iMikel-Musikschul-App Dokumente & Dateien

Einleitung

Mit der iMikel-Musikschul-App erhalten Sie komfortable Möglichkeiten, Ihren Kundinnen und Kunden Dokumente wie z. B. Rechnungen zur Verfügung zu stellen. Zudem bieten Sie Ihren Lehrkräften Möglichkeiten, mit Unterrichtsteilnehmern:innen Dateien auszutauschen.

In diesem Dokument erfahren Sie, welche Einstellungen in Ihrer Musikschulverwaltungslösung iMikel erforderlich sind, um die entsprechenden Funktionen nutzen zu können. Zudem beschreibt dieses Dokument, wie sich die Funktionen der verschiedenen Bereiche unterscheiden, und erläutert hierbei auch rechtliche Grundlagen.

Dieses Dokument beschreibt die folgenden Bereiche:

Bereitstellung von allgemeinen Dokumenten
Bereitstellung von Rechnungen
Bereitstellung von Korrespondenzen
Aktivierung des Datei-Moduls für Lehrkräfte

Zur Verwendung der Funktionen wird iMikel ab Version 14.19.9 vorausgesetzt. Ihre aktuelle Versionsnummer wird Ihnen im Startfenster von iMikel angezeigt. Zudem setzen alle Funktionen mindestens FileMaker in der Version 19 voraus.

Allgemeine Dokumente

Vorgaben zur Bereitstellung von allgemeinen Dokumenten

Sie können aus Ihrer Musikschulverwaltungslösung iMikel heraus allgemeine Dokumente, wie z. B. eine Gebührenordnung, Schulordnung, Satzung, Preisliste etc. veröffentlichen. Für jedes Dokument können Sie hierbei festlegen, für welchen Zeitraum und für welche Personenkreise es in der App dargestellt werden soll.

Für die Verwendung dieser Funktion ist zunächst erforderlich, dass in der iMikel-Benutzerverwaltung innerhalb einer Benutzergruppe im Bereich iMikelGo/iMikel-Musikschul-App das Recht Dokumente zur Verfügung steht.

Zur Eingabe, Bearbeitung, Löschung und Freigabe gilt in iMikel hierbei die folgende Regel:

0 = Kein Zugriff
R = Nur lesen
W = Erstellen und bearbeiten
X = Löschen, freigeben und Freigaben entfernen

Bereitstellung von allgemeinen Dokumenten

Die Bereitstellung von neuen Dokumenten erfolgt im iMikel-Startfenster über Cockpit > Go > Dokumente.

Über die Plus-Taste in der Kopfzeile können Sie ein neues Dokument erfassen. Im anschließenden Dialog ziehen Sie das Dokument in das dafür vorgesehene Feld. Bezüglich des Dateityps gibt es grundsätzlich keine Beschränkungen. Sie können PDF-Dateien, Excel-Dateien und Word-Dokumente veröffentlichen. Denken Sie hierbei aber daran, dass Ihre Gegenseite die iMikel-Musikschul-App zum Beispiel auf ihrem Mobilgerät unter iOS (iPhone, iPad etc.) oder Android (Samsung Galaxy etc.) oder aber auch über den Browser unter Windows oder MacOS etc. einsetzen kann.

Wenn Sie ein Dokument eines vielleicht etwas besonderen Dateityps veröffentlichen sollten, könnte es sein, dass dieses Dokument auf dem Gerät nicht dargestellt werden kann. Auf der sicheren Seite liegen Sie, wenn Sie Ihre Dokumente als PDF-Datei bereitstellen.

Sie können für das Dokument einen Titel und eine Beschreibung eingeben und den gewünschten Anzeige-Zeitraum festlegen.

Als nächsten Schritt können Sie festlegen, für welchen Personenkreis Sie das Dokument in der iMikel-Musikschul-App zur Verfügung stellen möchten. Hierbei stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Nur Personal (Alle): Das Dokument wird Ihrem Personal in der iMikel-Musikschul-App im Personalbereich zur Verfügung gestellt.

Nur Personal (Ausgewählte): Bei Auswahl dieser Option haben Sie die Möglichkeit, über die Plustaste beliebig viele Lehrkräfte hinzuzufügen. Hierbei können Sie die Lehrkräfte durch Anklicken auswählen. Oberhalb der Liste steht zudem ein Suchfeld zur Verfügung, in welchem Sie über eine Stichwortsuche nach einer bestimmten Lehrkraft suchen können.

Tipp: In dem Suchfeld ist auch möglich, zum Beispiel nach einem Instrument oder einem Fachbereich zu suchen, um nur bestimmte Lehrkräfte in der Liste angezeigt zu bekommen. Beispielsweise können Sie durch die Eingabe des Wortes Klavier die Liste auf Ihre Klavierlehrkräfte eingrenzen.

Öffentlich: Das Dokument wird für alle registrierten Anwender:innen der iMikel-Musikschul-App öffentlich dargestellt. Hier ist keine weitere Auswahl nötig.

Nach Abschluss Ihrer Eingaben kann der Dialog über die Taste Speichern geschlossen werden. Sofern Ihre Zugriffsrechte ausreichen (siehe oben) werden Sie im Anschluss gefragt, ob Sie das Dokument jetzt direkt zur Anzeige in der iMikel-Musikschul-App freigeben möchten. Sie können ein Dokument jederzeit bei Bedarf freigeben oder auch eine Freigabe wieder entfernen, um dieses Dokument zunächst aus der Anzeige der iMikel-Musikschul-App wieder zu entfernen. Zudem bestehen weitere Möglichkeiten, ein Dokument erneut zu bearbeiten oder zu löschen.

Der aktuelle Veröffentlichungsstatus wird Ihnen neben dem jeweiligen Dokument dargestellt. Somit können Sie erkennen, ab wann dieses Dokument in der iMikel-Musikschul-App zur Verfügung steht. Im Hintergrund findet auf Ihrem iMikel-Server permanent eine Aktualisierung und ein Abgleich mit der iMikelGo-Plattform statt. Es kann einen kleinen Moment dauern, bis Ihr Dokument online zur Verfügung steht.

Als Hilfe steht auch ein Tutorial unter dieser Adresse zur Verfügung:

iMikel-Tutorial: Allgemeine Dokumente für die Musikschul-App bereitstellen
https://youtu.be/VKkQgqpZ30E

Rechnungen

Vorgaben zur Bereitstellung von Rechnungen

Sie können aus Ihrer Musikschulverwaltungslösung iMikel heraus Rechnungen zum Download bereitstellen. Für die Verwendung dieser Funktion ist zunächst erforderlich, dass in der iMikel-Benutzerverwaltung innerhalb einer Benutzergruppe im Bereich iMikelGo/iMikel-Musikschul-App das Recht Rechnungen bereitstellen aktiviert wird.

Nur wenn Anwender:innen über dieses Recht verfügen, stehen ihnen die Tasten zur Bereitstellung einer Rechnung zur Verfügung.

Bereitstellung von Rechnungen

Die Bereitstellung von Rechnungen aus der Musikschulverwaltungslösung iMikel ist sehr einfach und schnell ausgelöst. Hierbei können Sie sämtliche Rechnungen eines Rechnungslaufes oder bei Bedarf auch einzelne Rechnungen bereitstellen.

iMikel erkennt hierbei automatisch, ob Kunden:innen in der iMikel-Musikschul-App registriert ist, ob diese Kunden:innen der automatischen Übertragung von Rechnungen zugestimmt haben oder ob diese bisher noch nicht registriert sind.

Innerhalb eines Rechnungslaufes können Sie sehr einfach jene Rechnungen ausschließen, welche bereits online zur Verfügung gestellt werden konnten, und im Anschluss können Sie die verbleibenden Rechnungen wie bisher ausdrucken.

Die Bereitstellung von Rechnungen wird jeweils durch Sie manuell ausgelöst. Sobald Sie mit dem Ergebnis Ihres Rechnungslaufes zufrieden sind, können Sie diesen online bereitstellen. Ab diesem Moment ist es nicht mehr möglich, den Vorgang zurückzusetzen und diesen Rechnungslauf aus dem System zu entfernen.

Zur Bereitstellung eines Rechnungslaufes führen Sie die folgenden Schritte durch:

Öffnen Sie aus dem Startfenster die Buchhaltung und dort den Reiter Rechnungsläufe. Klicken Sie bei dem gewünschten Rechnungslauf auf die Taste Online bereitstellen. Alternativ können Sie auch die einzelnen Rechnungen dieses Rechnungslaufes über die Pfeil-Taste aufrufen und dort bei Bedarf auf die Taste Online bereitstellen klicken. Automatisch wird die Bereitstellung auf Ihrem Server gestartet. Hierbei führt Ihr Server die folgenden Schritte durch:

1. Aufrufen der gewünschten Rechnungen.
2. Erstellung einer PDF-Datei je Rechnung.
3. Veröffentlichung der Informationen in der App der Kunden:innen.
4. Upload der PDF-Datei, sobald die Kunden:innen der Übertragung des Dokumentes zustimmen.

Im Anschluss können Sie im Kopfbereich der Rechnung im Feld Veröffentlichung sehen, zu welchem Zeitpunkt diese Rechnung bereitgestellt wurde. Darunter sehen Sie im Feld Download, ob und wann eine Rechnung geladen wurde. Über die Tasten daneben können Sie die jeweiligen Rechnungen aus der aufgerufenen Menge ausschließen. Somit können Sie zum Beispiel alle Rechnungen ausschließen, die bereits geladen wurden. Anschließend können Sie über die üblichen bekannten Wege die verbleibenden Rechnungen ausdrucken oder auf anderem Wege ausgeben.

Auch in der Kontenverwaltung wird Ihnen unter dem Reiter Abrechnung > Rechnungen zu jeder Rechnung angezeigt, ob diese online bereitgestellt wurde. In diesem Fall wird Ihnen neben dem orangefarbenen Pfeil zum Aufrufen der Rechnung eine Weltkugel dargestellt. Diese signalisiert, dass die Rechnung online verfügbar ist.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Tutorial:

iMikel-Tutorial: Rechnungen für die Musikschul-App bereitstellen
https://youtu.be/GZz_VwJabN8

Darstellung von Rechnungen in der iMikel-Musikschul-App Ihrer Kundinnen und Kunden

Ihre Kundinnen und Kunden bekommen in der iMikel-Musikschul-App im Bereich Dokumente die Verfügbarkeit einer neuen Rechnung angezeigt. Hierbei kann das Dokument über die Taste Anfordern zum Download anfordert werden.

Anschließend erhalten Ihre Kundinnen und Kunden einen Dialog, in welchem sie der Übertragung der personenbezogenen Daten dieser Rechnung zustimmen können. Erst nach einer Zustimmung erfolgt der Upload der PDF-Datei durch Ihren Server an die iMikelGo-Plattform. Somit können Sie sicher sein, dass keine personenbezogenen Daten ohne die Erlaubnis Ihrer Kundinnen und Kunden übertragen werden.

Innerhalb dieses Zustimmungsdialoges können Ihre Kundinnen und Kunden aktivieren, dass zukünftige Dokumente grundsätzlich automatisch angefordert werden sollen. Somit ersparen sich Ihre Kundinnen und Kunden diesen manuellen Schritt der Anforderung und können jedes Dokument sofort laden.

Auch Sie können in iMikel sehen, ob in einem App-Konto dieser Automatismus aktiviert wurde. Schauen Sie hierzu im Startfenster unter Cockpit > Go > App-Konten. Dort sehen Sie eine Übersicht aller Ihrer registrierten Nutzer:innen. In dieser Liste sehen Sie eine Spalte mit der Beschreibung automatische Darstellung von Dokumenten.

Weitere Informationen finden Sie in diesem Tutorial:

Musikschule-Musterhausen-App: Dokumente und Dateien
https://youtu.be/Oo-voLhaQVk

Korrespondenzen

Vorgaben zur Bereitstellung von Korrespondenzen

Die Funktionalitäten zur Bereitstellung von Korrespondenzen unterscheiden sich von der im Bereich Rechnungen. Im Bereich Korrespondenzen gibt es eine Vielzahl von unterschiedlichen Textvorlagen. Einige sind hierbei für Ihre Zahlungspflichtigen oder Schüler:innen bestimmt, andere für Lehrkräfte oder sonstige Empfänger. Zudem gibt es vielleicht auch Textvorlagen, welche Sie nur hausintern benutzen, wenn Sie zum Beispiel Türschilder oder einen Aktendeckel mit Adressetikett als Vorlage konfiguriert haben. Zudem gibt es Textvorlagen, welche Sie für den Versand von SMS oder E-Mails verwenden.

Zukünftig erhalten Sie Funktionen, in welchen Sie je Textvorlage individuell festlegen können, ob und an wen diese als PDF-Datei online in der iMikel-Musikschul-App bereitgestellt werden sollen.

Das aktuelle Update dient zur technischen Aufbereitung Ihrer aktuellen Textvorlagen. Die neuen Funktionen werden inkl. Dokumentation in einem zukünftigen Update (ab Version 14.20.1) zur Verfügung gestellt.

Austausch von Dateien in der iMikel-Musikschul-App

Aktivierung des Moduls „Dateien“ für Lehrkräfte

Über die iMikel-Musikschul-App können Ihre Lehrkräfte Dateien verwalten und für ihre Schüler:innen oder auch anderen Lehrkräften zur Verfügung stellen. Als Administrator in Ihrer Musikschule können Sie diese Funktion direkt aus iMikel für Ihre Lehrkräfte aktivieren. Hierbei ist es möglich, dass Sie zunächst mit einer geringen Auswahl Ihrer Lehrkräfte beginnen. Diese Funktion ist individuell je Lehrkraft aktivierbar. Somit haben Sie die Möglichkeit, diese Funktion freizuschalten, sobald Sie Ihre Lehrkräfte zum Beispiel zuvor eingewiesen und eventuell Regelungen für die Verwendung der Funktionen definiert haben.

Zur Aktivierung der Funktion wählen Sie aus dem Startfenster Cockpit > Go > Einstellungen (Zahnräder) > Lizenzen aus. Sie sehen eine Übersicht Ihrer Personallizenzen und der zugeordneten Lehrkräfte. Sie haben in der Spalte Dateien die Möglichkeit, das Modul je Lehrkraft individuell zu aktivieren. In der iMikel-Musikschul-App Ihrer Lehrkräfte wird im Hauptmenü das Modul Dateien nach einigen Sekunden automatisch angezeigt, sobald Sie diesen aktiviert haben.

Als Hilfe steht auch ein Tutorial unter dieser Adresse zur Verfügung:

iMikel-Tutorial: Datei-Modul für die Musikschul-App aktivieren
https://youtu.be/ggl2YR-LaYM

Verwendung des Moduls „Dateien“ in der iMikel-Musikschul-App

Nach der Aktivierung kann die entsprechende Lehrkraft in ihrer iMikel-Musikschul-App beliebige Ordner erstellen und Dateien hochladen. Diese können anschließend von Ihrer Lehrkraft für deren Schüler:innen oder auch andere Lehrkräfte Ihrer Schule geteilt werden. Hierbei kann eine Lehrkraft je Freigabe festlegen, ob der Freigabe-Empfänger z. B. einen Ordner auch bearbeiten oder weiter teilen darf. Hierdurch können z. B. alle beteiligten Lehrkräfte in einem geteilten Ordner Dateien hinzufügen, umzubenennen oder auch wieder löschen.

Sollte eine der beteiligten Lehrkräfte selbst bisher noch nicht für das Modul Dateien freigegeben sein, so wird das Modul bei dieser neuen Lehrkraft automatisch mit reduziertem Funktionsumfang eingeblendet. Die Lehrkraft sieht im Ordner Freigegeben nur den ihr zur Verfügung gestellten Ordner und kann Dateien einsehen und entsprechend der Freigabe-Vorgaben bearbeiten oder teilen.

Denken Sie bitte immer daran, vor der Freischaltung des Moduls Dateien Ihre Lehrkräfte noch einmal an die gesetzlichen Vorgaben zu erinnern, keine urheberrechtlich geschützten Dateien zu veröffentlichen oder sonstige illegalen Dateien auszutauschen.

Für Lehrkräfte steht auch ein Tutorial unter dieser Adresse zur Verfügung:

Musikschule-Musterhausen-App: Dateien bereitstellen
https://youtu.be/7q_hDmQqbbk

Bitte beachten: Wichtiger Hinweis zu Datei-Links

Eine Datei kann aus der iMikel-Musikschul-App heruntergeladen werden. Diese Funktion steht sowohl in der App auf einem Mobilgerät sowie bei der Verwendung der App über einen Browser zur Verfügung.

Bitte beachten Sie hierbei: Mit Klick auf die Taste Herunterladen wird die Datei unter einem temporären Link zum Download bereitgestellt. Dieser Link gilt nur für die Anzeige an diesem Gerät und ist nur für eine begrenzte Zeit verfügbar. Aus diesem Grunde sehen Sie bitte davon ab, den Link zu kopieren und z. B. per Mail oder Serienbrief an Dritte weiterzugeben.

Bitte geben Sie diese Information auch an Ihre Lehrkräfte weiter.

Unterstützung der 3G Regel (Getestet, Geimpft, Genesen)

Einleitung

Die iMikel-Musikschul-App bietet im Bereich Dateien für Schüler:innen/Eltern die Möglichkeit, den Nachweis der 3G Regel auf digitalem Weg ihren Lehrkräften zur Verfügung zu stellen. Über diese neue Funktion können Schüler:innen/Eltern in wenigen Schritten z. B. ein Foto ihres Impfausweises oder einen Testnachweis in die iMikel-Musikschul-App hochladen. Diesen können sie anschließend für ihre Lehrkräfte teilen. Auf Seite der Lehrkräfte erscheinen die jeweiligen Schüler:innen als Ordner unter Freigegeben automatisch, sobald diese eine Datei zur Verfügung stellen. Alle Dateien werden verschlüsselt übertragen, verschlüsselt in der Cloud gespeichert und nur die ausgewählten Lehrkräfte können auf diese Dateien zugreifen.

Anleitung für Ihre Kundinnen und Kunden

Die Bereitstellung z. B. eines Fotos vom Corona-Testergebnis ist in wenigen Schritten durchgeführt. Gerne können Sie Ihren Kundinnen und Kunden die folgende Anleitung zur Verfügung stellen:

Zur Bereitstellung Ihres Corona-Testergebnis für Ihre Lehrkräfte führen Sie bitte die folgenden Schritte durch:

1. Öffnen Sie in unserer Musikschul-App den Bereich Dateien.
2. Klicken Sie im Fußteil auf Dateien hochladen und wählen Sie das Foto Ihres Corona-Testergebnis aus und klicken Sie anschließend auf HOCHLADEN.
3. Nachdem das Foto hochgeladen wurde, klicken Sie rechts neben dem Bild auf die drei Punkte und wählen aus dem Menu Teilen aus.
4. Klicken Sie auf NEUE FREIGABE, aktivieren Sie anschließend Ihre gewünschten Lehrkräfte, denen Sie das Foto zur Verfügung stellen möchten und bestätigen Sie anschließend mit den Tasten ÜBERNEHMEN und SPEICHERN.

Vielen Dank. Das war es schon. Ihre Lehrkräfte können anschließend auf das Foto zugreifen. Alternativ zu einem Foto können Sie gerne auch PDF-Datei zur Verfügung stellen.

Anleitung für Ihre Lehrkräfte

Ihre Lehrkräfte finden im Bereich Dateien auf oberster Ebene den Ordner Freigegeben. In diesem werden automatisch Ordner in der Form Nachname, Vorname der Schüler:innen angelegt, sobald Schüler:innen einer Lehrkraft Dateien zur Verfügung stellen.

Werden die Dateien durch Schüler:innen wieder gelöscht bzw. eine Teilung für eine Lehrkraft deaktiviert, dann wird auch dieser Ordner auf Seite der Lehrkraft automatisch wieder entfernt. Somit hat eine Lehrkraft immer einen schnellen Überblick, von welchen Schüler:innen Dateien zur Verfügung stehen.