dann die Aktion Online-Unterricht vormerken aus.

In ihrer Terminübersicht zeigt anschließend eine kleine Weltkugel an, dass der Unterricht als Online-Stunde vorgesehen ist. Außerdem erscheint die Option Online-Unterricht starten.

Auch in der App des Schülers erscheint dieser Hinweis.

Die Taste Online-Unterricht starten erscheint sowohl bei der Lehrkraft als auch beim Schüler erst, wenn der Unterrichtstag erreicht ist. Wird ein Unterricht für einen späteren Tag als Online-Unterricht vorgemerkt, erscheint lediglich die Weltkugel.

Online-Unterricht starten

Kurz vor Beginn des Unterrichts wird die Option aktiviert. Sie kann nun von der Lehrkraft und ihrem Schüler angetippt werden, um den virtuellen Unterrichtsraum zu betreten. Die App wechselt dazu automatisch in den Videomodus, woraufhin die Lehrkraft und ihr Schüler gemeinsam die Online-Stunde durchführen können.

Hierbei ist es egal, wer zuerst den virtuellen Unterrichtsraum betritt, denn dieser wird automatisch erzeugt, sobald eine Person die Online-Stunde über die App startet.

Online-Unterricht nachbereiten

Im Anschluss an ihren Unterricht können Lehrkräfte diese Stunde als online erteilt kennzeichnen. Sie öffnen dazu erneut das Aktionsmenü und wählen die entsprechende Aktion aus.

Anschließend weiß auch die Schulverwaltung über die digitale Anwesenheitsliste, dass dieser Unterricht online durchgeführt wurde.

Unterricht aktivieren

Nach der Registrierung können Eltern und Schüler erst auf ihren Unterricht zugreifen, nachdem sie ihre persönlichen Zugangsdaten in der App eingelesen haben. Ihre Schule versendet dafür einen QR-Code mit der persönlichen Einmalkennung sowie zusätzlich die dazugehörige PIN.

Beispielsweise tippt ein Vater in den Einstellungen auf Kennungen verwalten.

Er tippt anschließend auf Kennung hinzufügen.

Bei Bedarf, wenn er beispielsweise die Kennung im Browser ihres Computers eingeben möchte, kann er diese händisch eintragen. Auf seinem Handy kann er seine Kamera aktivieren, um den QR-Code zu scannen.

Zusätzlich gibt er die PIN ein, die er ebenfalls von Ihrer Schule erhalten hat. Er tippt dann auf Kennung hinzufügen.

Es kann nun einen kleinen Moment dauern, bis seine Daten verfügbar sind. Dann werden ihm aber sämtliche Personen angezeigt, welche dieser Kennung zugeordnet sind. In unserem Beispiel ist er selbst der Kennung zugeordnet sowie seine Tochter.

Tippt er bei sich selbst auf die drei Punkte, kann er anschließend über Bezug zur Person ändern angeben, dass er Selbst Heinz Kühl ist. Tippt er bei seiner Tochter auf die drei Punkte, kann er ebenfalls den Bezug zur Person ändern.

Hat er nun auch eingetragen, dass er der Vater von Lea ist, weiß zum Beispiel eine Lehrkraft bei einem Nachrichtenaustausch sofort, wer er ist und mit wem die Lehrkraft in Kontakt steht.

Nach dem Hinzufügen der Kennung kann es einige Minuten dauern, bis die neuen Informationen im App-Bereich Unterricht angezeigt werden. Dann ist der Vater aber mit dem Unterricht verbunden und kann ihn jederzeit einsehen.

Zugriff auf Person teilen

Nach der Registrierung in der App und der Aktivierung des Unterrichts durch Einlesen der Zugangskennung samt PIN können Eltern bzw. Zahlungspflichtige auf die Daten des Kindes zugreifen.

Der Zugriff auf diese Daten kann ganz leicht über die App der Eltern geteilt werden; so kann auch das Kind selbst seinen Unterricht sehen oder zum Beispiel die zahlungspflichtige Großmutter ebenfalls auf Rechnungen zugreifen.

Dazu tippt beispielsweise der Vater des zu unterrichtenden Kindes im Startmenü der App auf Einstellungen.

Dort wählt er die Option Kennungen verwalten aus.

Es erscheint eine Liste aller ihm zugeordneten Personen inklusive der Information, in welchem Bezug er zu diesen steht. Er öffnet nun über die drei Punkte das Einblendmenü bei dem Kind, für welches er den Zugang erlauben möchten.

Dann tippt er auf Zugriff auf Person teilen.

Daraufhin wird die Zugangskennung als QR-Code angezeigt.

Das Kind oder beispielsweise die Großmutter können diesen Code jetzt mit ihrem Handy über die App einscannen und hierdurch den Zugang zum Unterricht übernehmen. Zusätzlich zum Scannen des QR-Codes trägt das Kind/die Großmutter noch die unter dem Code angezeigte PIN ein.

Bei Bedarf – zum Beispiel im Browser – kann die Kennung samt PIN auch händisch eingetragen werden.

Hat das Kind/die Großmutter den QR-Code gescannt, können anschließend u. a. die Unterrichtsdaten eingesehen, Online-Unterricht durchgeführt, mit der Lehrkraft Nachrichten ausgetauscht oder Rechnungen heruntergeladen werden.

Deputat (Lehrkräfte)

Die Musikschul-App bietet die Möglichkeit, das Deputat Ihrer Lehrkräfte darzustellen. Das Deputat wird wie in iMikel unter Personalverwaltung > Verträge > Deputat dargestellt und berücksichtigt hierbei Ihre Einstellungen (z. B. Berechnung nach Woche/Monat oder Darstellung von Minuten statt Unterrichtseinheit oder Stunde).

Freischaltung des Moduls über iMikel

Sie können das Modul in iMikel unter Cockpit (im Startfenster) > Go > Einstellungen > iMikelGo/App-Lizenzen je Lehrkraft de-/aktivieren. Nach der Aktivierung des Moduls wird das Deputat innerhalb des eingestellten Deputat-Zeitraumes der Personalverwaltung mit der App synchronisiert.

Darstellung in der App

Sobald das Modul für die Lehrkraft freigeschaltet wurde, erscheint automatisch die Taste Deputat im Startfenster.

Nach dem Wechsel in das Modul wird das Deputat angezeigt. Innerhalb dieser Ansicht können die Details der Verträge eingeblendet werden, um die Fächer zu sehen.

Über die Fußleiste kann zwischen dem aktuellen und vergangenen Deputat gewechselt werden.

Details zu diesem Thema finden Sie auf unserem Blog.

Kontakte und Nachrichten

Über die App kann Kontakt zu anderen Anwendern aufgenommen werden. Wie Kontakte hinzugefügt und Nachrichten versendet werden können, wird folgend erklärt.

Kontakte hinzufügen

Über die Unterrichtsverwaltung sind beispielsweise Lehrkräfte bereits automatisch mit anderen Lehrkräften, der Schulverwaltung sowie ihren Schülern und deren Eltern über die App verbunden. Diese Kontakte stehen auch automatisch beim Versand von Nachrichten zur Verfügung.

Der Bereich Kontakte kann zum Beispiel von Eltern genutzt werden, welche eine Fahrgemeinschaft gründen möchten. Da die Eltern untereinander nicht automatisch miteinander verbunden sind, fügen Sie sich in diesem Bereich manuell hinzu.

Ein Anwender ist über seinen Unterricht bereits mit seinen Lehrkräften verbunden und kann Nachrichten austauschen. Über den Bereich Kontakte kann er eine Verbindung zu weiteren Personen, beispielsweise anderen Eltern oder Schülern aufbauen.

Die persönlichen Informationen auf seinem Handy bleiben von der App dabei unberührt: Weder seine Telefonnummer noch seine Mail-Adresse werden an andere Personen weitergegeben!

Die gesamte Kommunikation erfolgt ausschließlich innerhalb der App mit seiner App-internen Kennung. Der Anwender tippt in der App auf Kontakte, wenn er sich manuell mit anderen Personen verbinden möchte.

Anschließend werden ihm verschiedene Möglichkeiten angeboten, über welche er den Kontakt herstellen kann: neuen Kontakt eingeben, QR-Code scannen, eigene ID anzeigen.

Wenn er auf Meine ID tippt, wird seine Kennung als QR-Code angezeigt.

Sein Gegenüber kann nun auf seinem eigenen Handy auf Neuer Kontakt tippen, wenn die ID händisch eintragen werden soll.

Alternativ kann sein Gegenüber auch den QR-Code mit seiner Handy-Kamera scannen.

Auf dem Handy des Nutzers erscheint anschließend die Anfrage, ob er den neuen Kontakt bestätigen möchte.

An dieser Stelle kann er eine Kontaktaufnahme verhindern, falls beispielsweise seine ID unerlaubt weitergegeben wurde. Erst nach seiner Bestätigung kann der Austausch von Nachrichten erfolgen.

Kontakte kann er auch jederzeit aus seiner App entfernen. Dazu öffnet er über die drei Punkte das Einblendmenü und wählt entfernen aus.

Hierbei wird er automatisch auch aus dessen Kontaktliste in dessen App entfernt. Diese Person kann nun keine Nachrichten mehr mit ihm austauschen. Auch über den Browser kann ein neuer Kontakt hinzugefügt werden. Dazu wird die ID händisch eingegeben.

Über das Suchfeld kann der Anwender innerhalb der Liste nach bestimmten Kontakten suchen. Über die Überschriften können Bereiche auf- und zugeklappt werden.

Bei Kontakten aus dem Unterricht sehen Lehrkräfte jeweils den Namen der Belegung sowie darunterstehend die Konten, welche auf diese Belegung zugreifen können. Die Zusammengehörigkeit wird über einen Pfeil deutlich dargestellt.

Über die Option Nicht registrierte Kontakte ausblenden können Lehrkräfte nicht registrierte Kontakte ausgeblenden.

Über die drei Punkte kann der Anwender eine neue Nachricht an die gewählte Person schreiben. Bei Belegungen werden automatisch alle Konten, welche auf die Belegung zugreifen können, ausgewählt.

Der Anwender kann die Kontaktauswahl vor Versand der Nachricht noch anpassen, um diese Empfängerliste zu erweitern oder einzuschränken.

(Kontakt-) Informationen von Kollegen einsehen (Lehrkräfte)

Unter „Kontakte“ können zu jeder Lehrkraft über das Menü Kontaktdaten wie Telefon und E-Mail-Adresse aufgerufen werden. Details hierzu finden Sie auf unserem Blog. Außerdem werden unter Kontakte > Team sämtliche Lehrkräfte gruppiert angezeigt (z. B. nach Fachbereichen).

Kontakte nach Unterrichtsgruppen sortiert einsehen (Lehrkräfte)

Über den Reiter „Unterricht“ können außerdem die Unterrichtsbelegungen nach Unterrichtsgruppen sortiert angezeigt werden. Details hierzu finden Sie auf unserem Blog.

Nachrichten versenden

Über die Musikschul-App können Anwender sogar Nachrichten versenden. Lehrkräfte können so zum Beispiel Kontakt zu ihren Kollegen aufnehmen, Eltern die Lehrkraft über den Ausfall Ihres Kindes informieren oder Schüler sich zum Proben verabreden.

Hierzu kann zunächst der Nachrichtenbereich der App geöffnet werden.

Anschließend tippt der Anwender auf Neue Konversation.

Danach wählt er die gewünschten Empfänger für seine Nachricht aus und tippt auf Weiter.

Der Anwender kann (wie in seinem Mail-Programm) über eine private Kommunikation mithilfe der BCC-Funktion die anderen Teilnehmer der Konversation verstecken. Somit können sich die Empfänger der Nachricht nicht sehen und auch nur der Absender deren Antworten lesen.

Abschließend trägt er den Betreff sowie seine Nachricht ein und tippt auf Senden.

Nachrichten empfangen

Nach dem Versand seiner Nachricht erhalten seine Empfänger eine Benachrichtigung, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.

Konversationen werden immer nach der neuesten Nachricht sortiert. Somit werden die aktuellen Konversationen immer an erster Stelle der Liste angezeigt. Wird die Nachricht geöffnet, kann auf diese geantwortet werden.

Beim Antworten auf eine Nachricht kann jede beteiligte Person die Auswahl der Empfänger anpassen. So kann zum Beispiel in einem großen Gruppen-Chat die Antwort nur an einen Teil der beteiligten Personen gesendet werden.

Kontaktauswahl für Nachrichten gruppiert

Über die App können Sie jederzeit Nachrichten austauschen mit Ihren Schülern, deren Eltern und anderen Lehrkräften. In dieser Anleitung zeigen wir Ihnen, wie übersichtlich die möglichen Empfänger gruppiert sind und wie einfach Sie einzelne, mehrere oder sämtliche Personen einer Gruppe auswählen können.

Sie können Ihre Empfänger zum Beispiel aus den verschiedenen Kategorien auswählen: die Verwaltung, manuell hinzugefügte Personen, Unterrichtskontakte und Ihre Kollegen befinden sich jeweils in einer eigenen Kategorie.

Die Kontakte der einzelnen Kategorien können Sie einsehen, indem Sie einmal auf die Zeile/den kleinen Pfeil tippen.

Sie können auch nach den gewünschten Empfängern suchen, wodurch langes Scrollen durch Ihre Liste entfällt. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie über sehr viele App-Kontakte verfügen.

Ihre Kontaktauswahl können Sie sogar reduzieren, indem Sie nicht registrierte Personen und/oder ehemalige Schüler ausblenden.

Unterrichtsgruppen

Darüberhinaus werden Ihre Unterrichtskontakte in einem eigenen Bereich nach Gruppen sortiert angezeigt.

Auch hier können Sie bei Bedarf nach Ihren Empfängern suchen sowie die Ansicht reduzieren.

Sie können einzelne Kontakte durch Antippen auswählen.

Ihre Auswahl können Sie mit einem weiteren Tippen aufheben. Sie können auch alle Kontakte einer Gruppe auf einmal markieren und ebenso die Auswahl wieder aufheben.

Haben Sie zuvor einzelne Kontakte einer Gruppe markiert und tippen dann ein drittes Mal auf „Alle Kontakte dieser Gruppe“, so wird die Einzelauswahl wiederhergestellt. Haben Sie eine Gruppe zugeklappt, bei der Sie bereits Empfänger markiert haben, zeigt Ihnen eine Zahl an, wie viele Kontakte Sie je Gruppe ausgewählt haben.

Auch in den geschlossenen Kategorien erscheint diese Anzahl.

Sie sehen: Die App bietet Ihnen übersichtliche und flexible Möglichkeiten, die Empfänger für Ihre Nachrichten auszuwählen.

Anzeige von Push-Benachrichtigungen

Die Anwender der App erhalten z. B. bei neuen Nachrichten eine Push-Benachrichtung, um auf diese hinzuweisen. Die Push-Benachrichtigungen werden ebenfalls angezeigt, wenn die App im Vordergrund ist, um den Anwender auch während der Verwendung der App z. B. auf neue Nachrichten hinzuweisen.

Chats in der App archivieren

Sie können in der Musikschul-App ganz einfach Nachrichten archivieren. Tippen Sie dazu einfach in Ihrer Konversationsübersicht auf das Archivierensymbol.

Markieren Sie nun die gewünschten Konversationen, indem Sie in die kleinen Kästchen klicken.

Nach dem Markieren der Konversationen können Sie auf „Archivieren“ tippen.

Die Nachrichten werden daraufhin ins Archiv verschoben und aus Ihrer Übersicht entfernt. Ihre archivierten Nachrichten können Sie jederzeit einsehen, indem Sie das Archiv öffnen.

Chats wiederherstellen

Bei Bedarf können Sie Konversationen sogar aus dem Archiv zurückholen, indem Sie auf das Wiederherstellungssymbol klicken.

Anschließend können Sie die gewünschten Konversationen markieren.

Nach dem Markieren der Konversationen können Sie auf „Wiederherstellen“ tippen.

Die Nachrichten werden daraufhin zurück in Ihre Konversationsübersicht verschoben.

Wenn eine Person auf eine archivierte Konversation antwortet, wird diese automatisch aus dem Archiv zurückgeholt.

Warum die App so gut zu Ihrem Alltag passt

In diesem Text zeigen wir Ihnen, warum unsere App viel besser zu Ihrem Schulalltag passt als andere Messenger. Wir zeigen Ihnen auf, wie einfach unsere Anwendung zu bedienen ist und welche Vorteile Sie Ihnen bietet.

Keine Weitergabe von persönlichen Kontakten

Mit der App ist es nicht mehr notwendig, im Vorfeld alle Kontaktdaten auszutauschen und somit in andere Hände zu geben. Innerhalb der App kommunizieren sämtliche Anwender (ob Lehrkraft, Elternteil oder Schüler) ausschließlich über eine App-interne Kennung.

So behalten Sie die volle Kontrolle über Ihre Kontaktdaten. Das Tolle daran? Wenn Sie die App als Lehrkraft nutzen, werden Sie automatisch mit Ihren Schülern und Kollegen verbunden.

Dadurch vereinfacht und beschleunigt unsere App Ihre tägliche Kommunikation erheblich, da Sie die Kontaktdaten der Personen, mit denen Sie regelmäßig in Kontakt stehen, nicht mehr mühsam manuell pflegen müssen.

Wenn Sie kurzfristig eine Unterrichtsstunde vertreten, stellt Ihnen die App bereits vollautomatisch einen Kontaktweg zu den Schülern zur Verfügung.

In den gängigen Messengern sind in Gruppen alle Handynummern der Chat-Teilnehmer sichtbar. Jeder kann also ungefragt jemanden über dessen Handynummer anschreiben oder sogar anrufen. Auch dann, wenn kein Unterrichtsverhältnis mehr besteht.

In unserer App sind jedoch nur die Namen der Personen sichtbar und der Kontakt kann nur innerhalb der App erfolgen. Über die Blindkopie-Option können Sie zudem die Empfänger einer Nachricht untereinander ausblenden - sie sehen also nicht mehr, wer die Nachricht ebenfalls erhalten hat.

Wahrscheinlich kennen Sie die Blindkopie-Funktion bereits aus Ihrem Mail-Programm, was uns zum nächsten Vorteil bringt.

Nachrichtenstruktur genauso einfach wie in Mail-Programmen

Im Bereich „Nachrichten“ können jederzeit neue Konversationen gestartet und die bisherigen Chats eingesehen werden. Die Liste ist genauso übersichtlich wie Sie es aus Ihrem E-Mail-Programm kennen, denn sowohl der Betreff als auch die beteiligten Personen werden angezeigt.

Durch die Wahl von eindeutigen Titeln für Ihre Konversationen können Sie auf einen Blick Nachrichten beispielsweise zu Probeterminen, Geschenkplanungen und Unterrichtsverschiebungen voneinander unterscheiden.

Ein Betreff wie beispielsweise „Hallo zusammen“ ist nicht aussagekräftig, da hierbei das Thema des Gesprächs nicht erkennbar ist. Versuchen Sie daher immer, das Thema im Betreff zu integrieren, damit Sie die Übersicht behalten können.

Auch im Bereich „Mein Unterricht“ können Konversationen begonnen werden. Der Vorteil dabei? Automatisch werden die Termindaten als Betreff eingetragen! Somit ist sofort erkennbar, um welchen Unterrichtstermin es sich bei der Unterhaltung handelt.

Außerdem werden die Chats bei den jeweiligen Terminen angezeigt.

Anhänge versenden

Sie können Ihre Dateien, wie z. B. Unterrichtsmaterial, in die App hochladen und beliebig oft mit Ihren Kontakten teilen oder an Ihre Nachrichten anhängen - ohne sie jedes Mal neu hochladen zu müssen, wie es bei den gängigen Messengern der Fall ist.

Dies spart Speicherplatz, Datenvolumen und wertvolle Zeit.

Individuelle Gespräche innerhalb einer Konversation möglich

Eine weitere Besonderheit unserer App ist, dass innerhalb einer Konversation Gespräche geführt werden können, ohne dass jedes Mitglied der Gruppe mitlesen kann. Stellen wir uns vor, Sie haben in einem der gängigen Messenger eine Gruppe für Ihre Orchesterschüler erstellt.

Nun möchten Sie mit den verschiedenen Instrumenten in einzelnen Gruppen proben. Sie erstellen also entweder neue, kleinere Gruppen für jedes Instrument oder Sie planen alles in der großen Gruppe, wodurch jede Person sehr viele Nachrichten erhält, die nicht relevant für sie sind.

In unserer App können Sie ganz entspannt eine Konversation für sämtliche Absprachen nutzen - ohne dass jedes Mitglied involviert wird. Sie fragen sich, wie das funktioniert? Dies ist schnell erklärt!

Bleiben wir bei dem Beispiel mit Ihrem Orchester. Sie erstellen die Konversation mit sämtlichen Schülern. Möchten Sie eine Nachricht versenden, die für alle Mitglieder von Bedeutung ist, versenden Sie diese wie gewohnt an sämtliche Personen.

Möchten Sie die Proben der einzelnen Instrumente organisieren, können Sie bei einer neuen Nachricht einfach nur die betroffenen Schüler als Empfänger auswählen.

Die Nachricht wird anschließend nur den zuvor ausgewählten Personen angezeigt.

Auch Ihre Schüler können dann bei der Antwort gezielt definieren, welche Personen adressiert werden sollen.

Sie sehen: unsere App ist für Ihren Schulalltag die beste Alternative zu den gängigen Messengern.

Video-Meetings

Die App bietet die Möglichkeit, Video-Meetings (mithilfe von iMikelMeet) zu veranstalten. Wie iMikelMeet installiert und Video-Meetings geplant und durchgeführt werden, zeigt dieses Kapitel.

iMikelMeet installieren

Die Anwendung iMikelMeet ist kostenfrei im Apple-AppStore und im Google-PlayStore verfügbar. Diese App ist eine sichere Video-Plattform, über welche Video-Meetings und Online-Unterricht durchgeführt werden können - sowohl auf iOS- als auch Android-Mobilgeräten!

Dazu sucht ein Anwender in dem AppStore seines Smartphones oder Tablets nach iMikelMeet.

Die Anwendung wird installiert.

Nach der Installation sind keine weiteren Einstellungen nötig; beim Öffnen von iMikelMeet erscheint lediglich der Hinweis, ein Meeting über die Musikschul-App zu starten.

iMikelMeet ist nur in Kombination mit der Musikschul-App verwendbar und wird zukünftig automatisch aus dieser aufgerufen, wenn der Online-Unterricht gestartet wird.

Hat der Anwender kein iOS- oder Android-Mobilgerät zur Verfügung, kann er seinen Unterricht auch über den Browser durchführen. Hierbei wird iMikelMeet automatisch ohne vorherige Installation ausgeführt, sobald der Online-Unterricht gestartet wird.

Weitere Informationen zu iMikelMeet finden Sie auch auf unserem Blog.

Video-Meetings durchführen

In diesem Text erläutern wir die Möglichkeiten, wie Lehrkräfte und Schüler ihre Video-Meetings über die Musikschul-App durchführen können – sogar im Browser!

Möglichkeit 1: „Mein Unterricht“

Die Lehrkraft merkt einen Termin als Online-Unterricht vor. Dies kann sie im Browser genauso einfach über ihre digitale Anwesenheitsliste erledigen wie auf ihrem Mobilgerät.

Ist der Unterrichtstag erreicht, erscheint die Option Online-Unterricht starten. Auch beim Schüler, erscheint dieser Hinweis, sobald der Unterrichtstag erreicht ist - egal, ob er die App im Browser oder auf seinem Mobilgerät geöffnet hat.

Kurz vor Beginn des Unterrichts wird die Option aktiviert und kann betätigt werden. Es erscheint dann die Meldung, dass die Videofunktion der Musikschul-App über iMikelMeet ausgeführt wird.

Auf Schülerseite ist darüber hinaus die Einwilligung zu geben, dass der Unterricht online stattfinden darf.

Sowohl die Lehrkraft als auch der Schüler tippen anschließend auf Starten.

Beim erstmaligen Starten erfolgt die Abfrage, ob iMikelMeet auf Mikrofon und Kamera zugreifen darf. Der Zugriff ist auf jeden Fall zu erlauben, denn nur mit Ton und Bild kann der Online-Unterricht funktionieren.

Lehrkraft und Schüler befinden sich nun im gemeinsamen Unterrichtsraum. Dieser Raum ist ausschließlich an den Termin geknüpft, über welchen dieser Online-Unterricht gestartet wurde – er ist also ausschließlich an diesem Tag für diese Unterrichtsstunde verfügbar.

Möglichkeit 2: „Nachrichten“

Video-Meetings können auch im Nachrichtenbereich der Musikschul-App gestartet werden. Auch für diesen Bereich spielt es keine Rolle, ob die App im Browser oder auf einem Mobilgerät geöffnet wird.

Die Lehrkraft wählt die Konversation mit dem Schüler aus und der Schüler wählt die Konversation mit der Lehrkraft aus.

In der Konversation tippen die Lehrkraft und der Schüler innerhalb der Konversation auf das Kamerasymbol.

Die Lehrkraft und der Schüler tippen anschließend auf starten.

Sie betreten damit den Raum dieser Konversation. Lehrkraft und Schüler können ihre Video-Meetings also sowohl im Unterrichts- als auch im Nachrichtenbereich starten. Für jeden Unterricht oder jede Konversation wird ein eindeutiger Raum angelegt, welcher von den Teilnehmern dieses Unterrichts oder dieser Konversation betreten werden kann.

Dateien und Dokumente

Über die App können Dateien und Dokumente bereitgestellt werden. So können Lehrkräfte beispielsweise Noten für ihre Schüler teilen oder Zahlungspflichtige auf Rechnungen zugreifen. Wie dies funktioniert, wird folgend beschrieben.

Dateien bereitstellen

Bei Schülern wird der Dateibereich standardmäßig angezeigt. Es ist somit nicht erforderlich, diesen jeweils zu aktivieren. Aus Sicherheitsgründen können die Schüler jedoch nur mit ihren Lehrkräften Dateien teilen.

Für Lehrkräfte erscheint der Bereich erst nach Freischaltung durch Ihre Verwaltung oder nachdem eine Datei von einem Schüler geteilt wurde. Lehrkräfte können über die Musikschul-App ihren Schülern zum Beispiel Unterrichtsmaterial zur Verfügung stellen, indem sie zunächst auf Dateien tippen.

Ordner anlegen

Eine Lehrkraft kann beliebig viele Dateien für ihren Unterricht ablegen; so kann sie beispielsweise Noten oder Anleitungen für ihre Schüler bereitstellen. Dafür kann sie Ordner anlegen.

Sie kann beispielsweise einen Ordner für alle ihre Schüler, individuelle Ordner für ihre Gruppen oder sogar Ordner für einzelne Schüler erstellen.

Ordner freigeben

Im Anschluss kann sie diese Ordner beliebig vielen Personen zur Verfügung stellen. Dazu öffnet sie beim gewünschten Ordner das Einblendmenü über die drei Punkte. Dort wählt sie den Punkt Teilen aus.

Dann tippt sie auf neue Freigabe.

Anschließend kann sie Personen auswählen, welchen sie den Zugriff erlauben möchte. Hierbei stehen ihr sowohl ihre Schüler und deren Eltern als auch ihre Kollegen, die ebenfalls die App einsetzen, zur Verfügung. Die Lehrkraft bestätigt ihre Auswahl.

Freigabe konkretisieren

Zunächst können die von der Lehrkraft ausgewählten Personen die Dateien in diesem Ordner lediglich anschauen. Bei Bedarf kann sie über das Freigabemenü festlegen, wer den Inhalt dieses Ordners bearbeiten darf.

Hierdurch kann die gewählte Person neue Dateien in den Ordner legen sowie vorhandene Dateien umbenennen oder sogar löschen. Außerdem kann die Lehrkraft bestimmen, ob die Person den Ordner mit anderen teilen darf. Anschließend speichert sie ihre Eingaben.

Über ein Symbol wird ihr dann angezeigt, dass für diesen Ordner oder diese Datei eine individuelle Freigabe definiert wurde.

Dateien hinzufügen

Die freigegebenen Ordner und Dateien sind unmittelbar in der Musikschul-App der zuvor ausgewählten Personen verfügbar. Ab sofort kann die Lehrkraft in diesem Ordner Dateien hinzufügen und automatisch können diese Personen darauf zugreifen.

Freigabe anpassen

Die Freigabe kann die Lehrkraft jederzeit im Teilen-Menü über das Plus ergänzen oder auch einzelne Personen aus dieser Freigabe mithilfe der Mülltonne entfernen.

Ordner löschen

Benötigt die Lehrkraft einen Ordner oder eine Datei nicht mehr, kann sie diese auch vollständig über das Einblendmenü aus ihrer Musikschul-App löschen.

Werden geteilte Ordner oder Dateien gelöscht, werden diese automatisch auch aus der Musikschul-App der Personen entfernt, welche Zugriff darauf hatten.

Ordnerstrukturen teilen

Über die App können Dateien und Dokumente geteilt werden. Lehrkräfte können ihren Schülern Unterrichtsmaterial zur Verfügung und den Zahlungspflichtigen Rechnungen bereitgestellt werden.

Im Bereich Dateien bietet die Browser-Version der App darüberhinaus sogar die Möglichkeit, ganze Ordner hochzuladen. Wählen Sie beispielsweise Ihre lokal gespeicherte Notensammlung aus und laden Sie diese mit wenigen Klicks in die App. Anschließend können Sie diese ebenso einfach mit Ihren Lehrkräften teilen.

Beim erneuten Upload desselben Ordners überspringt die App bereits vorhandene Dateien und lädt neue Ordner/Dateien hoch. Sie können also ganz einfach und in wenigen Schritten auch umfangreiche Ordnerstrukturen mit der App synchronisieren.

Ordner teilen

Folgend eine kurze Anleitung, wie Sie Ordner in die App laden können.

Öffnen Sie zunächst in der Browser-Version der App den Bereich Dateien.

Tippen Sie im Bereich Dateien auf Hochladen.

Wählen Sie Ordner hochladen aus.

Anschließend können Sie einen beliebigen Ordner von Ihrem Computer auswählen. Die einzelnen Dateien dieses Ordners werden Ihnen anschließend in einer Vorschau in der App dargestellt.

Einzelne Dateien können Sie bei Bedarf über das X aus der Upload-Liste entfernen oder weitere über das Plus hinzufügen.

Sind Sie mit der Auswahl zufrieden, tippen Sie auf Hochladen.

Nach kurzer Zeit ist der Ordner vollständig in die App geladen und kann von Ihnen mit Lehrkräften oder Schülern geteilt werden.

Diese Funktion steht unter iOS oder Android, aufgrund von Limitierungen des Betriebssystems, nicht zur Verfügung.

Dateien an Nachrichten anhängen

Über die App können Sie beispielsweise Hausaufgaben und Dateien für die nächste Unterrichtsstunde bereitstellen. Diese können Sie auch ganz bequem an Nachrichten anhängen. Details hierzu finden Sie auf unserem Blog.

Wird eine Datei, die per Nachricht versendet wurde, aus dem Dateiordner der App gelöscht, wird diese automatisch auch aus dem Chat entfernt.

Dateien hochladen über Drag & Drop

Sie können Ordner und Dateien auch ganz komfortabel per Drag & Drop hochladen. Zudem ist es möglich, neue Dateien direkt während des Verfassens einer Chat-Nachricht hochzuladen. Details hierzu finden Sie auf unserem Blog.

Dokumente abrufen und Dateien einsehen

In der Musikschul-App können beispielsweise Zahlungspflichtige ihre Rechnungen einsehen oder Schüler auf Dateien zugreifen, welche ihnen von ihrer Lehrkraft zur Verfügung gestellt wurden.

Dokumente abrufen

Der Bereich Dokumente erscheint im Startmenü der Musikschul-App, sobald die Schulverwaltung dem Anwender erstmalig ein Dokument zur Verfügung stellt.

Es wird unterschieden zwischen personenbezogenen Dokumenten (wie zum Beispiel Rechnungen) und allgemeinen Dokumenten.

Stellt die Verwaltung beispielsweise eine Rechnung zur Verfügung, wird dies im Rechnungsordner zunächst als Information angezeigt. Die Rechnung kann dort angefordert werden.

Der Anwender kann die automatische Anforderung zukünftiger Dokumente aktivieren.

Anschließend tippt er auf Anfordern.

Erst nach seiner Zustimmung wird das Dokument übertragen, sodass er es herunterladen kann.

Bei allgemeinen Dokumenten wie beispielsweise einer Gebührenordnung ist keine Zustimmung erforderlich; sie können sofort heruntergeladen werden.

Dateien einsehen

Des Weiteren gibt es im Startmenü der Musikschul-App den Bereich Dateien. Darüber können Schüler zum Beispiel ihren 3G-Nachweis hochladen oder eine Lehrkraft beispielsweise Noten oder Anleitungen für ihren Unterricht zur Verfügung stellen.

Optionen zur Datei werden angezeigt, wenn der Anwender das Einblendmenü über die drei Punkte öffnet. So kann der Anwender beispielsweise die bereitgestellte Datei jederzeit herunterladen, Informationen dazu einsehen (Eigentümer, Berechtigungen, Größe, Erstelldatum, Änderungsdatum und welche Person die Datei erstellt sowie geändert hat) oder die Datei kopieren.

Projektplanung / Fotofreigabe

In Ihrer Schule finden im Laufe des Jahres sehr viele Veranstaltungen, wie zum Beispiel Konzerte oder Vorspiele, statt. Dabei werden viele Termine verwaltet, die Teilnehmer von den Lehrkräften mitgeteilt und womöglich noch Fotos gemacht, die Sie beispielsweise auf Ihrer Internetseite oder in den sozialen Medien veröffentlichen möchten.

Die Verwaltung der Veranstaltungen erfolgt oft aus einer Mischung aus mündlichen Absprachen, dem Austausch von E-Mails und detaillierten Tabellen oder Listen. Somit liegen viele Informationen und Rückmeldungen an verschiedenen Stellen vor, die zu sortieren sind, damit ein erfolgreicher Abschluss der Veranstaltung gewährleistet ist.

Hierzu gehört auch die Abfrage einer Fotonutzungserlaubnis, die Sie eigentlich je Veranstaltung einholen müssten. Mit iMikel und unserer Musikschul-App können Sie diese ganzen Verwaltungsprozesse beschleunigen und vereinfachen.

Details zu Teilnehmerabfrage, Fotoerlaubnis und -abfrage finden Sie auf unserem Blog.

Pinnwandeinträge verfassen

Über die Pinnwand können zum Beispiel Bands einen neuen Schlagzeuger suchen oder Instrumente inseriert werden. App-Anwender können Pinnwandeinträge erstellen, welche anschließend von der Verwaltung in iMikel geprüft werden.

Erst nach Freigabe der Verwaltung wird ein Eintrag veröffentlicht.

Aktuelles und Veranstaltungen

App-Anwendern werden aktuelle Neuheiten und Veranstaltungshinweise angezeigt, sobald die Verwaltung diese in iMikel hinterlegt hat.

Passwort vergessen

Hat ein Anwender sein Passwort für die App vergessen, kann er dieses schnell und einfach selbstständig zurücksetzen und neu vergeben. Im Anmeldefenster gibt es dafür die Option Passwort vergessen?.

Tippt er darauf, kann er seine Mail-Adresse eingeben. Anschließend tippt er auf weiter.

Wie bei der Registrierung erhält er per E-Mail einen Code. Dieser Code dient der Bestätigung seiner Mail-Adresse. Er gibt den Code ein und tippt auf weiter.

Nun kann er ein neues Passwort vergeben und auf Speichern tippen.

Anschließend kann er sich wie gewohnt in der App mit seiner Mail-Adresse sowie dem neuen Passwort anmelden.

Einstellungen in der App

In den Einstellungen der App können App-Anwender einige persönliche Anpassungen vornehmen, welche folgend vorgestellt werden. Außerdem können sie die Versionshinweise zur App einsehen.

Erscheinungsbild der App wählen

App-Anwender können für die App den Darkmode an- oder ausschalten. Hierbei kann auch die Einstellung des Gerätes übernommen werden.

Sprache der App ändern

App-Anwender können die App auf Deutsch oder auf Englisch nutzen.

Push-Benachrichtigungen verwalten

App-Anwender können individuell einstellen, in welchen Bereichen Push-Benachrichtigungen gewünscht sind. So ist es beispielsweise möglich, auch bei Neuigkeiten in den Bereichen „Aktuelles“, „Veranstaltungen“, „Dokumente“ sowie „Pinnwand“ Mitteilungen zu erhalten.

Details zu den Push-Benachrichtigungen finden Sie auf unserem Blog.

Kennungen verwalten

Hier können App-Anwender Kennungen hinzufügen, den Bezug zur Person einstellen und den Zugriff auf die Person teilen. Details zur Verwaltung von Kennungen finden Sie hier.

Kalenderabonnements verwalten

In den Einstellungen der App können App-Anwender auch Kalenderabonnements erstellen. Hierdurch können Unterrichtstermine in einer beliebigen Kalenderanwendung wie beispielsweise iCal oder Google-Kalender angezeigt werden.

Diese Funktion ist vorab von der Schulverwaltung freizuschalten. Details zu den Kalenderabonnements finden Sie auf unserem Blog.

Namen ändern

In den Einstellungen der App können Anwender zudem ihren Namen anpassen.

Mail-Adresse ändern

In den Einstellungen kann auch eine andere Mail-Adresse für die Anmeldung in der App hinterlegt werden.

Passwort ändern

Auch ein anderes Passwort für die Anmeldung in der App kann in den Einstellungen hinterlegt werden.

Konto löschen

Ist eine Person nicht mehr Teil Ihrer Schule, kann das App-Konto dauerhaft gelöscht werden.

App-Einstellungen in iMikel

Die App-Einstellungen befinden sich in iMikel in der App-Verwaltung, welche Sie über das Startfenster öffnen.

In der App-Verwaltung können Sie die App-Einstellungen öffnen.

Es stehen Ihnen verschiedene Einstellungsmöglichkeiten für die App zur Verfügung, welche folgend erläutert werden.

Die App-bezogenen Einstellungen stehen Ihnen als iMikel-Anwender erst zur Verfügung, wenn diese in der Benutzerverwaltung für Sie aktiviert wurden. In den Benutzergruppen kann dort Ihr Administrator unter iMikelGo/App sämtliche Rechte einstellen.

Proxy-Einstellungen

An dieser Stelle kann optional ein Proxy-Server eingetragen werden, über welchen dann die Synchronisation der Daten stattfindet. Dies ist in der Regel bereits durch Ihre EDV oder die Firma Mikel Software GmbH voreingestellt.

Nehmen Sie hier Änderungen bitte nur nach vorheriger Absprache mit der Firma Mikel Software GmbH und/oder Ihrer EDV vor.

iMikelGo- / App-Lizenzen

In diesem Bereich der Einstellungen können Sie Personallizenzen zuordnen und Zugriffsrechte für Ihre Lehrkräfte definieren.

Personallizenzen zuordnen

Sie sehen eine Übersicht Ihrer aktuell verfügbaren und bereits zugeordneten Lizenzen. Sofern Lizenzen verfügbar sind, klicken Sie auf die Taste Lehrer zuordnen. Es öffnet sich eine Übersicht aller Lehrkräfte, welche bisher noch keine Personallizenz erhalten haben.

In diesem Fenster können Sie eine oder mehrere Personen durch einfaches Anklicken auswählen. Sie können auch eine gerade ausgewählte Lehrkraft durch erneutes Anklicken wieder abwählen.

Über die Taste OK können Sie Ihre Auswahl bestätigen und die Zuordnung der Personallizenzen speichern.

Sollten Sie eine Personallizenz versehentlich einer Lehrkraft zugeordnet haben oder eine Lehrkraft die Arbeit an Ihrer Schule einstellen, können Sie diese Lizenz über die Taste Trennen von der Lehrkraft lösen und hierdurch automatisch eine neue freie Lizenz generieren.

Zugriffsrechte für Lehrkräfte definieren

In der Übersicht der Personallizenzen sehen Sie neben jeder Lehrkraft Optionen zur Zuordnung von Zugriffsrechten. Sie können pro Lehrkraft z. B. den Zugriff auf Bemerkungsfelder festlegen. Hierbei stehen die folgenden Stufen zur Auswahl:

1. Kein Zugriff (Symbol: Durchgestrichenes Auge)
2. Nur lesen (Symbol: Auge)
3. Bearbeiten (Symbol: Stift)

Der aktuelle Status wird jeweils über das Symbol dargestellt. Durch Anklicken eines der Symbole wird automatisch auf die nächste Stufe umgeschaltet.

Des Weiteren können Sie festlegen, ob das Deputat, der Online-Unterricht, das Datei-Modul oder auch die Terminplanung sowie das Geburtsdatum der Teilnehmer für eine Lehrkraft in der Musikschul-App dargestellt und verfügbar sein sollen.

Datei-Modul für Lehrkräfte freischalten

Mit der App können Ihre Lehrkräfte ihren Schülern Unterrichtsmaterial zur Verfügung stellen. Hierfür ist der Bereich „Dateien“ vorgesehen. Diese Funktion kann in iMikel individuell je Lehrkraft aktiviert werden.

In den iMikel-Einstellungen zur App können Sie unter iMikelGo-/App-Lizenzen eine Übersicht sämtlicher Lehrkräfte sehen, denen eine Personallizenz zugeordnet wurde. Aktivieren Sie bei der gewünschten Lehrkraft den Dateienbereich.

Nach wenigen Sekunden wird dieses Modul automatisch in der App der ausgewählten Lehrkraft angezeigt. Durch diese individuelle Einstellung haben Sie die Möglichkeit, je nach Bedarf zum Beispiel nach Einweisung Ihrer Lehrkräfte diesen Bereich freizuschalten.

Ab sofort können Ihre Lehrkräfte beliebig viele Dateien über Ihre Musikschul-App ihren Unterrichtsteilnehmern zur Verfügung stellen. Auf Schülerseite ist übrigens keine manuelle Aktivierung des Dateienbereiches erforderlich.

Interne Bemerkungen verwalten

In der Unterrichtsverwaltung stehen seit langer Zeit diverse Bemerkungsfelder zur Verfügung, welche mit iMikelGo bzw. der Musikschul-App synchronisiert werden. Außerdem stehen auch interne Bemerkungsfelder zur Verfügung. Details hierzu finden Sie auf unserem Blog.

App-Konfiguration

Sie können auch einige globale Einstellungen für die App konfigurieren.

Dateien

So können Sie unter anderem das Datei-Modul für Ihre App aktivieren. Ist diese Option deakiviert, steht das Modul sowohl Lehrkräften als auch Eltern und Schülern in der App nicht zur Verfügung.

Erst nach Aktivierung des Datei-Moduls an dieser Stelle können Lehrkräfte, denen Sie über die App-Lizenzen die Dateinutzung erlaubt haben, auf das Modul zugreifen.

Kalenderabonnement

Über Kalenderabonnements können Unterrichtstermine aus der App in einer beliebigen Kalenderanwendung wie beispielsweise iCal oder Google-Kalender angezeigt werden. Details zur Freischaltung der Kalenderabonnements finden Sie auf unserem Blog.

Messenger

Sie können festlegen, ob Ihre App-Anwender Sie als Verwaltung kontaktieren dürfen oder nicht.

Pinnwand

Auch die Pinnwand können Sie für die App freischalten oder nicht zur Verfügung stellen.

Unterricht

Hier können Sie festlegen, ob Ihre Lehrkräfte bei Unterrichtsverlegungen (auch für Terminserien) in der App auch den Raum und/oder Ort ändern können.

Text: Impressum

Ihr Impressum kann direkt in den App-Einstellungen in iMikel hinterlegt werden. Beim ersten Öffnen wird automatisch ein Standardtext eingetragen. Sie können diesen Text übernehmen oder bei Bedarf an Ihre Vorstellungen anpassen.

Auf der linken Seite können Sie den Text editieren. Zur Formatierung enthält der Text Steuerzeichen. Über das Symbol # wird eine Zeile als Überschrift definiert. Auf der rechten Seite sehen Sie die entsprechend formatierte Ergebnis-Voransicht.

Hier können Sie sehen, wie der Text zukünftig in der App oder im Browser dargestellt wird. In der Kopfleiste finden Sie Tipps zur Formatierung Ihres Textes.

Nachdem Sie den gewünschten Text festgelegt haben, klicken Sie auf Einstellungen hochladen.

Die Taste Einstellungen hochladen ist rot, wenn Änderungen vorhanden sind, die Sie noch nicht hochgeladen haben.

In der App wird das Impressum anschließend im Fußbereich des Startmenüs angezeigt.

Mit einem Klick kann es geöffnet werden.

Beispiel Impressum

## Herausgeber

Musikschule Musterhausen
Musterweg 1
D-12345 Musterhausen

Geschäftsführer: Hans Mustermann

Tel.: +49 111 222 333 444
Fax: +49 111 222 333 444
E-Mail: info@musikschule-musterhausen.de

Web: www.musikschule-musterhausen.de

Registergericht und Handelsregisternummer:
Amtsgericht Musterhausen HRB 1234
USt-ID: DE 10 200 30 40

## Entwicklung und Hosting

Mikel Software GmbH
Steinkamp 28
D-26125 Oldenburg

Telefax: +49 441 88 29 32
E-Mail: hosting@mikelcom.de

Web: www.musikschulverwaltung.de

Text: Datenschutzerklärung

Ihre Datenschutzerklärung kann direkt in den App-Einstellungen in iMikel hinterlegt werden. Beim ersten Öffnen wird automatisch ein Standardtext eingetragen. Sie können diesen Text übernehmen oder bei Bedarf an Ihre Vorstellungen anpassen.

Auf der linken Seite können Sie den Text editieren. Zur Formatierung enthält der Text Steuerzeichen. Über das Symbol # wird eine Zeile als Überschrift definiert. Auf der rechten Seite sehen Sie die entsprechend formatierte Ergebnis-Voransicht.

Hier können Sie sehen, wie der Text zukünftig in der App oder im Browser dargestellt wird. In der Kopfleiste finden Sie Tipps zur Formatierung Ihres Textes. Nachdem Sie den gewünschten Text festgelegt haben, klicken Sie auf Einstellungen hochladen.

Details zur Formatierung und zum Hochladen finden Sie im hier.

In der App wird die Datenschutzerklärung anschließend im Fußbereich des Startmenüs angezeigt.

Mit einem Klick kann sie geöffnet werden.

Beispiel Datenerklärung

## Verantwortlich im Sinne der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO)

Musikschule Musterhausen
Musterweg 1
D-12345 Musterhausen

Geschäftsführer: Hans Mustermann

Tel.: +49 111 222 333 444
Fax: +49 111 222 333 444
E-Mail: info@musikschule-musterhausen.de

Web: www.musikschule-musterhausen.de

## Datenschutzbeauftragter

Hans Mustermann
Musterstraße 1
D-12345 Musterhausen

Fax: +49 111 222 333 444
E-Mail: datenschutz@musikschule-musterhausen.de

## Betreiber der iMikelGo-Plattform

Mikel Software GmbH
Steinkamp 28
D-26125 Oldenburg

Fax: +49 441 88 29 32
E-Mail: datenschutz@mikelcom.de

Web: www.musikschulverwaltung.de

## Datensicherheit

Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten ist uns ein wichtiges Anliegen. Ihre Daten werden im Rahmen der gesetzlichen Vorschriften geschützt, sodass unsere Datenschutzpraxis im Einklang mit der Datenschutzgrundverordnung (DSGVO), dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) sowie dem Telemediengesetz (TMG) steht.

Eine Verarbeitung personenbezogener Daten in der Musikschul-App erfolgt grundsätzlich nur dann, wenn dies zur Bereitstellung der Funktionen der Musikschul-App auf einem Mobilgerät oder im Browser zur Erbringung der erwarteten Leistungen erforderlich ist (Grundsatz der Datenminimierung). Wir versichern Ihnen den rechtmäßigen und verantwortungsvollen Umgang mit allen Daten, die Sie uns als Nutzer unserer Musikschul-App übermitteln und möchten Ihnen nachfolgend transparent darstellen, welche Daten wir im Detail verarbeiten, wofür wir diese verwenden und in welchem Umfang diese von uns gespeichert werden.

Sämtliche personenbezogenen Daten der Musikschul-App werden verschlüsselt in der iMikelGo-Plattform gespeichert. Alle in der iMikelGo-Plattform eingesetzten Server werden durch unseren Partner Firma Mikel Software konfiguriert und installiert und in ISO 27001 zertifizierten Rechenzentren in Deutschland betrieben. Alle Mitarbeiter der Firma Mikel Software sind zur Verschwiegenheit verpflichtet. Die Musikschul-App speichert grundsätzlich keine Daten auf anderen Servern, insbesondere nicht im Ausland. Alle an die iMikelGo-Plattform übertragenen Daten werden verantwortungsbewusst behandelt und nach allen gesetzlichen Bestimmungen zum Datenschutz, insbesondere der europäischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und nach höchsten Sicherheitsstandards zur Datenverarbeitung und Speicherung verarbeitet.

Innerhalb der Mikel Software haben nur interne Mitarbeiter, die an der Ausführung und Erfüllung der jeweiligen Informationsprozesse beteiligt sind, Zugriff auf die verschlüsselten Daten der iMikelGo-Plattform.

## Keine Weitergabe an Dritte

Eine Weitergabe der Daten an Dritte erfolgt ohne Ihre Einwilligung nur dann, wenn wir hierzu gesetzlich verpflichtet sind, z. B. bei Vorliegen eines entsprechenden Gerichtsbeschlusses.

## Datenübertragung

Ihre Daten werden ausschließlich über SSL verschlüsselte Verbindungen von Ihrem Endgerät zu Servern in ISO 27001 zertifizierte Rechenzentren in Deutschland übermittelt. Dabei werden Zertifikate auf Gültigkeit überprüft, um Missbrauch und Man-in-the-Middle-Attacken zu verhindern. Die vom Musikschul-Server an die iMikelGo-Plattform übermittelten Daten werden ebenfalls ausschließlich über SSL verschlüsselte Verbindungen übertragen.

## Übertragung von Rechnungen und weiteren Dokumenten

Innerhalb der App besteht die Möglichkeit, Rechnungen und weitere Dokumente zu laden. Ohne Ihre vorherige Zustimmung wird ausschließlich die Bezeichnung eines Dokumentes (z. B. "Rechnung Nr. 12345 vom 20.05.2020") übertragen. Klicken Sie zur Anzeige auf das jeweilige Dokument. Es erfolgt keine Übertragung von Dokumenten ohne Ihre Zustimmung. Ein bereitgestelltes Dokument wird nach sieben Tagen automatisch von der iMikelGo-Plattform entfernt und kann erneut angefordert werden.

## Werden Cookies eingesetzt?

Es werden keine Cookies eingesetzt. Die Nutzung der App ist ohne Cookies möglich.

## Werden Analyse-Tools eingesetzt?

Es werden keine Analyse-Tools wie z. B. Google Statistics, Adobe Analytics oder ähnliche eingesetzt.

## Speicherung aus technischen Gründen

Aus technischen Gründen müssen bei der Nutzung unserer App bestimmte Daten erhoben und gespeichert werden. Diese sind:

- E-Mail-Adresse: Wird zur Bestätigung Ihrer Registrierung per Double-Opt-In und zur Kommunikation mit unserem System bei Vergessen des Passwortes benötigt.
- Benutzername und Passwort: Werden zum LogIn benötigt.
- Vor- und Nachname: Werden zur Identifizierung und Übermittlung bei der Erstellung von Nachrichten innerhalb der App benötigt.

## Übertragung aus technischen Gründen

Aus technischen Gründen wird Ihre IP-Adresse übertragen. Es erfolgt keine Speicherung, Nachverfolgung, Analyse oder Auswertung Ihrer IP-Adresse.

## Eingabe der Zugangsdaten (QR-Code) und PIN

Für die Anzeige Ihrer (Teilnehmer-) Daten in der Musikschul-App erhalten Sie von der Musikschule ein Dokument mit einem QR-Code und einer PIN. Die Verarbeitung dieses Dokumentes und der darin enthaltenen Zugangsdaten ist freiwillig. Mit dem Scannen oder manuellen Eingeben der Zugangsdaten (QR-Code) und der dazugehörigen PIN stimmen Sie der verschlüsselten Übertragung und Bereitstellung von Daten aus dem Verwaltungsprogramm der Musikschule an die iMikelGo-Plattform und Ihrer Musikschul-App zu. Diese beinhalten ausschließlich Daten der Ihrem Kassenzeichen zugeordneten Personen. Die Inhalte sind:

- Namensdaten von Unterrichtsteilnehmern
- Geburtsdatum von Unterrichtsteilnehmern
- Unterrichtstermine
- Namensdaten der zugeordneten Lehrkräfte
- Hinweise zum Unterrichtsausfall
- Namensdaten von Nachrichtenempfängern

## Bezug zur Person

Nachdem Sie die von der Musikschule bereitgestellten Zugangsdaten (QR-Code) eingescannt oder manuell eingegeben haben, wird Ihnen neben dem Namen eines Kindes Ihr "Bezug zur Person" angezeigt. Hier können Sie z. B. "Vater" oder "Mutter" auswählen. Diese Angabe ist freiwillig und hilft der Verwaltung und Ihren Lehrkräften, zu erkennen, mit welcher Bezugsperson sie über die App Kontakt aufnehmen können.

## Versand von Nachrichten

Sie können über die Musikschul-App Nachrichten an Ihre Lehrkräfte, die Verwaltung oder auch an Personen, mit denen Sie sich zuvor freiwillig verbunden haben, senden. Beim Versand einer Nachricht wird Ihr Name als Absender dargestellt. Es erfolgt keine Übergabe Ihrer E-Mail Adresse, Telefon- oder Handynummer. Der Versand der Nachricht erfolgt ausschließlich über Ihre Musikschul-App interne ID. Nachrichten, welche Sie an die Verwaltung der Musikschule senden, können von allen zugriffsberechtigten Personen in der Musikschule gelesen werden. Innerhalb einer Konversation können Sie bei Ihrer nächsten neuen Nachricht jeweils die Anzahl der Empfänger neu festlegen. Hierdurch können Sie z. B. in einer bereits laufenden Konversation einer größeren Gruppe sehr leicht eine private Nachricht an einen reduzierten Teilnehmerkreis versenden. Ein Absender einer Nachricht kann über die Information-Taste jeweils neben der Nachricht ablesen, wann diese Nachricht von den einzelnen Empfängern gelesen wurde.

## Eigene Kontakte scannen oder gescannt werden

Sie können im Bereich "Kontakte" über die Funktion "Meine ID" eine App-interne ID anzeigen. Wird diese ID durch einen anderen App-Anwender über die Funktion "Neuer Kontakt" gescannt, können Sie auf Ihrem Gerät erkennen, wer Ihre ID gescannt hat. Anschließend können Sie dieser Kontaktanfrage zustimmen oder sie ablehnen. Es erfolgt keine Übertragung von Kontaktdaten, E-Mail-Adressen, Telefon- oder Handynummern.

## Registrierung für den Empfang von Push Notifications

In zukünftigen Versionen dieser Musikschul-App ist der Einsatz von Push Notifications geplant. Sobald eine neue Nachricht für Sie vorliegt, erhalten Sie eine Push Notification. Für den Empfang dieser Push Notification ist eine Registrierung der Musikschul-App bei Apple (iOS) bzw. Google (Android) notwendig. Die dabei erzeugte Gerätekennung ("Device Token") wird von der Musikschul-App an die iMikelGo-Plattform übermittelt und gespeichert. Sie können den Empfang Ihres Smartphones von Push Notifications (auch nachträglich) deaktivieren. In diesem Fall kann die Musikschul-App Sie nicht mehr über neu vorliegende Nachrichten informieren. Neue Nachrichten können weiterhin durch die Musikschul-App abgeholt werden und werden im Hauptmenü der Musikschul-App über einen Hinweis angezeigt.

## Von der Musikschul-App angeforderte Berechtigungen und deren Verwendung

- Mitteilungen senden: Wird benötigt, um Push Notifications empfangen zu können.
- Kamera: Wird verwendet zum Scannen des QR-Codes bei der Registrierung der Musikschul-App. Alternativ können die Daten auch manuell eingegeben werden.

## Zugriff auf Person teilen

Im Hauptmenü der Musikschul-App unter "Einstellungen" > "Kennungen verwalten" werden die Ihrem Kassenzeichen zugeordneten Personen/Unterrichtsteilnehmer dargestellt. Über die Funktion "Zugriff auf Person teilen" können Sie festlegen, dass ein weiterer Musikschul-App-Teilnehmer die Daten einer Person einsehen können darf. Hierzu zeigt Ihnen die Musikschul-App einen QR-Code an. Wenn Sie einer anderen Person erlauben, diesen QR-Code zu scannen, gewähren Sie diesem Musikschul-App-Anwender ebenfalls Zugang auf die Unterrichtsdaten dieser Person. Zudem wird dieser zusätzliche Anwender in der Musikschul-App der Lehrkraft als optionaler Nachrichtenempfänger dargestellt. Über die Funktion "Zugriff auf Person teilen" können Sie somit selbst bestimmen, dass z. B. Sie als Mutter und auch das Kind und der Vater mit deren Musikschul-App die Daten eines Kindes einsehen können. Es liegt in Ihrer Verantwortung, mit welchen anderen App-Anwendern Sie den Zugriff auf eine Person teilen.

## Datenschutzrechte

Nach der DSGVO haben Sie das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO), das Recht auf Berichtigung (Art. 16 DSGVO), das Recht auf Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO) sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO). In allen genannten Punkten gilt weiterhin die aktuelle Datenschutzerklärung der Musikschule. Sie finden unsere aktuelle Datenschutzerklärung unter der Adresse:

[Datenschutzerklärung](https://www.musikschule-musterhausen/datenschutz.html)

Sollten Sie Fragen haben, die Ihnen diese Datenschutzerklärung nicht beantworten konnte, oder Sie eine Auskunft über die über Sie gespeicherten Daten möchten, kontaktieren Sie uns bitte per E-Mail über die im Impressum genannte Adresse.

## Wie aktuell ist dieser Datenschutzhinweis?

Wir passen den Datenschutzhinweis an veränderte Funktionalitäten und geänderte Rechtslagen an. Daher empfehlen wir, den Datenschutzhinweis in regelmäßigen Abständen zur Kenntnis zu nehmen. Sofern Ihre Einwilligung erforderlich ist oder Bestandteile des Datenschutzhinweises Regelungen des Vertragsverhältnisses mit Ihnen enthalten, erfolgen die Änderungen nur mit Ihrer Zustimmung.

Klären Sie unbedingt mit Ihrem Datenschutzbeauftragten die Inhalte dieser Datenschutzerklärung ab. Firma Mikel Software GmbH kann keine Garantie und Haftung für die Vollständigkeit Ihrer Datenschutzerklärung übernehmen!

Text: Hinweise zur Fotonutzung

Auch Hinweise zur Fotonutzung können direkt in den App-Einstellungen in iMikel hinterlegt werden. Beim ersten Öffnen wird automatisch ein Standardtext eingetragen. Sie können diesen Text übernehmen oder bei Bedarf an Ihre Vorstellungen anpassen.

Auf der linken Seite können Sie den Text editieren. Zur Formatierung enthält der Text Steuerzeichen. Über das Symbol # wird eine Zeile als Überschrift definiert. Auf der rechten Seite sehen Sie die entsprechend formatierte Ergebnis-Voransicht.

Hier können Sie sehen, wie der Text zukünftig in der App oder im Browser dargestellt wird. In der Kopfleiste finden Sie Tipps zur Formatierung Ihres Textes. Nachdem Sie den gewünschten Text festgelegt haben, klicken Sie auf Einstellungen hochladen.

Details zur Formatierung und zum Hochladen finden Sie hier.

Text: Verhaltensregeln / Netiquette

Zu jeder Möglichkeit, Nachrichten auszutauschen und über eine App mit anderen Personen zu kommunizieren, gehört es, eine Netiquette bzw. Verhaltensregeln festzulegen. Auch in der Musikschul-App können direkt im Hauptmenü Verhaltensregeln angezeigt werden, welche auch bei der Registrierung neuer Anwender zu bestätigen sind.

Diese Netiquette können Sie direkt in den App-Einstellungen in iMikel hinterlegen. Beim ersten Öffnen wird automatisch ein Standardtext eingetragen. Sie können diesen Text übernehmen oder bei Bedarf an Ihre Vorstellungen anpassen.

Auf der linken Seite können Sie den Text editieren. Zur Formatierung enthält der Text Steuerzeichen. Über das Symbol # wird eine Zeile als Überschrift definiert. Auf der rechten Seite sehen Sie die entsprechend formatierte Ergebnis-Voransicht.

Hier können Sie sehen, wie der Text zukünftig in der App oder im Browser dargestellt wird. In der Kopfleiste finden Sie Tipps zur Formatierung Ihres Textes. Nachdem Sie den gewünschten Text festgelegt haben, klicken Sie auf Einstellungen hochladen.

Details zur Formatierung und zum Hochladen finden Sie hier.

In der App werden die Verhaltensregeln anschließend im Fußbereich des Startmenüs angezeigt.

Mit einem Klick können sie geöffnet werden.

Beispiel Verhaltensregeln / Netiquette

## Respektvoller Umgang

Wir wünschen uns einen respektvollen Umgang mit- und untereinander. Vergiss niemals, dass auf der anderen Seite ein Mensch sitzt. Achte die anderen Anwender dieser App und gehe respektvoll mit ihnen um. Verzichte auf Beleidigungen, Verleumdungen, üble Nachrede und Provokation sowie Kommentare mit vulgären, gewaltverherrlichenden, diskriminierenden, rassistischen, sexistischen, hasserfüllten und/oder gesetzeswidrigen Äußerungen oder Inhalten. Benutze keine Schimpfworte. Diese App ist zwar ein "virtueller Raum", aber dennoch das reale Leben – und da soll es bitte höflich und respektvoll in der zwischenmenschlichen Kommunikation zugehen. Sei vorsichtig bei ironischen Bemerkungen – zu leicht entstehen hier Missverständnisse. Überlege, bevor Du schreibst – und lies das Geschriebene noch einmal, bevor Du auf "Senden" drückst. Denn gesagt ist gesagt und gesendet ist gesendet.

## Urheberrecht

Beachte das Urheberrecht. Bei fremden Inhalten müssen die Rechte für diese freigegeben sein. Solltest Du ein Bild oder Inhalte nicht selbst erstellt haben oder sollten darauf andere Personen zu sehen sein, die einer Veröffentlichung im Internet oder in dieser App nicht zugestimmt haben, verzichte bitte auf das Posten. Sende und verteile keine urheberrechtlich geschützten Dokumente, Noten, Texte, Filme und sonstige Arten von Dateien. Achte bitte auch bei Verlinkungen auf die Einhaltung dieser Regeln. Persönliche oder personenbezogene Daten Dritter dürfen von Dir nicht veröffentlicht werden. Bitte wahre die Persönlichkeitsrechte betroffener Personen.

## Wir stehen zu Dir

Falls Dir ein Verstoß gegen diese Regeln auffällt oder Du Dich von anderen Teilnehmern beleidigt fühlst, melde Dich bitte bei der Verwaltung! Wir kümmern uns dann um Dein Anliegen. Wir möchten, dass Du Dich in unserer App frei von Anfeindungen mit anderen austauschen kannst.

## Unerwünschte Werbung

Spam-Beiträge, Kettenbriefe, Spendenaufrufe, Aufrufe zu Demonstrationen und Kundgebungen jeglicher politischen Richtung oder Werbebotschaften bitten wir, zu unterlassen.

## Pinnwand

Bitte poste in der Pinnwand ausschließlich Einträge, welche auch mit Musik zu tun haben. Du darfst gerne ein Schlagzeug zum Verkauf anbieten oder für Deine Band einen neuen Schlagzeuger suchen. Nicht erwünscht sind z. B. private Unterrichtsangebote oder Autoverkäufe. Wir behalten uns vor, unpassende Pinnwand-Einträge nicht freizugeben.

## Reaktionszeiten

Du kannst Deiner Lehrkraft und auch unserer Verwaltung eine Nachricht senden. Wir möchten Deine Fragen und Anliegen immer schnellstmöglich beantworten. Auch jene Fragen, für die wir erst weitere Informationen einholen müssen und die deshalb etwas mehr Zeit in Anspruch nehmen. Wir hoffen also auf Dein Verständnis, wenn unsere Antworten mal etwas länger dauern.

## Viel Vergnügen

Wir wünschen Dir viel Vergnügen mit unserer Musikschul-App und freuen uns, wenn Dir die Funktionen gefallen. Ideen und Anregungen kannst Du gerne als Nachricht an die Verwaltung senden und wir reichen diese gerne an unseren Software-Hersteller weiter.

Text: Hinweis Online-Unterricht

Zur Durchführung von Online-Unterricht können Sie einen Einwilligungstext hinterlegen, welcher jeweils beim Starten des Online-Unterrichts angezeigt wird. Dieser Hinweistext kann direkt in den App-Einstellungen in iMikel hinterlegt werden.

Beim ersten Öffnen wird automatisch ein Standardtext eingetragen. Sie können diesen Text übernehmen oder bei Bedarf an Ihre Vorstellungen anpassen. Auf der linken Seite können Sie den Text editieren. Zur Formatierung enthält der Text Steuerzeichen.

Über das Symbol # wird eine Zeile als Überschrift definiert. Auf der rechten Seite sehen Sie die entsprechend formatierte Ergebnis-Voransicht. Hier können Sie sehen, wie der Text zukünftig in der App oder im Browser dargestellt wird.

In der Kopfleiste finden Sie Tipps zur Formatierung Ihres Textes. Nachdem Sie den gewünschten Text festgelegt haben, klicken Sie auf Einstellungen hochladen.

Details zur Formatierung und zum Hochladen finden Sie hier.

In der App wird der Hinweis zum Online-Unterricht bei Schülern angezeigt, sobald sie auf Online-Unterricht starten tippen.

Beispiel Hinweise zum Online-Unterricht

## Einwilligung

Ich bin mit der Erteilung von Online-Unterricht einverstanden. Zur Durchführung des Online-Unterrichts wird die App iMikelMeet verwendet. Ich bin darüber informiert, dass Aufzeichnungen des Unterrichts von Schülern wie von Lehrkräften nicht gestattet sind.

Text: Hinweis Barrierefreiheit

Aufgrund der aktuellen Gesetzeslage ist es verpflichtend, dass Web-Angebote öffentlicher Stellen überwiegend barrierefrei sind. Die App ist in vielen Bereichen barrierefrei, weshalb Sie hierzu einen Hinweistext hinterlegen können.

In diesem Hinweistext ist es zu vermeiden, die App als 100 Prozent barrierefrei zu bezeichnen, da sie die hohen Anforderungen (noch) nicht vollständig erfüllen kann. Es sind jedoch beispielsweise sämtliche Felder per Tab erreichbar und sie ist ScreenReader-fähig.

Der Hinweistext zur Barrierefreiheit kann direkt in den App-Einstellungen in iMikel hinterlegt werden. Beim ersten Öffnen wird automatisch ein Standardtext eingetragen. Sie können diesen Text übernehmen oder bei Bedarf an Ihre Vorstellungen anpassen.

Auf der linken Seite können Sie den Text editieren. Zur Formatierung enthält der Text Steuerzeichen. Über das Symbol # wird eine Zeile als Überschrift definiert. Auf der rechten Seite sehen Sie die entsprechend formatierte Ergebnis-Voransicht.

Hier können Sie sehen, wie der Text zukünftig in der App oder im Browser dargestellt wird. In der Kopfleiste finden Sie Tipps zur Formatierung Ihres Textes. Nachdem Sie den gewünschten Text festgelegt haben, klicken Sie auf Einstellungen hochladen.

Details zur Formatierung und zum Hochladen finden Sie hier.

In der App wird der Hinweis zur Barrierefreiheit anschließend im Fußbereich des Startmenüs angezeigt.

Mit einem Klick kann er geöffnet werden.

Beispiel Hinweise zur Barrierefreiheit

Diese Erklärung zur Barrierefreiheit gilt für die Web-App sowie die mobile Anwendung im Apple App Store und Google Play Store ab der Version 21.8.4 vom 27.08.2021.

Wir sind bemüht, unsere Web-App und mobile Anwendung nach der Richtlinie (EU) 2016/2102 barrierefrei zugänglich zu machen.

## Stand der Vereinbarkeit mit den Anforderungen

Die Anforderungen der Barrierefreiheit ergeben sich aus Paragraph 4 der BITV des Bundes.

Die Web-App und die mobile Anwendung ist mit der folgenden Ausnahme mit den zuvor genannten Anforderungen teilweise vereinbar.

## Nicht barrierefreie Inhalte

Die nachstehend aufgeführten Inhalte sind aus folgenden Gründen nicht barrierefrei:

Die mobile Variante der App ist mit dem Erfolgskriterium "Anpassbar/Sensorische Eigenschaften" nicht vereinbar. Die mobile Variante besitzt keine Möglichkeit, Farb- und Schriftgrößenänderungen benutzerspezifisch vorzunehmen. Folgende barrierefreie Alternativen, um die Inhalte zu erreichen, halten wir für Sie bereit:

Nutzen Sie bitte die Webvariante der App. Hier sind Schriftgrößenänderungen durch interne Funktionen des Browsers anpassbar. Für eine andere Farbgebung der Web-App oder der mobilen Anwendung nutzen Sie bitte entsprechende Werkzeuge Ihres Betriebssystems.

## Datum der Erstellung bzw. der letzten Aktualisierung der Erklärung zur Barrierefreiheit

Diese Erklärung wurde am 16.05.2022 erstellt und zuletzt am 16.05.2022 überprüft.

## Barrieren melden: Kontakt zu den Feedback-Ansprechpartnern

Sie möchten uns bestehende Barrieren mitteilen oder Informationen zur Umsetzung der Barrierefreiheit erfragen? Für Ihr Feedback sowie alle weiteren Informationen sprechen Sie unsere verantwortlichen Kontaktpersonen unter der Email-Adresse <barrierefrei@...> an.

Die Firma Mikel Software GmbH weist darauf hin, dass die Details in den oben genannten Beispielen (besonders zum Datenschutz sowie der Barrierefreiheit) mit den zuständigen Personen Ihrer Schule auszuarbeiten sind, damit die Angaben absolut vollständig und korrekt mit Ihrer Schule übereinstimmen. Firma Mikel übernimmt keine Gewähr.

Die App in iMikel

Die App-bezogenen Funktionen stehen Ihnen als iMikel-Anwender erst zur Verfügung, wenn diese in der Benutzerverwaltung für Sie aktiviert wurden. In den Benutzergruppen kann dort Ihr Administrator unter iMikelGo/App sämtliche Rechte einstellen.

App-Benutzerkonten

Jeder Ihrer Kunden und jede Ihrer Lehrkräfte kann die App verwenden, sobald sie sich registriert haben. Alle Registrierungen werden Ihnen im Bereich App-Benutzerkonten angezeigt. Eine Übersicht der existierenden App-Benutzerkonten finden Sie über die folgenden Schritte.

1. Klicken Sie im iMikel-Startfenster im Cockpit auf Go. Es öffnet sich die iMikelGo-/App-Verwaltung.
2. Aktivieren Sie den Reiter App-Konten.

In dieser Übersicht können Sie sehen, wann eine Registrierung stattgefunden hat. Zudem können Sie erkennen, auf welche und wie viele Einmalkennungen ein Konto Zugriff hat. Hierüber wird geregelt, auf welche Daten welcher Personen dieses App-Benutzerkonto zugreifen kann.

Auswertung / Statistik

Im Kopfbereich der App-Benutzerkonten können Sie über ein Statistiksymbol eine Auswertung Ihrer aktuellen Daten aufrufen. Hierin können Sie erkennen, wann sich die Kunden registriert haben.

Die einzelnen Diagramme dieser Auswertung können ganz einfach per Drag & Drop z. B. auf Ihren Desktop gezogen und per E-Mail versendet oder in eine PowerPoint-Präsentation eingefügt werden.

Zugriffs- / Einmalkennungen

Mit der Erstellung einer Korrespondenz wird über einen QR-Code eine Zugangskennung und eine PIN generiert. Jede dieser Kennungen ist einmalig gültig und verfällt, sobald sie mit einem Konto verknüpft wurde. Eine Übersicht der existierenden Zugriffskennungen finden Sie über die folgenden Schritte.

1. Klicken Sie im iMikel-Startfenster im Cockpit auf Go. Es öffnet sich die iMikelGo-/App-Verwaltung.
2. Aktivieren Sie den Reiter Einmalkennungen.

Sie sehen eine Übersicht der bisher erstellten Zugriffskennungen. Auf der rechten Seite wird der jeweilige Status einer Kennung angezeigt. Folgende Optionen stehen hier zur Verfügung.

• Neu/Offen: Diese Kennung wurde bisher zwar erstellt, aber noch nicht gescannt oder verwendet.
• Aktiviert: Diese Kennung wurde gescannt oder manuell eingegeben und ist somit einem Konto zugeordnet.
• Gelöscht: Diese Kennung wurde gelöscht und ist somit nicht mehr aktiv. Der Zugang zu den Daten dieser Person ist somit über die App nicht mehr möglich.

Neben dem Status können Sie zu jeder Kennungen die dazugehörige PIN sehen. Sobald eine Kennung durch den Anwender gescannt wurde, wird die PIN automatisch entfernt.

Neben der PIN wird Ihnen das zugehörige App-Benutzerkonto angezeigt. Über die Pfeiltaste können Sie das dazugehörige App-Benutzerkonto anzeigen lassen.

Zugriffskennung sperren

Über Zugriffskennungen werden die Verbindungen zwischen einem App-Benutzerkonto und den Daten einer Person hergestellt. Über das Enddatum einer Zugriffskennung können Sie den Zugang zu den Daten einer Person sperren.

Wenn Sie nicht mehr möchten, dass ein App-Anwender die Daten zum Beispiel eines Kindes in einer App angezeigt bekommt, rufen Sie über die Suchlupe sämtliche Kennungen dieses Kindes auf und löschen Sie diese Kennung über das rote X.

Direkt nach Ihrer Löschung beginnt die Synchronisation mit der iMikelGo-Plattform und die Beendigung dieser Zugriffskennung wird übertragen, wodurch der Zugriff auf diese Daten gesperrt ist.

Zugriffskennung manuell einem App-Konto zuordnen

Über die Musikschul-App können Eltern und Lehrkräfte u. a. den Unterricht einsehen. Für den Zugriff auf den Unterricht senden Sie ihnen einen QR-Code mit ihrer Kennung sowie zusätzlich die dazugehörige PIN zu.

Wie einfach Sie diese aus der Kontenverwaltung von iMikel versenden können, erklären wir Ihnen hier. Hierbei erfolgt die Zuordnung von Kennung und App-Konto automatisch, sobald die Kennung in der App eingegeben wurde.

Wir empfehlen, die zuvor erwähnte Vorgehensweise zu nutzen. In Ausnahmefällen kann es vorkommen, dass Ihre Verwaltung manuell eine Zugriffskennung erzeugen und manuell einem App-Konto zuordnen möchte. Auch dies ist in iMikel möglich.

Schritt 1: Kennung erzeugen

In der App-Verwaltung von iMikel können Sie im Bereich Einmalkennungen eine neue Kennung erzeugen.

Suchen Sie anschließend nach der gewünschten Person, für die Sie die Kennung erzeugen möchten.

Schritt 2: App-Konto zuweisen

Sobald Sie die Kennung erzeugt haben, können Sie diese manuell zuordnen. Klicken Sie hierzu zunächst auf Info.

Anschließend klicken Sie auf Manuelle Kontozuweisung.

Schon können Sie nach einem bestehenden App-Konto suchen und dieses der Zugriffskennung zuweisen.

Mit dem nächsten Abgleich der App werden die Inhalte der zuvor ausgewählten Person automatisch in diesem App-Konto bereitgestellt.

Auswertung / Statistik

Im Kopfbereich der Einmalkennungen können Sie über ein Statistiksymbol eine Auswertung Ihrer aktuellen Daten aufrufen. Hierin können Sie erkennen, wie viele Ihrer Einmalkennungen bereits verwendet wurden.

Die einzelnen Diagramme dieser Auswertung können ganz einfach per Drag & Drop z. B. auf Ihren Desktop gezogen und per E-Mail versendet oder in eine PowerPoint-Präsentation eingefügt werden.

Nachrichten verwalten

In iMikel können Sie ganz einfach Ihre Konversationen verwalten, welche Sie an Ihre App-Nutzer versendet oder von diesen erhalten haben. Eltern können über die App z. B. einen Unterrichtstermin absagen oder über Planungen von Schulveranstaltungen, Konzerten etc. unterrichtet werden.

Die Verwaltung kann hierdurch z. B. im Krankheitsfall einer Lehrkraft großen Benachrichtigungsaufwand einsparen, indem diese Information mit geringem Aufwand allen Eltern und Schülern zugestellt werden kann.

Auch die Absprache von Unterrichtsterminen, welche bisher über schriftliche Angebote per Post geregelt wird, kann enorm beschleunigt werden. Mit der App erhalten alle Beteiligten eine ideale und sichere Kommunikationsplattform.

Im Startfenster von iMikel wird Ihnen angezeigt, wie viele neue Nachrichten oder To-dos vorliegen und wie viele Ihnen persönlich zugeordnet sind.

Mit Klick auf Nachrichten können Sie das Postfach aufrufen. Konversationen werden beim ersten Öffnen der Übersicht sortiert, sodass Konversationen mit dem orangefarbenen Punkt (also mit neuen Nachrichten) immer oben angezeigt werden. Es wird zudem die Anzahl der neuen Nachrichten in dieser Konversation angezeigt.

Benutzer zuordnen

Eine Konversation können Sie einem beliebigen iMikel-Benutzer zuordnen. Somit kann ein Anwender zwischen allen und zugeordneten Konversationen unterscheiden, was auch im Startfenster ersichtlich ist.

Über Filter können Sie bei Bedarf festlegen, dass Ihnen nur ungelesene und/oder nur die Ihnen zugeordneten Konversationen angezeigt werden.

Klicken Sie z. B. im Startfenster auf ihre benutzerspezifischen To-dos oder Nachrichten, so werden die Filter automatisch beim Öffnen der Konversationsübersicht gesetzt.

Zudem können Sie eine Nachricht auch als To-do für diesen Benutzer festlegen. Somit kann sich ein Benutzer wahlweise auf seine eigenen Nachrichten und Aufgaben konzentrieren, indem er die restlichen Konversationen und To-dos ausblendet.

Wird eine neue Konversation als To-do gekennzeichnet, wird diese automatisch dem aktuell angemeldeten Benutzer zugeordnet. Bei Bedarf kann dieser die Konversation an einen anderen iMikel-Anwender übergeben oder das To-do deaktivieren.

Welchem Benutzer welches To-do zugeordnet ist, ist für alle Anwender sichtbar, welche Zugriff auf den Nachrichtenbereich haben.

Nachrichten als gelesen markieren

Nachrichten werden nicht automatisch als „gelesen“ gekennzeichnet, wenn Sie diese zum Beispiel aus Zeitmangel nur kurz angesehen haben. Hierdurch behalten Sie den Überblick über Ihre Nachrichten.

Unbeantwortete Nachrichten können bewusst als gelesen gekennzeichnet werden. Dies hat den Vorteil, dass Anwender in der Verwaltung entscheiden können, ab wann diese Nachricht auch für andere Anwender der Verwaltung nicht mehr als neu dargestellt werden soll.

Bei Bedarf können Nachrichten auch wieder auf ungelesen gesetzt werden.

Sobald ein Anwender bei einer Nachricht auf antworten klickt, wird diese automatisch als gelesen gekennzeichnet. Über diese Möglichkeit können somit Nachrichten ganz einfach im Fokus behalten und sichergestellt werden, dass diese nicht beim nächsten Aufruf als gelesen gekennzeichnet sind.

Der Gelesen-Zeitstempel, welcher bei den Absendern der Nachricht angezeigt werden kann, wird weiterhin beim ersten Öffnen der Nachricht gesetzt.

Nachrichten beantworten

Sie können ganz einfach auf eine Nachricht antworten.

Antworten Sie auf eine Nachricht, können Sie bei Bedarf die Auswahl der Empfänger anpassen.

Sie können anschließend mit nur einem Klick auf Ihre Nachricht einsehen, welche Personen Ihre Mitteilung empfangen haben.

Nachrichten kommentieren

In der Nachrichtenansicht einer Konversation gibt es eine Kommentarfunktion. Über diese können innerhalb einer Konversation interne Kommentare (z. B. hat sich erledigt, habe dort angerufen) hinterlegt werden.

Kommentare werden ausschließlich in iMikel angezeigt und nicht als Nachricht versendet.

Nachrichten zum Unterrichtstermin

Bezieht sich eine Konversation auf einen bestimmten Unterrichtstermin, wird dies angezeigt.

Über den Pfeil können Sie die Unterrichtsverwaltung öffnen und automatisch wird die dazugehörige Veranstaltung aufgerufen.

Mit wenigen Klicks können Sie zum Beispiel eine gewünschte Ummeldung eintragen, diese direkt im Anschluss in der Konversation bestätigen und die nächsten Nachrichten bearbeiten.

Schnellsuchfeld

Die Konversationsübersicht enthält ein Schnellsuchfeld, über welches alle Konversationen und Nachrichten durchsucht werden können. Hierbei werden sowohl Namen von Erstellern einer Konversation, als auch Empfänger, Betreff und Text aller Nachrichten durchsucht.

Konversationen archivieren

Einzelne Konversationen können archiviert/ausgeblendet werden. Sie können bei Bedarf wieder dargestellt und auch reaktiviert werden über den Reiter Nur archivierte anzeigen.

Konversationen werden automatisch aus dem Archiv reaktiviert, sobald es hierzu eine neue Nachricht gibt.

Konversationen können archiviert werden, sobald alle darin enthaltenen Nachrichten als gelesen markiert wurden.

Verlauf an Mail-Programm übergeben

Konversationen und Nachrichten können aus iMikel heraus auch als Text zusammengefasst und per E-Mail weitergeleitet werden, wenn Sie zum Beispiel außerhalb von iMikel den Chatverlauf einer Konversation an die Schulleitung oder andere zuständige Abteilungen weiterleiten möchten.

Hierzu kann der Text einer vollständigen Konversation oder einer einzelnen Nachricht an Ihr Mail-Programm übergeben und dort beliebig weiterverarbeitet werden.

Änderungsprotokoll einsehen

Alle Änderungen am Status, sowie die Archivierung von Nachrichten und Erstellung der To-dos einer Nachricht werden protokolliert und können jeweils über das Auge nachvollzogen werden.

Nachrichten aus iMikel an die App versenden

Nachrichten für Ihre App-Nutzer können Sie aus jedem Modul versenden. Möchten Sie beispielsweise eine Nachricht an Zahlungspflichtige verschicken, öffnen Sie die Kontenverwaltung.

In der Kontenverwaltung können Sie mit Klick auf das Nachrichten-Symbol eine neue Konversation mit dem aktuell angezeigten Zahlungspflichtigen starten. Halten Sie dabei die alt-Taste gedrückt, werden als Empfänger sämtliche Personen eingetragen, welche Sie aktuell aufgerufen haben.

Jede Nachricht, die auf diesem Wege versendet wird, legt automatisch eine neue Konversation an.

Ihr Kunde wird anschließend per Push-Benachrichtigung darüber informiert, dass eine neue Nachricht eingegangen ist.

Beim Versand einer Nachricht wird diese automatisch dem Personalprofil zugeordnet, wenn sie aus der Personalverwaltung verschickt wird. Senden Sie hingegen eine Nachricht aus der Konten- oder Adressverwaltung, wird diese als private Nachricht verschickt.

Pinnwand

Im Bereich Pinnwand haben Sie die Möglichkeit, schnell und einfach Inserate für die App zu erstellen und zu veröffentlichen.

Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicken Sie auf das grüne Plus in der Kopfleiste.

Geben Sie alle erforderlichen Informationen ein. Bei der Veröffentlichung können Sie entscheiden, ob der Eintrag nur für einen bestimmten Zeitraum oder dauerhaft sichtbar sein soll. Auch können Sie so beispielsweise planen, wenn ein Eintrag erst in der Zukunft sichtbar werden soll - geben Sie hierfür einfach das entsprechende Beginndatum ein.

Klicken Sie auf Speichern, um den Eintrag fertigzustellen. Sie werden anschließend gefragt, ob Sie die Freigabe zur Veröffentlichung setzen möchten. Sofern Sie dies bestätigen, wird der Eintrag ab dem eingestellten Beginndatum für alle App-Nutzer sichtbar.

Jeder Eintrag kann nachträglich bearbeitet, gelöscht oder die Freigabe für die Veröffentlichung gesetzt/entfernt werden. Dies nehmen Sie über die gleichnamigen Tasten vor.

Die Pinnwand-Einträge werden als sortierbare Übersicht inkl. Online-Statusinformationen angezeigt.

Zudem enthält dieser Bereiche ein Schnellsuchfeld, über welches live in den Bezeichnungen und Beschreibungen gesucht werden kann.

Aktuelles

Die App bietet Ihnen eine Funktion, mit welcher Sie schnell und einfach wichtige Informationen über Ihre Schule veröffentlichen können.

Im Bereich Aktuelles haben Sie die Möglichkeit, Einträge für die App zu erstellen und zu veröffentlichen.

Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicken Sie auf das Plus.

Geben Sie alle erforderlichen Informationen ein. Bei der Veröffentlichung können Sie entscheiden, ob der Eintrag nur für einen bestimmten Zeitraum oder dauerhaft sichtbar sein soll. Auch können Sie so beispielsweise planen, wenn ein Eintrag erst in der Zukunft sichtbar werden soll - geben Sie hierfür einfach das entsprechende Beginndatum ein.

Sie können ebenso einstellen, welche Person diesen Eintrag in der App sehen darf. Hierzu stehen Ihnen beim Punkt Veröffentlichung iMikelGo/App folgende Optionen zur Verfügung:

• Öffentlich (Sämtliche Nutzer der App)
• Nur Personal (Alle)
• Nur Personal (Ausgewählte)

Klicken Sie auf Speichern, um den Eintrag fertigzustellen. Sie werden anschließend gefragt, ob Sie die Freigabe zur Veröffentlichung setzen möchten.

Jeder Eintrag kann nachträglich bearbeitet, gelöscht oder die Freigabe für die Veröffentlichung gesetzt/entfernt werden. Dies nehmen Sie über die gleichnamigen Tasten vor.

Die Einträge in diesem Bereich werden in einer sortierbaren Übersicht inkl. Online-Statusiformationen angezeigt.

Zudem enthält dieser Bereich ein Schnellsuchfeld, über welches live in den Bezeichnungen und Beschreibungen gesucht werden kann. In diesem Schnellsuchfeld kann nicht nur nach dem Namen einer Lehrkraft, sondern auch nach einem Instrument, Fachbereich oder auch Status einer Lehrkraft gesucht werden. Somit können jetzt z. B. auch alle Klavierlehrkräfte oder Streicher etc. aufgerufen werden.

Dokumente bereitstellen

Sie haben auch die Möglichkeit, allgemeine Dokumente sämtlicher Art für Ihre App-Kunden zu veröffentlichen. So können Sie z. B. Ihre aktuelle Gebührenordnung, ein Blanko-SEPA-Formular oder die Tagesordnung einer Konferenz als pdf-Datei zum Download in Ihrer App bereitstellen.

Klicken Sie dafür zunächst im Startfenster von iMikel auf App-/iMikelGo-Verwaltung.

Klicken Sie anschließend auf Dokumente.

Danach können Sie beliebig viele Dokumente vorbereiten und bei Bedarf für Ihre App freigeben. Klicken Sie dazu zunächst auf Neu.

Sie können dann das Dokument einfügen sowie sämtliche Informationen dazu hinterlegen. Wählen Sie das gewünschte Dokument über den Pfeil in der Kopfleiste aus oder ziehen Sie es direkt in das Bearbeitungsfenster hinein (per Drag & Drop).

Geben Sie anschließend einen Titel sowie bei Bedarf eine Beschreibung ein, welche in Ihrer App zu sehen sein werden. So können Sie beispielsweise Ihre Gebührenordnung für Ihre App-Nutzer bereitstellen.

Sie können außerdem festlegen, welche Personen Zugriff auf das Dokument erhalten.

Sie können das Dokument Ihrem gesamten Personal, nur ausgewähltem Personal oder sämtlichen App-Nutzern zur Verfügung stellen.

So können Sie beispielsweise die Einladung zur Weihnachtsfeier nur Ihrem Personal bereitstellen und Ihre aktuelle Schulordnung sämtlichen App-Nutzern. Sie können zum Beispiel auch die Tagesordnung für eine Fachbereichskonferenz nur bestimmten Lehrkräften zur Verfügung stellen.

Wählen Sie dazu „Nur Personal (Ausgewählte)“ aus und klicken Sie auf Auswahl.

Wählen Sie anschließend die gewünschten Personen aus und klicken Sie auf übernehmen.

Die ausgewählten Personen werden dann auf der rechten Seite aufgelistet. Die Personen lassen sich auch ganz einfach aus der Auswahl entfernen.

Bei der Veröffentlichung können Sie entscheiden, ob der Eintrag nur für einen bestimmten Zeitraum oder dauerhaft sichtbar sein soll. Auch können Sie so beispielsweise planen, wenn ein Eintrag erst in der Zukunft sichtbar werden soll - geben Sie hierfür einfach das entsprechende Beginndatum ein.

Klicken Sie dann auf „Speichern“.

Sie werden anschließend gefragt, ob Sie die Freigabe zur Veröffentlichung setzen möchten.

Wählen Sie ja, wird das Dokument entsprechend Ihrer Vorgaben veröffentlicht; wählen Sie nein, sind Ihre Eingaben zunächst nicht veröffentlicht. Dies geschieht dann erst nach Klick auf Freigeben.

Dies hat den Vorteil, dass Sie die Möglichkeit bekommen, einen begonnenen Eintrag zu einem späteren Zeitpunkt fertigzustellen, einen fertigen Eintrag nochmals auf seine Richtigkeit hin zu überprüfen oder zum Beispiel durch Ihren Vorgesetzten freigeben zu lassen.

Außerdem können Sie Dokumente bei Bedarf vorübergehend aus der Musikschul-App entfernen, indem Sie die Freigabe aufheben. Mit nur einem Klick können Sie das Dokument dann erneut veröffentlichen.

Somit erspart iMikel es Ihnen, den Eintrag zu löschen und vollständig neu anzulegen. Löschen Sie ein Dokument, dass Sie für Ihre App freigegeben haben, wird dieses vollständig bei jedem App-Benutzer entfernt, welcher Zugriff darauf hatte.

Jeder Eintrag kann nachträglich bearbeitet (1), gelöscht (2) oder die Freigabe für die Veröffentlichung gesetzt/entfernt werden (3).

Sie können sich zudem in der Übersicht nur freizugebene oder nur freigegebene Dokumente anzeigen lassen und über die Schnellsuche bestimmte Dokumente aufrufen.

Ihre Dokumente vollständig sind verschlüsselt und liegen auf Servern eines zertifizierten Rechenzentrums in Deutschland.

Rechnungen / Gebührenbescheide in der App bereitstellen

Auch Rechnungen/Gebührenbescheide können Sie ganz einfach über die App für Ihre Zahlungspflichtigen bereitstellen, sofern diese in der App registriert sind und Sie über das entsprechende Benutzerrecht verfügen.

Benutzerrecht aktivieren

In der Benutzerverwaltung können Administratoren das Recht zum Bereitstellen von Rechnungen aktivieren. Dieses befindet sich im Bereich iMikelGo/iMikel-Musikschul-App.

Rechnungslauf durchführen und bereitstellen

Führen Sie nun wie gewohnt einen Rechnungslauf durch oder öffnen Sie die bisherigen Rechnungsläufe in der Buchhaltung. Jeder Rechnungslauf ist zunächst nur iMikel-intern erstellt und noch nicht in der Musikschul-App veröffentlicht.

Sie können entweder den gesamten Rechnungslauf für die App freigeben, indem Sie auf die Taste online bereitstellen klicken (1), oder die einzelnen Rechnungen eines Rechnungslaufes über den Pfeil aufrufen (2).

In der Rechnungsvoransicht können Sie bei Bedarf jede Rechnung einzeln für die App freigeben.

Ist die Bereitstellung in Arbeit, ist dies in der Rechnungsvoransicht deutlich erkennbar.

Nach Klick auf online bereitstellen wird der Kunde automatisch unter Dokumente der App darüber informiert, dass eine neue Rechnung zur Verfügung steht. Der Kunde kann diese Rechnung zum Download anfordern und bei Bedarf die automatische Anforderung zukünftiger Rechnungen aktivieren.

Dokumente werden ausschließlich nach Anforderung bzw. Zustimmung des Kunden übertragen!

In iMikel in der Rechnungsvoransicht wird Ihnen angezeigt, wenn ein Rechnungsempfänger noch nicht in Ihrer App registriert ist.

Ebenso ist erkennbar, wenn eine Person die Rechnung noch nicht angefordert hat (der Übertragung also noch nicht zugestimmt hat).

Auch ist in der Rechnungsvoransicht zu sehen, wann eine Rechnung bereitgestellt oder sogar heruntergeladen wurde.

In der Übersicht der Rechnungsläufe wird Ihnen genau angezeigt, wie viele Rechnungen dieses Laufs online bereitgestellt wurden, wie viele der Rechnungsempfänger in der App registriert sind und wie viele Rechnungen bereits von Ihren Kunden heruntergeladen wurden.

Nach Klick auf die Zahlen können Sie die jeweiligen Rechnungen einsehen.

Fehlende Rechnungen versenden

Es kann sein, dass manche Ihrer Kunden die App nicht nutzen (können). In diesem Fall können Sie die entsprechenden Rechnungen ganz einfach auf dem üblichen Weg per E-Mail oder Post versenden.

Schließen Sie dazu zunächst zum Beispiel alle bereits veröffentlichten Rechnungen aus.

Hierbei werden sämtliche aufgerufenen Rechnungen gefiltert.

Anschließend können Sie diese Rechnungen ausdrucken (1), per E-Mail versenden (2) oder als pdf-Datei speichern (3).

Veranstaltungen

Die App bietet Ihnen die Möglichkeit, Veranstaltungsdaten und -hinweise anzuzeigen. Hierdurch kann die Musikschule potentielle Veranstaltungsbesucher informieren und erreichen.

Im Bereich Veranstaltungen können Sie hierfür schnell und einfach Informationen für die App veröffentlichen.

Um einen neuen Eintrag zu erstellen, klicken Sie auf das grüne Plus in der Kopfleiste.

Geben Sie alle erforderlichen Informationen ein. Bei der Veröffentlichung können Sie entscheiden, ob der Eintrag nur für einen bestimmten Zeitraum oder dauerhaft sichtbar sein soll. Auch können Sie so beispielsweise planen, wenn ein Eintrag erst in der Zukunft sichtbar werden soll - geben Sie hierfür einfach das entsprechende Beginndatum ein.

Sie können ebenso einstellen, welche Person diesen Eintrag in der App sehen darf. Hierzu stehen Ihnen beim Punkt Veröffentlichung iMikelGo/App folgende Optionen zur Verfügung:

• Öffentlich (Sämtliche Nutzer der App)
• Nur Personal (Alle)
• Nur Personal (Ausgewählte)

Klicken Sie auf Speichern, um den Eintrag fertigzustellen. Sie werden anschließend gefragt, ob Sie die Freigabe zur Veröffentlichung setzen möchten.

Jeder Eintrag kann nachträglich bearbeitet, gelöscht oder die Freigabe für die Veröffentlichung gesetzt/entfernt werden. Dies nehmen Sie über die gleichnamigen Tasten vor.

Ihre Veranstaltungen werden in einer sortierbaren Übersicht inkl. Online-Statusinformationen angezeigt.

Es können sogar einzelne Einträge als Abgesagt gekennzeichnet werden. Dieser Abgesagt-Status wird auch in der App dargestellt. Somit haben Sie die Wahl, eine abgesagte Veranstaltung entweder durch die Taste Freigabe entfernen wieder offline zu setzen oder weiterhin online, aber mit Abgesagt-Merkmal in der App anzuzeigen.

Zudem enthält dieser Bereich ein Schnellsuchfeld, über welches live in den Bezeichnungen und Beschreibungen gesucht werden kann. In diesem Schnellsuchfeld kann nicht nur nach dem Namen einer Lehrkraft, sondern auch nach einem Instrument, Fachbereich oder auch Status einer Lehrkraft gesucht werden. Somit können jetzt z. B. auch alle Klavierlehrkräfte oder Streicher etc. aufgerufen werden.

Übersicht der Ein- und Ausgänge

Diese Funktion ist nicht für die Verwendung und Verwaltung der App notwendig, sondern bietet lediglich eine Möglichkeit, den Austauschverkehr zwischen App und iMikel einzusehen, falls dies für Sie von Interesse ist.

Unter Abgleich erhalten Sie in der App-Verwaltung eine Auflistung der Eingänge und Ausgänge, welche synchronisiert wurden. Sie können somit schnell einsehen, welche Informationen zwischen iMikel und der iMikelGo-Plattform bzw. der App ausgetauscht wurden.

Ausgänge werden hierbei grau dargestellt und die Eingänge grün. Bei den Eingängen haben Sie zusätzlich die Möglichkeit, auf die grüne Taste Eingang zu klicken, um genau zu prüfen, welche Informationen übermittelt wurden.

Unterrichtsrückmeldungen in Honorarabrechnungen berücksichtigen

iMikel bietet Ihnen viele Möglichkeiten, Ihre festangestellten Lehrkräfte und Ihre Honorarkräfte zu verwalten. Mithilfe der App können An- und Abwesenheiten ganz schnell erfasst und revisionssicher an die Verwaltung übertragen werden.

Diese Rückmeldungen können Sie auch bei der Erstellung Ihrer Honorarabrechnungen berücksichtigen. Welche Einstellungen Sie hierfür in iMikel vornehmen können, erklären wir in dieser Anleitung.

Startdatum festlegen

In den Einstellungen der Honorarverwaltung tragen Sie ein, ab welchem Monat Honorare auf Grundlage der Rückmeldungen aus der App zu berechnen sind.

Hierbei ist immer der 1. des Monats einzugeben!

Neuen Honorarvertrag anlegen

Anschließend beenden Sie den Honorarvertrag der Honorarkraft und geben einen neuen Vertrag zum zuvor definierten Datum ein.

Hierdurch wird sichergestellt, dass keine ungewollten Nachberechnungen für die Zeit vor dem angegebenen Datum vorgenommen werden.

Nur erteilten Unterricht berücksichtigen

Sie können nun bei der neuen Honorarvorgabe einstellen, dass nur die Termine in der Honorarabrechnung zu berücksichtigen sind, welche von der Honorarkraft in der App als „erteilt“ gekennzeichnet wurden.

Wenn eine Honorarkraft nicht angibt, dass ein Unterricht stattgefunden hat, wird dieser somit auch nicht ihrem Honorar berücksichtigt.

Nur finalisierten Unterricht berücksichtigen

Sie können sogar festlegen, dass nur finalisierte Eingaben in der Honorarabrechnung berücksichtigt werden.

Dies hat den Vorteil, dass die Honorarkraft keine nachträglichen Änderungen vornehmen kann, welche Nachberechnungen im Honorar auslösen würden. Sobald Sie diese Einstellungen vorgenommen haben, werden bei den Honorarabrechnungen die Rückmeldungen aus der App berücksichtigt.

Wie Ihre Honorarkräfte An- und Abwesenheiten in der App erfassen können, erklären wir hier.

Vergütung von Ausfällen konfigurieren

In den Einstellungen der Personalverwaltung können Sie beliebig viele Ausfallkategorien definieren und jeweils festlegen, ob eine ausgefallene Unterrichtsstunde der Honorarkraft vergütet wird oder nicht.

Folgend zwei Beispiele, wie sich das Honorar aufgrund der Rückmeldungen aus der App verändern kann.

Beispiel 1: Erteilter Unterricht wird vergütet

In unserem Beispiel wurde der Unterricht von der Honorarkraft als „erteilt“ gekennzeichnet und finalisiert.

Entsprechend der Honorarvorgaben werden diese Termine vollständig vergütet.

Beispiel 2: Ausgefallener Unterricht wird nicht vergütet

In unserem Beispiel hat die Honorarkraft mehrere Termine als ausgefallen gekennzeichnet und finalisiert.

Entsprechend der Honorarvorgaben werden diese Termine nicht vergütet und als Ausfall ausgewiesen.

Sie sehen: Mit iMikel können Sie ganz genau einstellen, ob und wie Rückmeldungen aus der App in Honorarabrechnungen berücksichtigt werden - wobei diese Informationen revisionssicher in iMikel gespeichert werden.

Weitere Information zur Konfiguration und Erfassung von Unterrichtsausfällen finden Sie hier.

Los geht´s mit der App

Sie kennen nun die Funktionen der Musikschul-App und haben einen Überblick erhalten über die entsprechenden Bereiche in iMikel. Folgend werden die Schritte beschrieben, welche vorbereitend für den Start mit der App auszuführen sind.

Zugriffsrechte definieren

Bevor Sie mit dem Einsatz der Musikschul-App beginnen, ist zunächst erforderlich, dass Sie die entsprechenden Zugriffsrechte in iMikel erweitern, damit Ihnen die beschriebenen Funktionen zur Verfügung stehen. Öffnen Sie hierzu die Benutzerverwaltung und erweitern Sie die Vorgaben in den Benutzergruppen.

Daten vorbereiten

Die App verwendet Daten aus Ihrem iMikel und stellt einen Teil für Ihre Lehrkräfte im Bereich Mein Unterricht als digitale Anwesenheitsliste dar. Zur Vorbereitung sind die Inhalte Ihrer Daten zu sichten und hierbei die folgenden Informationen zu beachten.

Qualität der Daten

Für die Darstellung der Anwesenheitsliste ist eine korrekte Erfassung der Unterrichtsdaten erforderlich. Die Musikschul-App benötigt für die Darstellung eines Unterrichtes einen Unterrichtstag und -uhrzeit inklusive Beginn, Dauer und Ende.

Unterrichte, die zum Beispiel aufgrund fehlender Angaben einer Lehrkraft zunächst ohne Termindaten erfasst sind, werden in der App nicht dargestellt.

Klären Sie also vorab fehlende Terminangaben mit Ihren Lehrkräften, um Verwirrungen zu vermeiden.

Verfügbare Abwesenheiten definieren

Ihre Lehrkräfte können in der Musikschul-App Unterrichtsausfälle eintragen. Hierzu können Sie in der iMikel- Personalverwaltung festlegen, welche Ausfallkategorien Ihren Lehrkräften zur Verfügung stehen, wie diese bezeichnet und mit Kürzeln in der digitalen Anwesenheitsliste dargestellt werden sollen.

Zur Konfiguration führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Klicken Sie im iMikel-Startfenster auf Lehrer/Personal. Es öffnet sich die Personalverwaltung.
2. Öffnen Sie die Einstellungen (Zahnräder).
3. Wählen Sie aus dem Menü Abwesenheiten aus.

Sie sehen eine Übersicht der aktuell definierten Abwesenheitskategorien. Sie können diese Liste jederzeit beliebig erweitern. Führen Sie in dieser Übersicht die folgenden Einstellungen durch:

Legen Sie über die Option in iMikelGo/App verfügbar fest, welche der vorhandenen Abwesenheitskategorien durch die Lehrkraft in der App verwendet werden darf.

Definieren Sie für alle vorhandenen Abwesenheitskategorien ein Kürzel. Legen Sie dieses auch bei den Kategorien fest, welche nicht über die Option in iMikelGo/App verfügbar aktiviert wurden. Es ist erforderlich, dass bei jeder Abwesenheitskategorie ein Kürzel hinterlegt ist, damit eine Lehrkraft auch bei den Ausfällen, welche nur Sie in der Schule eintragen können, über das Kürzel erkennen kann, worum es sich handelt.

Die Lehrkraft kann zwar diese Kategorie nicht selbst eintragen, muss aber zumindest erkennen können, welche Kategorie Sie verwendet haben, denn auch durch die Schule gesetzte Unterrichtsausfälle werden in der App der Lehrkraft dargestellt.

Bemerkungsfelder in Unterrichtsbelegungen prüfen

In der iMikel-Unterrichtsverwaltung können Sie zu einer Unterrichtsbelegung Bemerkungen erfassen. Diese können in der Musikschul-App Ihrer Lehrkräfte angezeigt werden. In den Grundeinstellungen der Personallizenzen können Sie festlegen, ob eine Lehrkraft auf diese Bemerkungen keinen, nur lesenden oder auch schreibenden Zugriff haben soll.

Bevor Sie die Zugriffsrechte festlegen, prüfen Sie, welche Inhalte in diesen Feldern erfasst wurden. Legen Sie fest, ob die Bereitstellung dieser Bemerkungen für Ihre Lehrkräfte gewünscht ist. Räumen Sie einige Ihrer Bemerkungen auf, bevor diese an Ihre Lehrkräfte weitergegeben werden.

Wenn Sie in der Unterrichtsverwaltung über Strg + F den Suchmodus starten, anschließend in das Bemerkungsfeld klicken und dann die Tastenkombination Strg + I drücken, wird Ihnen eine Liste der Inhalte des Bemerkungsfeldes angezeigt. Hierüber können Sie nach bestimmten Teilen einer Bemerkung suchen.

Eine Bemerkung zur Unterrichtsbelegung wird in der Musikschul-App in jeder Woche angezeigt und bietet viele Vorteile, wenn das Feld entsprechend genutzt wird. Eine Bemerkung kann zum Beispiel lauten Bitte den Schüler immer unten an der Tür abholen.

Ungünstig ist, wenn in diesem Feld zum Beispiel die folgende Information eingetragen ist: Hat sich über Lehrer Meier beschwert, weil unzufrieden. Sollten Sie das Bemerkungsfeld bisher oft für solche Informationen verwendet haben, schalten Sie die Darstellung in der App entsprechend aus.

Bemerkungen zum Teilnehmer prüfen

In der iMikel-Adressverwaltung und auch der Unterrichtsverwaltung können Sie zu einer Person (Teilnehmer) Bemerkungen erfassen. Diese können in der Musikschul-App Ihrer Lehrkräfte angezeigt werden. In den Grundeinstellungen der Personallizenzen können Sie festlegen, ob eine Lehrkraft auf diese Bemerkungen keinen, nur lesenden oder auch schreibenden Zugriff haben soll.

Bevor Sie die Zugriffsrechte festlegen, prüfen Sie, welche Inhalte in diesen Feldern erfasst wurden. Legen Sie fest, ob die Bereitstellung dieser Bemerkungen für Ihre Lehrkräfte gewünscht ist. Räumen Sie einige Ihrer Bemerkungen auf, bevor diese an Ihre Lehrkräfte weitergegeben werden.

Wenn Sie in der Adressverwaltung über Strg + F den Suchmodus starten, anschließend in das Bemerkungsfeld klicken und dann die Tastenkombination Strg + I drücken, wird Ihnen eine Liste der Inhalte des Bemerkungsfeldes angezeigt. Hierüber können Sie nach bestimmten Teilen einer Bemerkung suchen.

Eine Bemerkung zur Person (Teilnehmer) wird in der Musikschul-App jeder Lehrkraft angezeigt, die diesen Teilnehmer unterrichtet. Dies bietet viele Vorteile, wenn das Feld entsprechend genutzt wird. Eine Bemerkung kann zum Beispiel lauten Achtung! Haselnussallergie.

Die Bemerkung wird in den Stammdaten des Teilnehmers gespeichert und steht somit allen Lehrkräften als Information zur Verfügung.

Ungünstig sind in diesem Feld z. B. Informationen zum Zahlungsverkehr: Achtung Bankrückläufer - Konto nicht gedeckt. Sollten Sie das Bemerkungsfeld bisher oft für solche Informationen verwendet haben, schalten Sie die Darstellung in der App entsprechend aus.

Personallizenzen zuordnen

Ihr iMikel-Server lädt automatisch eine Anzahl von Personallizenzen entsprechend der Vereinbarung in Ihrem Vertrag. Diese können jederzeit durch zusätzliche Lizenzen erweitert werden. Setzen Sie sich bei Bedarf mit der Firma Mikel Software GmbH in Verbindung.

Sie können alle Personallizenzen je nach Bedarf Ihren Lehrkräften zuordnen. Zudem ist es möglich, eine bereits verwendete Lizenz von einer Lehrkraft zu trennen, wenn diese Lehrkraft zum Beispiel in den Ruhestand geht. iMikel generiert automatisch eine neue Lizenz, welche Sie einer Nachfolgelehrkraft zuordnen können.

Wenn Sie über die im vorherigen Kapitel beschriebenen Schritte alle gewünschten Lehrkräfte zugeordnet und die Zugriffsrechte festgelegt haben, sind Sie mit der Einrichtung der Personallizenzen an dieser Stelle fertig und können das Fenster über die Taste Schließen verlassen.

Ihr iMikel-Server beginnt im Anschluss automatisch mit der Berechnung einer Vielzahl neuer benötigter Termindaten. Dies kann je nach Anzahl Ihrer Lehrkräfte einige Stunden dauern. Währenddessen können Sie die nächsten Schritte vorbereiten.

Rechtliche Hinweistexte erstellen

Zur Einrichtung benötigt Ihre App ein Impressum, eine Datenschutzerklärung und die Vorgabe von Verhaltensregeln (Netiquette). Zudem können Sie eine Textvorlage für die Einwilligung des Online-Unterrichts definieren.

Wie zuvor in dieser Anleitung bereits detailliert dargestellt, ist es auf jeden Fall erforderlich, dass Sie die Standardtexte von iMikel prüfen und bei Bedarf an Ihre Anforderungen anpassen. Die bisherigen Adressangaben beziehen sich zum Beispiel auf die Schule Musterhausen. Ersetzen Sie diese Angaben durch Ihre korrekten Daten.

Wenn Sie mit Ihren Einstellungen fertig sind, klicken Sie oben rechts auf die Taste Einstellungen hochladen.

Klären Sie die Inhalte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihren sonstigen Abteilungen ab. Firma Mikel Software GmbH kann keine Garantie und Haftung für die Vollständigkeit Ihrer verwendeten Texte übernehmen!

Lehrkräfte und Kunden informieren

Damit Ihre Lehrkräfte und Kunden mit der Musikschul-App arbeiten können, stellen Sie ihnen die Zugangsdaten über einen QR-Code zur Verfügung. Zum Versand der Zugangsdaten können Sie über das iMikel-Korrespondenzenmodul Textvorlagen erstellen.

Wahlweise können Sie die benötigten Informationen über Platzhalter einfügen und anschließend als Brief, per E-Mail oder SMS versenden. Im Folgenden wird Ihnen erklärt, wie Sie die Vorlagen zur App erstellen und versenden können.

Organisatorischer Hinweis vorweg

Am besten ist es, die Einführung der Musikschul-App und den Versand der Einladungen für Lehrkräfte und Kunden zu staffeln und nicht alles auf einmal zu versenden. Beginnen Sie zunächst mit Ihren Lehrkräften.

Es wird einige Zeit dauern, bis alle Lehrkräfte die Registrierung und das Scannen des QR-Codes durchgeführt haben. Binden Sie zunächst alle Lehrkräfte ein und machen Sie diese mit der App vertraut.

Dies hat den Vorteil, dass Ihre Kunden später ab dem ersten Tag mit deren Lehrkräften kommunizieren können und nicht warten müssen, bis auch die Lehrkräfte online sind. Zudem wird es von einigen Beteiligten Fragen zur Vorgehensweise geben.

Sie können Ihren Kunden zwar Tutorials zur Verfügung stellen, welche Sie vorab von uns erhalten; es gibt aber auch Anwender, die zusätzliche Hilfe benötigen. Somit empfiehlt es sich, nicht sämtliche Einladungen auf einmal zu versenden.

Textvorlage für App-Kennung erstellen

Wir haben für dieses Video eine Beispielvorlage in unserem iMikel angelegt. Ihre eigene Vorlage können Sie ganz einfach nachbauen; nehmen Sie dazu gern das Tutorial Briefvorlage erstellen zuhilfe.

Unter Korrespondenzen > Vorlagen sehen Sie eine Übersicht der bisher erstellten Vorlagen je Modul.

Möchten Sie die Textvorlage für die Zugangsdaten Ihrer Lehrkräfte erstellen, wählen Sie die Personalverwaltung aus; möchten Sie die Textvorlage für die Zugangsdaten Ihrer Zahlungspflichtigen erstellen, wählen Sie die Kontenverwaltung aus.

Jeder Anwender benötigt für den App-Zugriff die Zugriffskennung (UUID) sowie die PIN. Die Zugriffskennung (UUID) ist ein 36-stelliger einmaliger Code (z. B. 905AC8C7-6149-41E4-831A-15BB9BDBB889), die PIN ist eine vierstellige Nummer (z. B. 3568 Beispiel).

Nur durch Kombination dieser beiden Informationen kann der Zugriff auf die App hergestellt werden.

Zur weiteren Sicherheit in der App kann jede Zugriffskennung nur einmalig gescannt werden. Sobald eine Kennung in der App gescannt und somit einem Anwender zugeordnet wurde, ist diese Kennung verfallen und kann nicht durch Unberechtigte erneut verarbeitet werden.

Kennung und PIN stehen Ihnen als Platzhalter in den Korrespondenzen zur Verfügung. Die Kennung können Sie sowohl über den Platzhalter in Ihren Text einfügen (1) als auch als QR-Code (2).

Den Code kann der Empfänger später mit seinem Handy direkt aus der Musikschul-App einscannen. Setzen Sie hierzu den Haken bei QR-Code mit Zugangsdaten zur Musikschul-App anzeigen.

Damit ist Ihre Textvorlage erstellt und kann jetzt über die Serienbrieffunktion von iMikel versendet werden.

Zur Sicherheit versenden Sie die Mitteilung der Zugriffskennung und der PIN immer in getrennten Dokumenten. Auch Ihre Bank versendet zum Beispiel keine EC-Karte zusammen mit der PIN in einem Umschlag.

Beispiel-Textvorlage (für Kunden)

<<Adressetikett>>

Ihre Zugangsdaten für unsere Musikschul-App

<<Briefanrede>>,

wir freuen uns, Ihnen mit diesem Schreiben die Zugangsdaten für unsere Musikschul-App bereitstellen zu können. Über unsere Musikschul-App können Sie zukünftig:

- Ihre Unterrichtstermine einsehen
- Gebührenbescheide und weitere Dokumente laden
- Mit uns und Ihrer Lehrkraft DSGVO-konform Nachrichten austauschen
- Aktuelle Informationen über unsere Musikschule erfahren
- Sich über unsere Veranstaltungen informieren

Sie finden unsere App im Apple AppStore und Google PlayStore, indem Sie nach > hier den Namen Ihrer Musikschul-App einsetzen < suchen. Nachdem Sie sich in der App registriert haben, können Sie unter

Hauptmenü > Einstellungen > Kennungen verwalten > Plus-Taste

den QR-Code von diesem Dokument einscannen. Für eine manuelle Eingabe lautet Ihre Kennung:

<<Einmalkennung.UUID>>

Zusätzlich erhalten Sie per SMS von uns eine PIN, welche Sie zusammen mit der genannten Kennung in unsere Musikschul-App eintragen können, um die Übertragung und Anzeige Ihrer Daten in der App zu aktivieren.

Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen mit unserer Musikschul-App.

Mit freundlichen Grüßen

Ihre Musikschule

Einladungen zur App versenden

Die Zugangsdaten an Ihre Lehrkräfte können Sie versenden, indem Sie zunächst die gewünschten Lehrkräfte in der Personalverwaltung aufrufen; möchten Sie Ihren Zahlungspflichtigen ihre Zugangsdaten zukommen lassen, rufen Sie sie in der Kontenverwaltung auf.

Von der Kontenverwaltung aus erkennt iMikel die familiären Zusammenhänge. iMikel erstellt für jeden Kunden die benötigte Zugriffskennung. Sobald ein Kunde diese Zugriffskennung in seiner App hinterlegt hat, generiert iMikel automatisch weitere Zugangskennungen für die dazu gehörenden Kinder und ordnet diese automatisch der App des Kunden zu. Somit ist es nicht nötig, für jedes einzelne Kind eine Kennung zu versenden. Es genügt, einem Zahlungspflichtigen die Zugangsdaten zukommen zu lassen. Der Zahlungspflichtige erhält durch die Zugangsdaten sowohl Zugriff auf den Unterricht des Kindes als auch auf Gebührenbescheide und sonstige Dokumente.

Klicken Sie anschließend auf die Briefumschläge und wählen Sie dann in der Übersicht Ihre neu erstellte Textvorlage aus.

Sie sehen in der Vorlage, wie für Ihre jeweiligen Empfänger die Zugangskennung und der entsprechende QR-Code dargestellt wird. Sie können diese Textvorlage drucken oder alternativ haben Sie eine Mail-Version definiert, welche die Druckversion als PDF-Anlage enthält. Diese könnten Sie per E-Mail an Ihre Lehrkräfte/Kunden versenden.

Nachdem Sie die Zugangskennung erstellt und beispielsweise für den Versand als Brief ausgedruckt haben, können Sie anschließend dieselbe Auswahl von Lehrkräften/Zahlungspflichtigen für den Versand der PIN verwenden.

Dadurch ersparen Sie es sich, zu einem späteren Zeitpunkt ermitteln zu müssen, welche Personen eine Kennung, aber noch keine PIN erhalten haben.

Falls Sie dennoch erst zu einem späteren Zeitpunkt die PIN versenden möchten, können Sie mithilfe einer gespeicherten Suchabfrage ganz schnell die Personen ausfindig machen, welche bereits den QR-Code, aber noch nicht die PIN erhalten haben.

Für den Versand der PIN ergeben sich verschiedene Möglichkeiten: Sie können die PIN beispielsweise ausdrucken und ebenfalls per Brief verschicken. Sie können die PIN aber auch als Serien-Mail versenden.

Da die E-Mail mit der PIN schneller beim Kunden ankommen wird als die Kennung per Brief, geben Sie in der E-Mail den Hinweis, dass die Kennung per Brief folgen wird. Verfügen einige Zahlungspflichtige über keine Mail-Adresse, zeigt Ihnen dies iMikel an, woraufhin Sie die PIN an diese restlichen Zahlungspflichtigen beispielsweise per Brief versenden können.

Alternativ können Sie die PIN als SMS versenden.

Da die SMS mit der PIN schneller beim Kunden ankommen wird als die Kennung per Brief, geben Sie in der SMS den Hinweis, dass die Kennung per Brief folgen wird. Erlauben einige Zahlungspflichtige den SMS-Versand nicht, zeigt Ihnen dies iMikel an, woraufhin Sie die PIN an diese restlichen Zahlungspflichtigen per Brief oder E-Mail versenden können.

Ihre Musikschul-App bewerben

Die Musikschul-App bietet Ihnen zukünftig viele Vorteile zur Kommunikation mit Ihren Kunden, Lehrkräften und zum Beispiel zum Versand von Dokumenten. Damit Sie diese Funktionen zukünftig für alle Ihre Kunden einsetzen können, ist von großem Vorteil, dass auch alle Ihre Kunden die App nutzen.

Bewerben Sie dazu Ihre App regelmäßig. Je mehr Kunden die App einsetzen, desto flexibler können Sie zukünftig reagieren. Ungünstig ist es zum Beispiel, wenn eine Lehrkraft nur mit einem geringen Teil ihrer Schüler kommunizieren kann und somit erzwungen wird, an der App vorbei über weitere Kanäle Nachrichten zu übermitteln.

Zur Bewerbung der App gibt es eine Vielzahl simpler Möglichkeiten:

• Jede Lehrkraft kann in ihrer digitalen Anwesenheitsliste in der App schnell erkennen, ob ein Schüler oder seine Eltern in Ihrer App registriert sind oder nicht: Wird neben dem Schüler auf der rechten Seite die Sprechblase zur Erstellung von Nachrichten nur in grau dargestellt, ist der Schüler oder die Eltern nicht in der App registriert. Wird die Sprechblase farbig dargestellt, sind Schüler und/oder Eltern registriert. Durch dieses Merkmal kann eine Lehrkraft schnell erkennen, dass sie den Schüler auf die App anspricht und die Vorteile mitteilt.
• Auf einer Anmeldebestätigung oder einer Rechnung könnten Sie zusätzlich den Hinweis zu Ihrer App einfügen. Eine App kann sehr leicht in den App Stores gefunden werden, indem der Kunde z. B. einfach nach Musikschule Musterhausen sucht.
• Zusätzlich zu der App erhalten Sie von uns Tutorials, welche zeigen, welche Vorteile die App bietet und wie einfach die Bedienung ist. Über iMikel können Sie eine Serien-Mail mit einem Hinweis auf Ihre App und Ihre Tutorials an Ihre Kunden versenden.
• Binden Sie die Links zu Ihrer App im Apple-AppStore und Google-Playstore direkt in Ihre Webseite ein und teilen Sie den Besuchern mit, dass es Ihre App gibt.