Musikschul-App Einführung
Lehrkräfte und Kund:innen einladen

Weiteres Kapitel der App-Einführung: Grundeinstellungen

Hinweis bezüglich Gendern: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.

Einleitung

Sie kennen nun die Funktionen der Musikschul-App und haben einen Überblick erhalten über die entsprechenden Bereiche in iMikel. Folgend werden die Schritte beschrieben, welche vorbereitend für den Start mit der App auszuführen sind.

Zugriffsrechte definieren

Bevor Sie mit dem Einsatz der Musikschul-App beginnen, ist zunächst erforderlich, dass Sie die entsprechenden Zugriffsrechte in iMikel erweitern, damit Ihnen die beschriebenen Funktionen zur Verfügung stehen. Öffnen Sie hierzu die Benutzerverwaltung und erweitern Sie die Vorgaben in den Benutzergruppen.

Daten vorbereiten

Die App verwendet Daten aus Ihrem iMikel und stellt einen Teil für Ihre Lehrkräfte im Bereich Mein Unterricht als digitale Anwesenheitsliste dar. Zur Vorbereitung sind die Inhalte Ihrer Daten zu sichten und hierbei die folgenden Informationen zu beachten.

Qualität der Daten

Für die Darstellung der Anwesenheitsliste ist eine korrekte Erfassung der Unterrichtsdaten erforderlich. Die Musikschul-App benötigt für die Darstellung eines Unterrichtes einen Unterrichtstag und -uhrzeit inklusive Beginn, Dauer und Ende.

Unterrichte, die zum Beispiel aufgrund fehlender Angaben einer Lehrkraft zunächst ohne Termindaten erfasst sind, werden in der App nicht dargestellt.

Klären Sie also vorab fehlende Terminangaben mit Ihren Lehrkräften, um Verwirrungen zu vermeiden.

Verfügbare Abwesenheiten definieren

Ihre Lehrkräfte können in der Musikschul-App Unterrichtsausfälle eintragen. Hierzu können Sie in der iMikel- Personalverwaltung festlegen, welche Ausfallkategorien Ihren Lehrkräften zur Verfügung stehen, wie diese bezeichnet und mit Kürzeln in der digitalen Anwesenheitsliste dargestellt werden sollen.

Zur Konfiguration führen Sie die folgenden Schritte durch:

1. Klicken Sie im iMikel-Startfenster auf Lehrer/Personal. Es öffnet sich die Personalverwaltung.
2. Öffnen Sie die Einstellungen (Zahnräder).
3. Wählen Sie aus dem Menü Abwesenheiten aus.

Sie sehen eine Übersicht der aktuell definierten Abwesenheitskategorien. Sie können diese Liste jederzeit beliebig erweitern. Führen Sie in dieser Übersicht die folgenden Einstellungen durch:

Legen Sie über die Option in iMikelGo/App verfügbar fest, welche der vorhandenen Abwesenheitskategorien durch die Lehrkraft in der App verwendet werden darf.

Definieren Sie für alle vorhandenen Abwesenheitskategorien ein Kürzel. Legen Sie dieses auch bei den Kategorien fest, welche nicht über die Option in iMikelGo/App verfügbar aktiviert wurden. Es ist erforderlich, dass bei jeder Abwesenheitskategorie ein Kürzel hinterlegt ist, damit eine Lehrkraft auch bei den Ausfällen, welche nur Sie in der Schule eintragen können, über das Kürzel erkennen kann, worum es sich handelt.

Die Lehrkraft kann zwar diese Kategorie nicht selbst eintragen, muss aber zumindest erkennen können, welche Kategorie Sie verwendet haben, denn auch durch die Schule gesetzte Unterrichtsausfälle werden in der App der Lehrkraft dargestellt.

Bemerkungsfelder in Unterrichtsbelegungen prüfen

In der iMikel-Unterrichtsverwaltung können Sie zu einer Unterrichtsbelegung Bemerkungen erfassen. Diese können in der Musikschul-App Ihrer Lehrkräfte angezeigt werden. In den Grundeinstellungen der Personallizenzen können Sie festlegen, ob eine Lehrkraft auf diese Bemerkungen keinen, nur lesenden oder auch schreibenden Zugriff haben soll.

Bevor Sie die Zugriffsrechte festlegen, prüfen Sie, welche Inhalte in diesen Feldern erfasst wurden. Legen Sie fest, ob die Bereitstellung dieser Bemerkungen für Ihre Lehrkräfte gewünscht ist. Räumen Sie einige Ihrer Bemerkungen auf, bevor diese an Ihre Lehrkräfte weitergegeben werden.

Wenn Sie in der Unterrichtsverwaltung über Strg + F den Suchmodus starten, anschließend in das Bemerkungsfeld klicken und dann die Tastenkombination Strg + I drücken, wird Ihnen eine Liste der Inhalte des Bemerkungsfeldes angezeigt. Hierüber können Sie nach bestimmten Teilen einer Bemerkung suchen.

Eine Bemerkung zur Unterrichtsbelegung wird in der Musikschul-App in jeder Woche angezeigt und bietet viele Vorteile, wenn das Feld entsprechend genutzt wird. Eine Bemerkung kann zum Beispiel lauten Bitte den Schüler immer unten an der Tür abholen.

Ungünstig ist, wenn in diesem Feld zum Beispiel die folgende Information eingetragen ist: Hat sich über Lehrer Meier beschwert, weil unzufrieden. Sollten Sie das Bemerkungsfeld bisher oft für solche Informationen verwendet haben, schalten Sie die Darstellung in der App entsprechend aus.

Bemerkungen zum Teilnehmer prüfen

In der iMikel-Adressverwaltung und auch der Unterrichtsverwaltung können Sie zu einer Person (Teilnehmer) Bemerkungen erfassen. Diese können in der Musikschul-App Ihrer Lehrkräfte angezeigt werden. In den Grundeinstellungen der Personallizenzen können Sie festlegen, ob eine Lehrkraft auf diese Bemerkungen keinen, nur lesenden oder auch schreibenden Zugriff haben soll.

Bevor Sie die Zugriffsrechte festlegen, prüfen Sie, welche Inhalte in diesen Feldern erfasst wurden. Legen Sie fest, ob die Bereitstellung dieser Bemerkungen für Ihre Lehrkräfte gewünscht ist. Räumen Sie einige Ihrer Bemerkungen auf, bevor diese an Ihre Lehrkräfte weitergegeben werden.

Wenn Sie in der Adressverwaltung über Strg + F den Suchmodus starten, anschließend in das Bemerkungsfeld klicken und dann die Tastenkombination Strg + I drücken, wird Ihnen eine Liste der Inhalte des Bemerkungsfeldes angezeigt. Hierüber können Sie nach bestimmten Teilen einer Bemerkung suchen.

Eine Bemerkung zur Person (Teilnehmer) wird in der Musikschul-App jeder Lehrkraft angezeigt, die diesen Teilnehmer unterrichtet. Dies bietet viele Vorteile, wenn das Feld entsprechend genutzt wird. Eine Bemerkung kann zum Beispiel lauten Achtung! Haselnussallergie.

Die Bemerkung wird in den Stammdaten des Teilnehmers gespeichert und steht somit allen Lehrkräften als Information zur Verfügung.

Ungünstig sind in diesem Feld z. B. Informationen zum Zahlungsverkehr: Achtung Bankrückläufer - Konto nicht gedeckt. Sollten Sie das Bemerkungsfeld bisher oft für solche Informationen verwendet haben, schalten Sie die Darstellung in der App entsprechend aus.

Personallizenzen zuordnen

Ihr iMikel-Server lädt automatisch eine Anzahl von Personallizenzen entsprechend der Vereinbarung in Ihrem Vertrag. Diese können jederzeit durch zusätzliche Lizenzen erweitert werden. Setzen Sie sich bei Bedarf mit der Firma Mikel Software GmbH in Verbindung.

Sie können alle Personallizenzen je nach Bedarf Ihren Lehrkräften zuordnen. Zudem ist es möglich, eine bereits verwendete Lizenz von einer Lehrkraft zu trennen, wenn diese Lehrkraft zum Beispiel in den Ruhestand geht. iMikel generiert automatisch eine neue Lizenz, welche Sie einer Nachfolgelehrkraft zuordnen können.

Wenn Sie alle gewünschten Lehrkräfte zugeordnet und die Zugriffsrechte festgelegt haben, sind Sie mit der Einrichtung der Personallizenzen an dieser Stelle fertig und können das Fenster über die Taste Schließen verlassen. Ihr iMikel-Server beginnt im Anschluss automatisch mit der Berechnung einer Vielzahl neuer benötigter Termindaten. Dies kann je nach Anzahl Ihrer Lehrkräfte einige Stunden dauern. Währenddessen können Sie die nächsten Schritte vorbereiten.

Rechtliche Hinweistexte erstellen

Zur Einrichtung benötigt Ihre App rechtliche Hinweistexte: ein Impressum, eine Datenschutzerklärung und Verhaltensregeln (Netiquette). Zudem können Sie eine Textvorlage für die Einwilligung des Online-Unterrichts definieren. Es ist auf jeden Fall erforderlich, dass Sie die Standardtexte von iMikel prüfen und bei Bedarf an Ihre Anforderungen anpassen.

Die bisherigen Adressangaben beziehen sich zum Beispiel auf die Schule Musterhausen. Ersetzen Sie diese Angaben durch Ihre korrekten Daten. Wenn Sie mit Ihren Einstellungen fertig sind, klicken Sie oben rechts auf die Taste Einstellungen hochladen.

Klären Sie die Inhalte mit Ihrem Datenschutzbeauftragten und Ihren sonstigen Abteilungen ab. Firma Mikel Software GmbH kann keine Garantie und Haftung für die Vollständigkeit Ihrer verwendeten Texte übernehmen!

Lehrkräfte und Kunden informieren

Damit Ihre Lehrkräfte und Kunden mit der Musikschul-App arbeiten können, stellen Sie ihnen die Zugangsdaten über einen QR-Code zur Verfügung. Zum Versand der Zugangsdaten können Sie über das iMikel-Korrespondenzenmodul Textvorlagen erstellen. Wahlweise können Sie die benötigten Informationen über Platzhalter einfügen und anschließend als Brief, per E-Mail oder SMS versenden. Im Folgenden wird Ihnen erklärt, wie Sie die Vorlagen zur App erstellen und versenden können.

Organisatorischer Hinweis vorweg

Am besten ist es, die Einführung der Musikschul-App und den Versand der Einladungen für Lehrkräfte und Kunden zu staffeln und nicht alles auf einmal zu versenden. Beginnen Sie zunächst mit Ihren Lehrkräften. Es wird einige Zeit dauern, bis alle Lehrkräfte die Registrierung und das Scannen des QR-Codes durchgeführt haben.

Binden Sie zunächst alle Lehrkräfte ein und machen Sie diese mit der App vertraut. Dies hat den Vorteil, dass Ihre Kunden später ab dem ersten Tag mit deren Lehrkräften kommunizieren können und nicht warten müssen, bis auch die Lehrkräfte online sind. Zudem wird es von einigen Beteiligten Fragen zur Vorgehensweise geben.

Sie können Ihren Kunden zwar Tutorials zur Verfügung stellen, welche Sie vorab von uns erhalten; es gibt aber auch Anwender, die zusätzliche Hilfe benötigen. Somit empfiehlt es sich, nicht sämtliche Einladungen auf einmal zu versenden.

Textvorlage für App-Kennung erstellen

Wir haben für dieses Video eine Beispielvorlage in unserem iMikel angelegt. Ihre eigene Vorlage können Sie ganz einfach nachbauen; nehmen Sie dazu gern das Tutorial Briefvorlage erstellen zuhilfe.

Unter Korrespondenzen > Vorlagen sehen Sie eine Übersicht der bisher erstellten Vorlagen je Modul.

Möchten Sie die Textvorlage für die Zugangsdaten Ihrer Lehrkräfte erstellen, wählen Sie die Personalverwaltung aus; möchten Sie die Textvorlage für die Zugangsdaten Ihrer Zahlungspflichtigen erstellen, wählen Sie die Kontenverwaltung aus.

Jeder Anwender benötigt für den App-Zugriff die Zugriffskennung (UUID) sowie die PIN. Die Zugriffskennung (UUID) ist ein 36-stelliger einmaliger Code (z. B. 905AC8C7-6149-41E4-831A-15BB9BDBB889), die PIN ist eine vierstellige Nummer (z. B. 3568 Beispiel).

Nur durch Kombination dieser beiden Informationen kann der Zugriff auf die App hergestellt werden.

Zur weiteren Sicherheit in der App kann jede Zugriffskennung nur einmalig gescannt werden. Sobald eine Kennung in der App gescannt und somit einem Anwender zugeordnet wurde, ist diese Kennung verfallen und kann nicht durch Unberechtigte erneut verarbeitet werden.

Kennung und PIN stehen Ihnen als Platzhalter in den Korrespondenzen zur Verfügung. Die Kennung können Sie sowohl über den Platzhalter in Ihren Text einfügen (1) als auch als QR-Code (2).

Den Code kann der Empfänger später mit seinem Handy direkt aus der Musikschul-App einscannen. Setzen Sie hierzu den Haken bei QR-Code mit Zugangsdaten zur Musikschul-App anzeigen.

Damit ist Ihre Textvorlage erstellt und kann jetzt über die Serienbrieffunktion von iMikel versendet werden.

Zur Sicherheit versenden Sie die Mitteilung der Zugriffskennung und der PIN immer in getrennten Dokumenten. Auch Ihre Bank versendet zum Beispiel keine EC-Karte zusammen mit der PIN in einem Umschlag.

Beispiel-Textvorlage (für Kunden)

<<Adressetikett>>

Ihre Zugangsdaten für unsere Musikschul-App

<<Briefanrede>>,

wir freuen uns, Ihnen mit diesem Schreiben die Zugangsdaten für unsere Musikschul-App bereitstellen zu können. Über unsere Musikschul-App können Sie zukünftig:

- Ihre Unterrichtstermine einsehen
- Gebührenbescheide und weitere Dokumente laden
- Mit uns und Ihrer Lehrkraft DSGVO-konform Nachrichten austauschen
- Aktuelle Informationen über unsere Musikschule erfahren
- Sich über unsere Veranstaltungen informieren

Sie finden unsere App im Apple App Store und Google PlayStore, indem Sie nach > hier den Namen Ihrer Musikschul-App einsetzen < suchen. Nachdem Sie sich in der App registriert haben, können Sie unter

Hauptmenü > Einstellungen > Kennungen verwalten > Plus-Taste

den QR-Code von diesem Dokument einscannen. Für eine manuelle Eingabe lautet Ihre Kennung:

<<Einmalkennung.UUID>>

Zusätzlich erhalten Sie per SMS von uns eine PIN, welche Sie zusammen mit der genannten Kennung in unsere Musikschul-App eintragen können, um die Übertragung und Anzeige Ihrer Daten in der App zu aktivieren.

Wir wünschen Ihnen viel Vergnügen mit unserer Musikschul-App.

Mit freundlichen Grüßen

Ihre Musikschule

Einladungen zur App versenden

Die Zugangsdaten an Ihre Lehrkräfte können Sie versenden, indem Sie zunächst die gewünschten Lehrkräfte in der Personalverwaltung aufrufen; möchten Sie Ihren Zahlungspflichtigen ihre Zugangsdaten zukommen lassen, rufen Sie sie in der Kontenverwaltung auf.

Von der Kontenverwaltung aus erkennt iMikel die familiären Zusammenhänge. iMikel erstellt für jeden Kunden die benötigte Zugriffskennung. Sobald ein Kunde diese Zugriffskennung in seiner App hinterlegt hat, generiert iMikel automatisch weitere Zugangskennungen für die dazu gehörenden Kinder und ordnet diese automatisch der App des Kunden zu. Somit ist es nicht nötig, für jedes einzelne Kind eine Kennung zu versenden. Es genügt, einem Zahlungspflichtigen die Zugangsdaten zukommen zu lassen. Der Zahlungspflichtige erhält durch die Zugangsdaten sowohl Zugriff auf den Unterricht des Kindes als auch auf Gebührenbescheide und sonstige Dokumente.

Klicken Sie anschließend auf die Briefumschläge und wählen Sie dann in der Übersicht Ihre neu erstellte Textvorlage aus.

Sie sehen in der Vorlage, wie für Ihre jeweiligen Empfänger die Zugangskennung und der entsprechende QR-Code dargestellt wird. Sie können diese Textvorlage drucken oder alternativ haben Sie eine Mail-Version definiert, welche die Druckversion als PDF-Anlage enthält. Diese könnten Sie per E-Mail an Ihre Lehrkräfte/Kunden versenden.

Nachdem Sie die Zugangskennung erstellt und beispielsweise für den Versand als Brief ausgedruckt haben, können Sie anschließend dieselbe Auswahl von Lehrkräften/Zahlungspflichtigen für den Versand der PIN verwenden.

Dadurch ersparen Sie es sich, zu einem späteren Zeitpunkt ermitteln zu müssen, welche Personen eine Kennung, aber noch keine PIN erhalten haben.

Falls Sie dennoch erst zu einem späteren Zeitpunkt die PIN versenden möchten, können Sie mithilfe einer gespeicherten Suchabfrage ganz schnell die Personen ausfindig machen, welche bereits den QR-Code, aber noch nicht die PIN erhalten haben.

Für den Versand der PIN ergeben sich verschiedene Möglichkeiten: Sie können die PIN beispielsweise ausdrucken und ebenfalls per Brief verschicken. Sie können die PIN aber auch als Serien-Mail versenden.

Da die E-Mail mit der PIN schneller beim Kunden ankommen wird als die Kennung per Brief, geben Sie in der E-Mail den Hinweis, dass die Kennung per Brief folgen wird. Verfügen einige Zahlungspflichtige über keine Mail-Adresse, zeigt Ihnen dies iMikel an, woraufhin Sie die PIN an diese restlichen Zahlungspflichtigen beispielsweise per Brief versenden können.

Alternativ können Sie die PIN als SMS versenden.

Da die SMS mit der PIN schneller beim Kunden ankommen wird als die Kennung per Brief, geben Sie in der SMS den Hinweis, dass die Kennung per Brief folgen wird. Erlauben einige Zahlungspflichtige den SMS-Versand nicht, zeigt Ihnen dies iMikel an, woraufhin Sie die PIN an diese restlichen Zahlungspflichtigen per Brief oder E-Mail versenden können.

Ihre Musikschul-App bewerben

Die Musikschul-App bietet Ihnen zukünftig viele Vorteile zur Kommunikation mit Ihren Kunden, Lehrkräften und zum Beispiel zum Versand von Dokumenten. Damit Sie diese Funktionen zukünftig für alle Ihre Kunden einsetzen können, ist von großem Vorteil, dass auch alle Ihre Kunden die App nutzen.

Bewerben Sie dazu Ihre App regelmäßig. Je mehr Kunden die App einsetzen, desto flexibler können Sie zukünftig reagieren. Ungünstig ist es zum Beispiel, wenn eine Lehrkraft nur mit einem geringen Teil ihrer Schüler kommunizieren kann und somit erzwungen wird, an der App vorbei über weitere Kanäle Nachrichten zu übermitteln.

Zur Bewerbung der App gibt es eine Vielzahl simpler Möglichkeiten:

• Jede Lehrkraft kann in ihrer digitalen Anwesenheitsliste in der App schnell erkennen, ob ein Schüler oder seine Eltern in Ihrer App registriert sind oder nicht: Wird neben dem Schüler auf der rechten Seite die Sprechblase zur Erstellung von Nachrichten nur in grau dargestellt, ist der Schüler oder die Eltern nicht in der App registriert. Wird die Sprechblase farbig dargestellt, sind Schüler und/oder Eltern registriert. Durch dieses Merkmal kann eine Lehrkraft schnell erkennen, dass sie den Schüler auf die App anspricht und die Vorteile mitteilt.
• Auf einer Anmeldebestätigung oder einer Rechnung könnten Sie zusätzlich den Hinweis zu Ihrer App einfügen. Eine App kann sehr leicht in den App Stores gefunden werden, indem der Kunde z. B. einfach nach Musikschule Musterhausen sucht.
• Zusätzlich zu der App erhalten Sie von uns Tutorials, welche zeigen, welche Vorteile die App bietet und wie einfach die Bedienung ist. Über iMikel können Sie eine Serien-Mail mit einem Hinweis auf Ihre App und Ihre Tutorials an Ihre Kunden versenden.
• Binden Sie die Links zu Ihrer App im Apple-AppStore und Google-Playstore direkt in Ihre Webseite ein und teilen Sie den Besuchern mit, dass es Ihre App gibt.