iMikel Online-Anmeldung: Funktion, DSGVO, Datenschutz & Sicherheit

Einleitung

Über dieses Dokument

Dieses Dokument enthält Informationen über die für die Musikschulverwaltungslösung iMikel verfügbare Online-Anmeldung. Das Dokument beschreibt die mögliche Konfiguration der Online-Anmeldung durch die Administration des Anwenders sowie den technischen Ablauf der Datenübertragung und den Umgang mit personenbezogenen Daten.

Zur Auskunftsfähigkeit gegenüber Betroffenen beschreibt dieses Dokument, welche personenbezogenen Daten mit Hilfe welcher automatisierten Verfahren auf welche Weise verarbeitet werden und welche Datenschutzmaßnahmen dabei getroffen wurden.

Zudem enthält dieses Dokument Auskünfte über die Fristen und Dauer der Datenspeicherung und den Zeitpunkt der Datenlöschung.

Die iMikel Online-Anmeldung ist ein Zusatzmodul der Musikschulverwaltungslösung iMikel und kann grundsätzlich an jeder Musikschule, Musik- und Kunstschule, Akademie, Konservatorium etc., welche die Musikschulverwaltungslösung iMikel einsetzen, verwendet werden. In diesem Dokument wird der Partner zur Vereinfachung Musikschule genannt.

Über die iMikel Online-Anmeldung

Die iMikel Online-Anmeldung stellt Felder zur Eingabe von Stammdaten des Interessenten, Zahlungspflichtigen und Angaben zu Wunschfächern oder zur Anmeldung zu einem bestimmten Kursangebot dar. Neben den Standardfeldern können durch die Administration zusätzliche Inhalte konfiguriert werden. Hierzu gehören z.B. eigene Felder, wie die Anmeldung zu einem Newsletter oder die Frage nach einem gewünschten Leihinstrument.

Die optische Darstellung ist über Parameter seitens der Musikschule konfigurierbar.

Das Online-Anmeldeformular wird ausserhalb der Musikschule auf Servern der Firma Mikel Software gehostet, durch den Interessenten aufgerufen. Alle dabei erfassten Daten werden jeweils in einem je Anmeldung verschlüsselten Paket auf den Servern der Firma Mikel Software abgelegt.

Sämtliche Datenübertragungen zwischen Formular, Server und Musikschule erfolgen ausschließlich verschlüsselt über das HTTPS-Protokoll. Alle beteiligten, von Firma Mikel Software zur Verfügung gestellten Server sind über SSL-Zertifikate abgesichert und identifiziert sowie gegen Zugriffe durch Dritte geschützt.

Sämtliche Server sind in einem deutschen Rechenzentrum positioniert. Unsere Partner sind:

STRATO AG
Pascalstraße 10
10587 Berlin
Deutschland

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland

Beide Rechenzentren erfüllen die TÜV-Zertifizierung ISO 27001.

Alle auf den Servern zwischengespeicherten und verschlüsselten Datenpakete werden 3 Tage nach der Abholung gelöscht. Diese 3 Tage dienen als Backup-Sicherheit für die Musikschule, sodass die Daten innerhalb dieser Frist durch die Musikschule erneut geladen werden könnten, falls die Musikschule auf ihren lokalen Systemen eine Rückspielung eines Backups durchführen sollte.

Das Online-Formular stellt während des Anmeldeprozesses keinerlei Verbindung zum Server der Musikschule oder einem städtischen Netz her.

Das Modul überträgt das Ergebnis am Ende des Anmeldevorgangs ausschließlich als verschlüsseltes Paket auf die Server der Firma Mikel, wo es später durch die Musikschule über die Musikschulverwaltungslösung iMikel abgeholt werden kann.

Administration

Freischaltung

Die Freischaltung der Online-Anmeldung in der Musikschulverwaltungslösung iMikel erfolgt durch die Eingabe eines Lizenzschlüssels. Nach der Eingabe stehen die internen Funktionen zur Verfügung.
Der Link zur Einbindung der Online-Anmeldung in die Homepage der Musikschule wird automatisch berechnet und dargestellt.

Die Einbindung der Online-Anmeldung in die Webseite der Musikschule kann über eine Verlinkung oder in einem iFrame (Darstellung innerhalb des Textes auf der Internetseite) erfolgen. Die Online-Anmeldung wird nicht auf dem Webserver der Musikschule oder dessen Webseiten-Betreiber bereitgestellt.

Die Einbindung des Links in die Homepage der Musikschule erfolgt nicht über Firma Mikel Software, sondern muss über den entsprechenden Partner der Musikschule erfolgen.

Über den Konfigurationsbereich kann die Einrichtung der Texte, Optik (Farben, Schriften etc.) durchgeführt werden.

Konfiguration

Die Konfiguration des Formulares erfolgt durch die Musikschule direkt über die Musikschulverwaltungslösung iMikel. Hierbei kann die Musikschule die zur Auswahl gewünschten Instrumente und Unterrichtsformen festlegen. Des Weiteren können Texte für Einleitung und Anmeldebestätigung festgelegt werden. Zudem ist es möglich, eigene/neue Felder (z.B. die Abfrage einer Newsletter-Anmeldung) zu definieren.

Neben diesen Funktionen gibt es weitere Optionen:

Die Abfrage der SEPA-Bankverbindung (IBAN) ist optional und kann inkl. einem frei definierbaren Text aktiviert werden. Hiermit hat die Musikschule die Möglichkeit, die Abfrage der Bankverbindung in das Formular einzubinden. Die Online-Abfrage der SEPA-Bankverbindung ist optional und nicht zwingend im Formular enthalten.

Die Abfrage einer Foto-Erlaubnis ist ebenfalls optional und kann mit einem weiteren frei definierbaren Text aktiviert werden. Hiermit hat die Musikschule die Möglichkeit, bei Bedarf die Abfrage einer Foto-Erlaubnis in das Formular einzubinden.

Über weitere Funktionen lassen sich zudem Links zu Gebührenordnungen, Datenschutz-Bestimmungen etc. in das Formular integrieren.

Neben den inhaltlichen Konfigurationen besteht zudem die Möglichkeit, über CSS-Informationen die Optik des Formulares an das CI der Musikschule oder der Stadt anzupassen. Hierbei sind Schriften, Farben, Strichstärken, Rahmenfarben etc. frei definierbar. Zudem lässt sich im Kopfbereich des Formulares ein Logo einbinden.

Nach der Konfiguration werden diese Angaben im Online-Formular gespeichert, sodass das Formular entsprechend der Vorgaben der Musikschule angezeigt werden kann.

Welche Daten werden übertragen?

Grundsätzliches

In der iMikel-Online-Anmeldung erfolgt ausschließlich eine verschlüsselte HTTPS-Übertragung aller Informationen über ein gültiges SSL-Zertifikat.

Bereitstellung des Formulares

Folgende Informationen werden nach der Konfiguration und zur Bereitstellung der iMikel Online-Anmeldung verschlüsselt an den Server übertragen:

• Logo der Musikschule (Bild-Datei im PNG-Format)
• Überschrift und Einleitungstext
• Liste der zur Auswahl gewünschten Instrumente (z.B. Akkordeon, Blockflöte etc.)
• Liste der zur Auswahl gewünschten Unterrichtsarten (z.B. Einzelunterricht, Gruppenunterricht etc.)
• Liste der zur Auswahl gewünschten Unterrichtsorte (z.B. Musikschule etc.)
• Kursangebote (z.B. Früherziehung Montag 11:00 - 12:00, Lehrer Meier, Raum 5)
• Angabe der gewünschten auszufüllenden Pflichtfelder
• Eigene Felder/Fragen (z.B. Möchten Sie einen Newsletter abonnieren?)
• SEPA-Text
• Foto-Freigabe-Text
• Anmeldebestätigung-Text

Eine Übertragung/Aktualisierung dieser Daten erfolgt jeweils nach Abschluss der Konfiguration oder z.B. bei Wegfall eines Kursangebotes.

Anmeldung

Nach dem Aufrufen der iMikel Online-Anmeldung können durch den Interessenten Daten im Formular eingeben werden. Erst nach erfolgreichem Absenden und Erscheinen der Bestätigungsmeldung werden diese Daten verschlüsselt auf dem Server der Firma Mikel Software gespeichert.

Die Speicherung der vom Interessenten angegeben Informationen erfolgt in einem je Anmeldevorgang verschlüsselten Datenpaket im zertifiziertem Rechenzentrum mit deutschem Standort.

Folgende Informationen werden nach einer iMikel Online-Anmeldung verschlüsselt an den Server der Firma Mikel Software übertragen:

• Wunschfach/Instrument
• Wunsch-Unterrichtsart
• Wunschlehrer/Wunschtage/Sonstiges
• Wunschort

Gespeichert werden folgende personenbezogene Daten des Zahlungspflichtigen sowie des Teilnehmers:

• Anrede
• Titel
• Vorname
• Nachname
• Straße
• Hausnummer
• Hausnummer-Zusatz
• Postleitzahl
• Ort
• Ortsteil
• Geschlecht
• Geburtsdatum
• E-Mail
• Telefon
• Mobil

Optional nach Bedarf können zudem die Daten eines abweichenden Erziehungsberechtigten und abweichenden Bankkontoinhabers eingegeben werden.

Optional übertragen werden zudem:

• IBAN des Zahlungspflichtigen (wenn Abfrage aktiviert)
• Foto-Freigabe ( ja/nein) (wenn Abfrage aktiviert)
• Eigene Felder (Newsletteranmeldung, Bemerkung, Sonstiges etc.)

Einlesen und Verarbeiten einer Anmeldung in der Musikschulverwaltungslösung iMikel

Das Abholen/Einlesen von iMikel Online-Anmeldungen wird in iMikel über die Zugriffsrechte der Benutzerverwaltung geregelt. Der Zugriff auf iMikel erfolgt grundsätzlich passwortgeschützt.

Die Übertragung eines verschlüsselten iMikel Online-Anmeldung-Paketes vom Server der Firma Mikel Software in die Musikschule erfolgt über eine verschlüsselte HTTPS-Übertragung direkt in den Anmeldeassistenten von iMikel. Übertragen wird hierbei ausschließlich ein verschlüsseltes Datenpaket, welches in der Musikschule durch die Musikschulverwaltungslösung entschlüsselt wird.

Über die Zwischenstufe des Anmeldeassistenten hat der Anwender jederzeit die Möglichkeit, die Eingänge vorab zu sichten und Spam-/Fake-Anmeldungen vor der Weiterverarbeitung zu entfernen. Alle online eingelesenen Anmeldungen sind in iMikel als Online-Anmeldung gekennzeichnet.

Das Paket wird nach erfolgreicher Übertragung auf dem Online-Server als abgeholt gekennzeichnet. Nach 3 Tagen erfolgt die endgültige Löschung des verschlüsselten Datenpaketes auf dem Online-Server.

Rechtsverbindlichkeit der Anmeldung

DSGVO und Double-Opt-In

Die iMikel-Online-Anmeldung erfolgt über das Double Opt-In-Verfahren. Hierbei erhält der Anmeldende direkt nach Absenden des Formulares einen Link zur Bestätigung seiner Anmeldung. Erst nach erfolgter Bestätigung ist die Online-Anmeldung vollständig und steht zur Abholung durch iMikel zur Verfügung.

Nach dem Einlesen der Online-Anmeldung in der Musikschule stehen darin als Nachweis für die Einwilligung folgende Informationen zur Verfügung:

• Wann wurde das Online-Anmeldung-Formular abgesendet?
• An welche E-Mail-Adresse wurde der Link zur Bestätigung gesendet?
• Wann wurde die Online-Anmeldung über das Klicken des Links bestätigt?

Nur vollständig über das Double Opt-In Verfahren bestätigte Online-Anmeldungen werden in iMikel übernommen. Hierdurch stellen Sie sicher, dass Sie keinesfalls unerlaubt unbestätigte Daten speichern und gegen die Vorgaben der DSGVO verstoßen würden.

Die nächsten Schritte

Nach dem Eingang einer iMikel Online-Anmeldung wird empfohlen, die Rechtsverbindlichkeit durch die Ausgabe eines gegenzuzeichnenden Dokumentes oder auch eines SEPA-Mandates zu realisieren.

Hierzu kann direkt während der Verarbeitung einer Online-Anmeldung als nächster Schritt und zur rechtsverbindlichen Bestätigung der Anmeldung über das iMikel-Korrespondenzen-Modul eine Anmeldebestätigung erzeugt werden.

Diese kann inhaltlich frei definiert werden und über Platzhalter die in der Online-Anmeldung angegebenen Daten anzeigen und an den Anmeldenden adressiert werden. Dieser kann das Dokument anschließend gegenzeichnen.
Alternativ zum Druck kann dieses Dokument auch als PDF-Datei per Mail an den Zahlungspflichtigen gesendet werden.

Beim Eingang einer iMikel Online-Anmeldung ist der Eintrag zunächst mit einem blauen Etikett versehen. Nach Rücklauf der unterschriebenen verbindlichen Anmeldung kann dieser Eintrag auf grün (Warteliste) oder auf eines der weiteren verfügbaren Etiketten umgeschaltet werden.

Somit behält die Musikschule den Überblick zwischen bestätigten (rechtsverbindlichen) und unbestätigten Anmeldungen.