Zusatzmodule

iMikel ist modular aufgebaut und kann jederzeit über Zusatzmodule erweitert werden. Sie können iMikel zunächst in der Grundversion installieren und später weitere Zusatzmodule hinzufügen.

iMikel wächst mit Ihren Anforderungen und kann jederzeit auch durch zusätzliche Programmierungen durch unser Entwicklungs-Team an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.

Flexible und dynamische Honorabrechnungen

iMikel enthält ein sehr flexibles Modul zur Berechnung von Honoraren. Je Kreditor:in können Sie individuelle Honorarvorgaben definieren. Alle Honorare können individuell pro tatsächlich erteilter Stunde unter Berücksichtigung von Feiertagen und Ferien oder Unterrichtsausfällen berechnet werden.

Auch die Berücksichtigung von einmaligen Verlegungen einer Unterrichtsstunde ist möglich. Besondere Honorarvorgaben können zudem in der Fächerverwaltung je Unterrichtsfach eingetragen werden.

Darüber hinaus ist es möglich, in der Unterrichtsverwaltung einmalige Honorarvereinbarungen für einen bestimmten Kurs einzutragen. Neben den Honorarvorgaben für Unterrichtstätigkeiten können Sie noch weitere Vorgaben wie z. B. Fahrtkosten, Sonderhonorare etc. definieren.

Hierbei kann iMikel alle Fahrtkosten exakt über eine Anbindung an Google Maps berechnen und sämtliche Fahrtrouten zwischen den einzelnen Unterrichtsorten ausgeben.

  • Individuelle Honorarvorgaben je Kreditor:in, Fach oder Veranstaltung
  • Automatische Umrechnung der Honorare bei beliebiger Unterrichtsdauer
  • Berechnung von Sonderhonoraren
  • Automatische Berechnung von Fahrtzeiten und -kosten über Google Maps
  • Ausgabe über Schnittstellen (z. B. als SEPA-Datei)
  • Ausgabe von Finanzamtsbescheinigungen
  • Einbindung in Kosten-/Leistungsrechnungsmodul

iMikel Info-Raum-Terminal für Ihren Eingangsbereich

Der iMikel-Raum-Terminal verwendet die verschlüsselte iMikelGo-Technologie und ist als eigenständiges Programm für Microsoft Windows und Apple OS X im Eingangsbereich Ihrer Musikschule einsetzbar.

Zur Anzeige von Unterricht und sonstigen Raumbelegungen ist kein Zugriff auf den Server der Musikschule notwendig! Stattdessen tauscht der iMikel-Server aus der Musikschule die zur Anzeige erforderlichen Daten verschlüsselt mit dem iMikel-Raum-Terminal aus.

Der iMikel-Raum-Terminal benötigt zum Empfang der anzuzeigenden Informationen nur einen Zugang zum Internet. Sobald sich in der iMikel-Verwaltung Änderungen an den Terminen oder z. B. ein Unterrichtsausfall ergeben, können diese an den Terminal gesendet werden.

Der iMikel-Raum-Terminal zeigt Ihnen alle aktuellen Termininformationen eines Unterrichtsortes an. Sie erkennen genau, welche Lehrkraft zurzeit in welchem Raum unterrichtet und bei Bedarf auch, wo gerade eine Besprechung oder Konferenz stattfindet.

Auch Unterrichtsausfälle können als Hinweis eingeblendet werden. Auf einer Liste werden bis zu 20 Kurse, Lehrkräfte oder Räume angezeigt. Wenn mehr vorhanden sind, scrollt der iMikel-Raum-Terminal automatisch nach einer frei definierbaren Zeit zu diesen weiter.

Es werden also z. B. für jeweils zehn Sekunden zunächst Raum 1 bis 20, dann Raum 21 bis 40 und schließlich Raum 41 bis 60 angezeigt. Die Anzahl der Kurse, Räume und Lehrkräfte ist unbegrenzt und die Anzeigedauer ist jeweils frei definierbar.

In der Terminliste (Abflugliste) blinken die nächsten Kurse ab zwei Minuten vor Unterrichtsbeginn automatisch farbig („bitte einsteigen – Boarding“). Nach Beginn eines Kurses (auch dieser Zeitpunkt ist in Sekunden definierbar) verschwindet dieser von der Liste und die nächsten Kurse werden angezeigt.

Inventar- / Instrumentenverwaltung

Die iMikel-Inventar-/Instrumentenverwaltung verwaltet Ihr gesamtes Inventar und alle Leihinstrumente. Zu sämtlichen Einträgen können zusätzlich Fotos und sonstige Dokumente (PDF-Dateien, Bedienungsanleitungen etc) direkt in iMikel gespeichert werden.

Aus der Inventar-/Instrumentenverwaltung können Sie frei gestaltbare Leihverträge erstellen. Der iMikel-Server berechnet automatisch die Leihgebühren. Zudem können Sie auch Reparaturen eintragen und die gesamte Historie eines Inventars/Instrumentes nachvollziehen.

  • Verwaltung von Inventar und Leihinstrumenten
  • Speichern von beliebigen zusätzlichen Dokumenten (z. B. Bedienungsanleitungen)
  • Erstellung von Leihverträgen
  • Verwaltung von Reparaturen
  • Übersichten mit Auswertung der Kaufpreise

Bibliothekenverwaltung

Die iMikel-Bibliothekenverwaltung unterstützt Sie bei der Verwaltung von Noten, DVD, CD, LP etc. Zu allen Einträgen können Sie Titel, Autor:innen, Komponist:innen etc. verwalten.

Über die vielen Suchfunktionen können Sie jederzeit alle Titel bestimmter Komponist:innen, Genres oder einer Besetzung aufrufen. Sie können aus der Bibliothekenverwaltung Leihverträge für Zahlungspflichtige/Teilnehmer:innen oder Lehrkräfte erstellen.

Sämtliche Textvorlagen hierfür sind über das Dokumenten-Management frei definierbar.

  • Verwaltung von Noten, DVD, CD, LP etc.
  • Speichern von Titeln, Autor:innen, Komponist:innen etc.
  • Verwalten von Genres, Besetzungen und Stimmen
  • Erstellung von Leihverträgen

Mandantenmodul

Über das iMikel-Mandantenmodul können Sie Ihre Musikschule, Ihr Bildungszentrum etc. in verschiedene Abteilungen oder Firmen aufteilen. Sie können z. B. zur Trennung zwischen Unterricht, Projektbereich und Instrumentenverleih mehrere Mandanten anlegen.

Oder Sie trennen zwischen der Musik- und der Kunstschule. Je Mandant können individuelle Kassenzeichen-Bereiche, Rechnungstexte, Logos, Briefköpfe etc. definiert werden.

Die Buchungsdaten der verschiedenen Mandanten können über individuelle Wege abgerechnet werden. Während die Buchungen des einen Mandanten über eine SAP-Schnittstelle an die Stadtkasse übergeben werden, können die Buchungen des anderen Mandanten per SEPA-XML an die Sparkasse übergeben werden.

Die Anwender:innen der verschiedenen Mandanten können bei Bedarf auf Daten des anderen Mandanten zugreifen. Somit ist es z. B. möglich, in einer Musikschule und Volkshochschule auf dieselben Stammdaten und Raumbelegungspläne zuzugreifen.

Hierdurch kann die Stammdatenpflege zentralisiert und vereinfacht werden und alle Systeme sind immer auf dem aktuellen Stand.

  • Verwaltung mehrerer Firmen oder Abteilungen innerhalb einer Software
  • Getrennte Kassenzeichenbereiche
  • Individuelle Schnittstellen je Mandanten
  • Individuelle Briefköpfe, Logos, Rechnungstexte je Mandanten
  • Individuelle Auswertungen
  • Gemeinsame Stammdaten, Raumbelegungspläne etc.

Statistik-/ Kosten- & Leistungsrechnungsmodul

Über das iMikel-Statistik-/Kosten-und-Leistungsrechnungsmodul können Sie beliebig viele Berichte mit jeweils beliebig vielen Auswertungen definieren und Ihre Daten analysieren und auswerten.

Ein Bericht wird über das Statistik-/Kosten-und-Leistungsrechnungsmodul nur ein einziges Mal definiert. Er kann anschließend zu einem frei definierbaren Turnus vom iMikel-Automationsmodul unter Berücksichtigung neuer Daten automatisch aktualisiert und per E-Mail z. B. an Amtsleitung, Schulleitung, Stellvertretung und/oder Verwaltungsleitung gesendet werden.

Betreff und Text der E-Mail und auch die Liste der Empfänger:innen ist je Bericht frei konfigurierbar.

  • Auswertung beliebiger Zeiträume (die letzten X Jahre, Monate etc)
  • Beliebige Unterteilungen (monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich)
  • Auswertung von Gebühren, Belegungen, Jahreswochenstunden, An-, Abmeldungen, Belegungszeiten etc.
  • Auswertung nach Leistungszeitpunkt oder Fälligstellung
  • Darstellung der Ergebnisse in Diagrammen (Linie, Balken, Torte)
  • Ausgabe der Ergebnisse in Druckform, PDF- oder Excel-Datei
  • Gegenüberstellungsfunktion (z. B. Jahreswochenstunden vs. Gebühren je Fachbereich)
  • Berechnung der Statistiken durch den iMikel-Server

Automationsmodul

Über das iMikel-Automationsmodul lassen sich immer wiederkehrende Arbeitsvorgänge, wie z. B. das Erstellen von Stundenplänen oder Anwesenheitslisten als PDF, ein monatlich durchzuführender Rechnungslauf, Berechnung von Statistiken für das Data-Warehouse oder die regelmäßige Erstellung einer Schnittstellendatei für die Stadtkasse automatisieren.

Der Zeitpunkt zur automatischen Durchführung dieser Vorgänge ist je Vorgang individuell definierbar (z. B. 22:00 Uhr, monatlich ab dem 20. Januar). Auch regelmäßig benötigte Statistiken lassen sich über das Automationsmodul nachts, am Wochenende oder z. B. immer zum Ende eines Monats berechnen.

Hierbei können Sie sogar für jeden Bericht individuell eine Liste an E-Mail-Adressen definieren. Sobald das Automationsmodul die gewünschten Berichte berechnet hat, werden Sie jeweils als PDF-Datei gespeichert und automatisch per E-Mail an die angegebenen Adressen gesendet.

Diese Funktion ist gerade für Schulleitung, Controlling etc. sehr von Vorteil, da diese immer die aktuellen Zahlen vorliegen haben, ohne regelmäßig in iMikel nachzuschauen oder evtl. längere Berechnungszeiten in Kauf zu nehmen.

  • Durchführung von Rechnungsläufen
  • Erstellung von Dateien über die Stadtkassen-Schnittstelle (Sollstellungen, Adressdaten)
  • Verarbeitung von Rückdateien der Stadtkasse über die Rück-Schnittstelle (Verarbeitungsvermerke, Zahlungseingänge)
  • Erstellung von Bank-Dateien (Lastschriften und Gutschriften im DTAUS-Format)
  • Aktualisierung von Statistiken, Erstellung von Berichten als PDF-Datei
  • Erstellung von Stundenplänen, Anwesenheitslisten, Raumbelegungsplänen, Telefonlisten, Mitarbeiterverzeichnis etc.

Dokumenten-Management

Über das iMikel-Dokumenten-Management können Sie für jedes iMikel-Modul beliebig viele Textvorlagen erstellen. Alle Textvorlagen können individuell mit Briefköpfen und Platzhaltern versehen werden.

Neben den Platzhaltern, welche direkt auf alle iMikel-Felder zugreifen, können Sie in jeder Textvorlage weitere eigene Platzhalter für individuelle Texte definieren. iMikel ist ohne Microsoft-Office-Paket vollständig einsetzbar.

Alle gedruckten (Serien-) Briefe, Bescheinigungen, Verträge etc. werden im Dokumenten-Management gesichert und automatisch mit den entsprechenden Lehrkräften, Zahlungspflichtigen, Teilnehmer:innen etc. verknüpft.

Sie brauchen sich keinerlei Gedanken über Speicherorte oder Dateinamen zu machen. Über die integrierte Volltextsuche finden Sie jede Korrespondenz wieder. Das iMikel-Dokumenten-Management verwaltet zudem interne Notizen und Nachrichten zur Kommunikation mit anderen Anwender:innen inkl. Wiedervorlagefunktion.

Alle Dokumente können gedruckt, per E-Mail versendet oder über die integrierte PDF-Engine als PDF-Datei ausgegeben werden.

  • Beliebig viele Textvorlagen je Modul
  • Sämtliche Felder stehen als Platzhalter zur Verfügung
  • Zusätzliche eigene Platzhalter je Textvorlage
  • Individuelle Gestaltung einer Druck- oder E-Mail-Version
  • Wiedervorlagefunktion
  • Integrierte PDF-Erstellung
  • Volltextsuche zum schnellen Finden gedruckter Dokumente
  • Zuweisung von Textvorlagen für bestimmte Benutzer:innen
  • Notizen-Funktion
  • Verwaltung von Nachrichten zur Kommunikation mit anderen Anwender:innen

Ausgabe von Strich-Codes für Scanner

Korrespondenzen/Serienbriefe können mit einem Strich-Code versehen werden. Durch Scannen dieses Strich-Codes über das Barcode-Scanner-Modul können die zum Dokument gehörenden Datensätze automatisch aufgerufen werden.

Hierüber kann beim Scannen eines Leihvertrages automatisch das entsprechende Instrument in der Inventarverwaltung oder beim Scannen eines SEPA-Mandates automatisch der entsprechende Zahlungspflichtige aufgerufen werden.

Über die Wartelistenabfrage-Funktion kann für jeden Zahlungspflichtigen eine Übersicht seiner aktuellen Wartelisteneinträge erzeugt werden. Dieser kann auf dem Formular je Eintrag ankreuzen, ob dieser Eintrag zu streichen oder beizubehalten ist.

Über die Strich-Codes auf dem Formular können Rückläufer sehr schnell verarbeitet werden. Wird ein Eintrag gescannt, wird automatisch der entsprechende Wartelisteneintrag aufgerufen und die Rückmeldung in der Historie des Datensatzes vermerkt.

  • Ausgabe von Strich-Codes
  • Aufrufen von Dokumenten über Strich-Codes
  • Schnelle Verarbeitung von Dokumenten (z. B. SEPA-Mandate)

Einscannen von Dokumenten

Über das optionale iMikel-Dokumenten-Scanner-Modul können eingescannte Dokumente direkt mit den betroffenen Personen in iMikel verbunden werden. Sie sehen anschließend je Fall chronologisch die aus iMikel erzeugten und von Kund:innen empfangenen Dokumente.

Alle Dokumente stehen unmittelbar nach der Zuordnung sämtlichen zugriffsberechtigten Anwender:innen zur Verfügung.

  • Verwaltung von eingescannten Dokumenten
  • Zuordnung zu betroffenen Personen