Technische und organisatorische Maßnahmen

1. Vertraulichkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

1.1 Zutrittskontrolle

Unbefugten ist der Zutritt zu Räumen zu verwehren, in denen Datenverarbeitungsanlagen untergebracht sind.

Technische Maßnahmen

Alarmanlage
Manuelles Schließsystem
Sicherheitsschlösser

Organisatorische Maßnahme

Schlüsselregelung
Empfang
Besucher in Begleitung durch Mitarbeiter
Sorgfalt bei Auswahl des Reinigungsdienstes

1.2 Zugangskontrolle

Es ist zu verhindern, dass Datenverarbeitungssysteme von Unbefugten genutzt werden.

Technische Maßnahmen

Login mit Benutzername + Passwort
Login mit biometrischen Daten
Sperrung bei Fehlversuchen/Inaktivität und Prozess zur Rücksetzung gesperrter Zugangskennungen
Verbot Speicherfunktion für Passwörter und/oder Formulareingaben (Server/Clients)
Anti-Viren-Software Server
Anti-Viren-Software Clients
Anti-Virus-Software mobile Geräte
Hardware-Firewall
Protokollierung des Zugangs
Einsatz VPN bei Remote-Zugriffen
Gesicherte (verschlüsselte) Übertragung
Verschlüsselung von Datenträgern
Verschlüsselung von Smartphone
Gehäuseverriegelung
Automatische/manuelle Desktopsperre
Verwaltung und Dokumentation von personengebundenen Authentifizierungsmedien und Zugangsberechtigungen
Verschlüsselung von Notebooks

Organisatorische Maßnahmen

Verwalten von Benutzerberechtigungen
Erstellen von Benutzerprofilen

1.3 Zugriffskontrolle

Es kann nur auf die Daten zugegriffen werden, für die eine Zugriffsberechtigung besteht. Daten können bei der Verarbeitung, Nutzung und nach der Speicherung nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden.

Technische Maßnahmen

Aktenschredder (mind. Stufe 3, cross cut)
Physische Löschung von Datenträgern
Protokollierung von Zugriffen auf Anwendungen, konkret bei der Eingabe, Änderung und Löschung von Daten

Organisatorische Maßnahmen

Einsatz Berechtigungskonzept
Verwaltung Benutzerrechte durch Administratoren
Vermeidung der Konzentration von Funktionen
Entwicklung mit mehreren Mitarbeitern
Minimale Anzahl an Administratoren

1.4 Verwendungszweckkontrolle

Es ist zu gewährleisten, dass zu unterschiedlichen Zwecken erhobene Daten getrennt verarbeitet werden können.

Technische Maßnahmen

Trennung von Produktiv- und Entwicklungsumgebung
Mandantenfähigkeit relevanter Anwendungen
Physikalische Trennung (Systeme / Datenbanken / Datenträger)

Organisatorische Maßnahmen

Getrennte Verarbeitung verschiedener Datensätze (Zweckattribute)
Steuerung über Berechtigungskonzept
Regelmäßige Verwendungszweckkontrolle und Löschung
Festlegung von Datenbankrechten

1.5 Pseudonymisierung (Art. 32 Abs. 1 lit. a DSGVO; Art. 25 Abs. 1 DSGVO)

Die Verarbeitung personenbezogener Daten in einer Weise, dass die Daten ohne Hinzuziehen zusätzlicher Informationen nicht mehr einer spezifischen betroffenen Person zugeordnet werden können, sofern diese zusätzlichen Informationen gesondert aufbewahrt werden und entsprechend technischen und organisatorischen Maßnahmen unterliegen.

Technische Maßnahme

Im Falle der Pseudonymisierung: Trennung der Zuordnungsdaten und Aufbewahrung in einem getrennten und abgesicherten System

Organisatorische Maßnahme

Interne Anweisung, personenbezogene Daten im Falle einer Weitergabe oder auch nach Ablauf der gesetzlichen Löschfrist möglichst zu anonymisieren/pseudonymisieren

2. Integrität (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

2.1 Weitergabekontrolle

Ziel der Weitergabekontrolle ist es, zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten bei der elektronischen Übertragung oder während ihres Transports oder ihrer Speicherung auf Datenträger nicht unbefugt gelesen, kopiert, verändert oder entfernt werden können und dass überprüft und festgestellt werden kann, an welchen Stellen eine Übermittlung personenbezogener Daten durch Einrichtungen zur Datenübertragung vorgesehen ist.

Technische Maßnahmen

Email-Verschlüsselung (SSL)
Bereitstellung über verschlüsselte Verbindungen wie SFTP oder HTTPS
Einsatz von VPN
Sicherung der Übertragung im Backend
Sichere Übertragung zu externen Systemen
Risikominimierung durch Netzseparierung
Härtung der Backend-Systeme
Beschreibung der Schnittstellen
Umsetzung einer Maschine-Maschine-Authentisierung?
Sichere Ablage von Daten, inkl. Backups
Protokollierung der Zugriffe und Abrufe
Gesicherte Speicherung auf mobilen Datenträgern
Sichere Transportbehälter

Organisatorische Maßnahmen

Übersicht regelmäßiger Abruf- und Übermittlungsvorgänge
Festlegung empfangs-/weitergabeberechtigter Instanzen/Personen
Prüfung der Rechtmäßigkeit der Übermittlung ins Ausland
Führung von Löschprotokollen

2.2 Eingabekontrolle

Zweck der Eingabekontrolle ist es, zu gewährleisten, dass nachträglich überprüft und festgestellt werden kann, ob und von wem personenbezogene Daten in Datenverarbeitungssysteme eingegeben, verändert oder entfernt worden sind.

Technische Maßnahmen

Technische Protokollierung der Eingaben, Änderungen und Löschung von Daten
Manuelle oder automatisierte Kontrolle der Protokolle

Organisatorische Maßnahmen

Übersicht, mit welchen Programmen welche Daten eingegeben, geändert oder gelöscht werden können
Nachvollziehbarkeit von Eingaben, Änderungen und Löschungen von Daten durch individuelle Benutzernamen
Vergabe von Rechten zur Eingabe, Änderung und Löschung von Daten auf Basis eines Berechtigungskonzepts
Aufbewahrung von Formularen, von denen Daten in automatisierter Verarbeitung übernommen wurden

3. Verfügbarkeit, Belastbarkeit, Desaster Recovery

3.1 Verfügbarkeit und Belastbarkeit (Art. 32 Abs. 1 lit. b DSGVO)

Maßnahmen, die gewährleisten, dass personenbezogene Daten gegen zufällige Zerstörung oder Verlust geschützt sind.

Technische Maßnahmen

Feuer- und Rauchmeldeanlage
Feuerlöscher Server-Raum
Server-Raumüberwachung: Temperatur und Feuchtigkeit
Serverraum klimatisiert
USV
Schutzsteckdosenleisten Server-Raum
RAID-System/Festplattenspiegelung
Redundanz der Kommunikationsverbindungen
Monitoring der IT-Systeme

Organisatorische Maßnahmen

Regelmäßige Tests zur Datenwiederherstellung und Protokollierung der Ergebnisse
Backup- und Recovery-Konzept
Aufbewahrung der Sicherungsmedien an einem sicheren Ort außerhalb des Server-Raums
Keine sanitären Anschlüsse im oder oberhalb des Serverraums
Ressourcenplanung und Bereitstellung
Kontrolle des Sicherungsvorgangs

3.2 Desaster Recovery – Rasche Wiederherstellung nach Zwischenfall (Art. 32 Abs. 1 lit. c DSGVO)

Organisatorische Maßnahmen

Notfallplan Datensicherungskonzepte und Umsetzung

4. Verfahren zur regelmäßigen Überprüfung, Bewertung & Evaluierung

4.1 Datenschutz-Management

Technische Maßnahmen

Software-Lösungen für Datenschutz-Management im Einsatz
Zentrale Dokumentation aller Verfahrensweisen und Regelungen zum Datenschutz mit Zugriffsmöglichkeiten für Mitarbeiter nach Bedarf/Berechtigungen
Melde- und Freigabeprozess

Organisatorische Maßnahmen

externer Datenschutzbeauftragter:
- Herr Phillip Reck
  Treuhand Weser-Ems Unternehmensberatung GmbH
  Langenweg 55, 26125 Oldenburg
  Telefon 0441 - 9710 219
  E-Mail: reck@treuhand.de
Mitarbeiter geschult und auf Vertraulichkeit/Datengeheimnis verpflichtet
Regelmäßige Sensibilisierung der Mitarbeiter (mindestens jährlich)
Formalisierter Prozess zur Bearbeitung von Auskunftsanfragen seitens Betroffener ist vorhanden
Einführung einer geeigneten Vertreterregelung
Festlegung von Verantwortlichkeiten

4.2 Incident-Response-Management

Unterstützung bei Reaktion auf Sicherheitsverletzungen

Technische Maßnahmen

Einsatz von Firewall und regelmäßiger Aktualisierung
Einsatz von Spamfilter und regelmäßige Aktualisierung
Einsatz von Virenscanner und regelmäßige Aktualisierung
Intrusion Detection System (Angriffserkennungssystem)
Intrusion Prevention System (Angriffsverhinderungssystem)

Organisatorische Maßnahmen

Dokumentierter Prozess zur Erkennung und Meldung von Sicherheitsvorfällen/Datenpannen Dokumentation von Sicherheitsvorfällen und Datenpannen Dokumentierte Vorgehensweise zum Umgang mit Sicherheitsvorfällen

4.3 Datenschutzfreundliche Voreinstellung (Art. 25 Abs. 2 DSGVO)

Privacy by design / Privacy by default

Technische Maßnahmen

Es werden nicht mehr personenbezogene Daten erhoben, als für den jeweiligen Zweck erforderlich sind.
Einfache Ausübung des Widerrufsrechts des Betroffenen durch technische Maßnahmen

4.4 Auftragskontrolle (Outsourcing an Dritte)

Ziel der Auftragskontrolle ist es, zu gewährleisten, dass personenbezogene Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, nur entsprechend den Weisungen des Auftraggebers verarbeitet werden können.

Technische Maßnahme

Software zur Erstellung und Verwaltung von Verträgen zur Auftragsverarbeitung

Organisatorische Maßnahmen

Software zur Erstellung und Verwaltung von Verträgen zur Auftragsverarbeitung|Vorherige Prüfung der vom Auftragnehmer getroffenen Sicherheitsmaßnahmen und deren Dokumentation
Auswahl des Auftragnehmers unter Sorgfaltsgesichtspunkten (besonders in Bezug auf Datenschutz und Datensicherheit)
Abschluss der notwendigen Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung bzw. EU-Standard-Vertragsklauseln
Schriftliche Weisung an den Auftragnehmer?
Verpflichtung der Mitarbeiter des Auftragnehmers auf Datengeheimnis
Verpflichtungen der Mitarbeiter des Auftragnehmers auf Datengeheimnis
Verpflichtung zur Bestellung eines Datenschutzbeauftragten durch den Auftragnehmer bei Vorliegen Bestellpflicht?
Vereinbarung wirksamer Kontrollrechte gegenüber dem Auftragnehmer?
Sicherstellung der Vernichtung von Daten nach Beendigung des Auftrags
Bei längerer Zusammenarbeit: Laufende Überprüfung des Auftragnehmers und seines Schutzniveaus?