App: Dokumente bereitstellen

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Als Musikschule können Sie allgemeine Dokumente sämtlicher Art für Ihre App-Kunden bereitstellen. Wie schnell Sie zum Beispiel Ihre aktuelle Gebührenordnung oder ein Blanko-SEPA-Formular als pdf-Datei zum Download in Ihrer App veröffentlichen, erklärt Ihnen diese Anleitung.

Im Startfenster von iMikel klicken Sie auf „Go“, um in den App-Bereich zu wechseln.

iMikel Startfenster

Wählen Sie anschließend den Reiter „Dokumente“ aus.

Go-Bereich - Reiter Dokumente

Dort können Sie beliebig viele Dokumente vorbereiten und bei Bedarf für Ihre Musikschul-App freigeben. Klicken Sie dazu zunächst auf das Hinzufügen-Symbol.

Dokumente - leere Übersicht

Es öffnet sich ein neues Fenster, in welchem Sie das Dokument einfügen sowie sämtliche Informationen dazu hinterlegen können.

Fügen Sie zunächst das Dokument über den orangefarbenen Pfeil ein oder ziehen Sie es direkt in das Bearbeitungsfenster hinein.

Dokument bereitstellen Dialog

Geben Sie anschließend einen Titel sowie bei Bedarf eine Beschreibung ein, welche in Ihrer Musikschul-App zu sehen sein werden. So können Sie beispielsweise Ihre Gebührenordnung für Ihre App-Nutzer bereitstellen.

Sie können außerdem festlegen, welche Personen Zugriff auf das Dokument erhalten.

Dokument bereitstellen - Beispiel Gebührenordnung

Dabei haben Sie drei Möglichkeiten: Sie können das Dokument Ihrem gesamten Personal, nur ausgewähltem Personal oder sämtlichen App-Nutzern zur Verfügung stellen.

Zielgruppenauswahl

So können Sie beispielsweise die Einladung zur Weihnachtsfeier nur Ihrem Personal bereitstellen und Ihre aktuelle Schulordnung sämtlichen App-Nutzern.

Sie können zum Beispiel die Tagesordnung für eine Fachbereichskonferenz nur bestimmten Lehrkräften zur Verfügung stellen. Wählen Sie dazu „Nur Personal (Ausgewählte)“ aus und klicken Sie auf das Plus.

Personalauswahl - Neu

Fügen Sie anschließend die gewünschten Personen per Klick auf den Namen hinzu. Die ausgewählten Personen werden grau angezeigt.

Personalauswahl - Auswahldialog

Im Bearbeitungsfenster zum Dokument werden die ausgewählten Personen auf der rechten Seite aufgelistet. Über das X lassen sich Personen auch ganz einfach aus der Auswahl entfernen.

Sie haben zudem im Fußbereich die Möglichkeit, einen Zeitraum festzulegen, in welchem das Dokument in Ihrer App zu sehen ist.

Klicken Sie dann auf „Speichern“.

Speichern-Taste

Ihre Eingaben sind zunächst nicht veröffentlicht. Dies geschieht erst nach Klick auf „Freigeben“.

Freigeben-Taste

Dies hat den Vorteil, dass Sie die Möglichkeit bekommen, einen begonnenen Eintrag zu einem späteren Zeitpunkt fertigzustellen, einen fertigen Eintrag nochmals auf seine Richtigkeit hin zu überprüfen oder zum Beispiel durch Ihren Vorgesetzten freigeben zu lassen.

Freigabe löschen-Taste

Außerdem können Sie Dokumente bei Bedarf vorübergehend aus der Musikschul-App entfernen, indem Sie die Freigabe aufheben. Mit nur einem Klick können Sie das Dokument dann erneut veröffentlichen. Somit erspart iMikel es Ihnen, den Eintrag zu löschen und vollständig neu anzulegen.

Löschen Sie ein Dokument, dass Sie für Ihre App freigegeben haben, wird dieses vollständig bei jedem App-Benutzer entfernt, welcher Zugriff darauf hatte.

Freigabe gelöscht Statusanzeige

Darüber hinaus sind Ihre Dokumente vollständig verschlüsselt und liegen auf Servern eines zertifizierten Rechenzentrums in Deutschland.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung