Das heißt, Sie können mit iMikel im Netzwerk zwischen Microsoft Windows und Apple macOS problemlos arbeiten. Sämtliche iMikel-Funktionen stehen auf allen Arbeitsplätzen zur Verfügung.

Der iMikel-Server führt automatisch Datensicherungen durch – und dies auch, während Sie in iMikel arbeiten. Die Zeitpläne zur Datensicherung sind frei definierbar. Sie können so viele Sicherungspläne erstellen, wie Sie möchten.

Der Server versendet automatisch E-Mails an Administrator:innen, falls eine Datensicherung fehlschlägt. Außerdem führt der Server automatisch Konsistenzprüfungen Ihrer Daten durch und unterrichtet Sie per E-Mail über das Ergebnis.

Alle iMikel-Dateien sind passwortgeschützt. Zudem werden alle Daten in iMikel verschlüsselt gespeichert. Ohne Kenntnis eines Passwortes lassen sich Ihre Daten nicht lesen. iMikel bietet hiermit einen enormen Vorteil zum Schutz Ihrer Daten.

Zur weiteren Sicherheit Ihrer Daten können ohne weitere erforderliche Programme sichere, verschlüsselte Netzwerkverbindungen zwischen Server und Clients aufgebaut werden.

Der iMikel-Server führt permanent im Hintergrund CronJobs durch, welche durchgehend Gebühren, Termine, Raumbelegungen, Deputate und Statistiken aktualisieren. Alle Gebühren, Ermäßigungen und Zuschläge, Instrumentenmieten etc. werden vollautomatisch im Hintergrund berechnet.

Zudem gibt es tägliche, wöchentliche, monatliche und jährliche Wartungsarbeiten, welche der Server automatisch durchführt. Somit werden Ihre Daten permanent überwacht und aktualisiert.

Sie brauchen sich nicht um Neuberechnungen oder Archivierungen Ihrer Daten zu kümmern. Zudem entlasten die CronJobs Ihre Arbeitsplätze, da viele rechenintensive Prozesse auf den Server verlagert werden und das Programm somit an jedem Arbeitsplatz sehr viel schneller arbeiten kann.

iMikel bietet völlig neue Möglichkeiten zur Datenverwaltung und setzt den vielen sonst nötigen „Eingabe-Tricks“ ein Ende:

• Wie oft haben Sie „Phantasie-Schüler:innen“ eingegeben, nur um irgendwie zu erreichen, dass Kooperationen verwaltet werden können oder Lehrkraftdeputate stimmen?
• Wie oft haben Sie Schüler:innen doppelt eingegeben, nur um den zusätzlichen Unterricht über andere Zahlungspflichtige abzurechnen?

Im Gegensatz zu anderen Musikschulverwaltungsprogrammen können Sie in iMikel einem Unterricht beliebig viele Lehrkräfte (Teamteaching) oder Termine gleichzeitig zuordnen. Hierbei können Sie jeweils definieren, welche Vorgabe wann gültig ist.

Die Gültigkeitszeiträume können sich dabei beliebig überschneiden. Ein Unterricht kann also problemlos zunächst von zwei Lehrkräften gleichzeitig an drei Terminen in der Woche und nach zwei Monaten von nur noch einer Lehrkraft an einem Tag je Woche unterrichtet werden.

Zudem können Sie jeden Unterricht individuell mit jedem beliebigen Turnus (wöchentlich, 14-tägig etc) definieren. Diese Flexibilität bildet in vielen weiteren Bereichen von iMikel einen enormen Vorteil. Hier einige weitere Beispiele:

• Ein Unterricht kann zeitgesteuert über beliebig viele Zahlungspflichtige abgerechnet werden, ohne dass Teilnehmer:innen umzumelden sind.
• Eine Person wird nur ein einziges Mal erfasst und kann in allen Bereichen von iMikel beliebig oft verwendet werden.
• Personen können beliebig viele Adressen haben, die jeweils über beliebige Gültigkeitszeiträume eingetragen werden – hierbei haben Sie jederzeit auch statistisch Zugriff auf Adressenbestände, die vor zwei Jahren gültig waren, und können Geo-Daten auswerten, auch wenn eine Person zwischendurch umgezogen ist.
• Personen können beliebig viele Telefonnummern, E-Mail-Adressen etc. haben.
• SEPA-Mandate, Zahl- oder Mahnsperren können für sämtliche Zahlungspflichtigen beliebig oft mit jeweiliger Vorgabe eines Gültigkeitszeitraumes vorgegeben werden – somit können Sie schon heute ein SEPA-Mandat bis zum nächsten Sommer begrenzen oder eine Pause im Einzug definieren.

iMikel ist ohne Microsoft Office vollständig einsetzbar. iMikel enthält eine interne Textverarbeitung und ein komfortables Dokumenten-Management mit einer extrem schnellen Volltextsuche. Serienbriefe, -E-Mails oder -SMS werden mit nur einem Mausklick direkt aus iMikel erzeugt.

Sämtliche Formulare, Listen, Rechnungen können direkt aus iMikel ohne weitere Zusatzsoftware oder zusätzliche Druckertreiber als PDF-Datei gespeichert werden. Dies spart Zeit und gewährleistet Revisionssicherheit.

Über die vielen Statistikfunktionen von iMikel können Sie Ihre Daten auch ohne Microsoft Excel in Diagrammen graphisch darstellen. Wer möchte, kann seine Auswertungen aber weiterhin direkt aus iMikel als Excel-Datei exportieren.

Die iMikel-Unterrichtsverwaltung bietet eine sehr flexible Struktur zur Verwaltung Ihrer Musikschuldaten. Alle Schüler:innen, Lehrkräfte, Termine, Unterrichtsorte etc. können beliebig und mehrfach kombiniert werden und sämtliche Eingaben mit Gültigkeitszeiträumen versehen werden.

Unterricht kann innerhalb einer Woche mehrmals stattfinden. Oder Sie definieren einen Kurs, der für zwei Monate montags um 10:00 Uhr und anschließend dienstags um 14:00 Uhr stattfindet.

Termine können täglich, wöchentlich, 14-tägig, monatlich etc. stattfinden und auch gemischt eingetragen werden. Das Gleiche gilt für die Zuordnung von Lehrkräften zu einem Unterricht. Mehrere Lehrkräfte können gleichzeitig einen Kurs unterrichten (Teamteaching).

Die Anrechnungsdauer im Deputat und Honorar ist hierbei für jede Lehrkraft individuell definierbar. Alle Kurse, Veranstaltungen, Workshops können individuell monatlich, als Einzelstundenabrechnung per Termin, einmalig je Kurs und nach vielen weiteren Kriterien abgerechnet werden.

In Kombination mit den automatisch berechneten Gebühren, Ermäßigungen und Zuschlägen brauchen Sie in der Verwaltung nur noch Schüler:innen einzugeben. iMikel erledigt den Rest.

Über die Zeitreisefunktion kann jederzeit ein beliebiger Unterrichtsstand wieder aufgerufen werden.

• Verwaltung beliebig vieler Veranstaltungen und Belegungen
• Eingabe über Assistenten
• Einlesen von Online-Anmeldungen direkt im Anmeldeassistenten
• Fünf Einteilungsstufen: Online-Anmeldung, Warteliste, Vermittlung, Einteilung und Bestand
• Beliebig viele Termine je Veranstaltung
• Beliebig viele Lehrkräfte je Veranstaltung (Teamteaching)
• Sämtliche Daten mit Eingabe des Gültigkeitszeitraumes
• Direkter Zugriff auf das Dokumenten-Management
• Ausgabe von An- und Abmeldebestätigungen
• Beliebige Anzahl von Textvorlagen frei definierbar
• SMS-Versand bei Unterrichtsausfall inkl. Zustellungsbestätigung
• Automatische Berechnung von Ermäßigungen und Zuschlägen
• Frei definierbare Rabattstrukturen
• Frei definierbare Zuschlagsregelungen
• Automatische Rückerstattungen bei Unterrichtsausfällen
• Datenprüfungsfunktion
• Anwesenheitslisten inkl. Darstellung von Ferien
• Automatischer Datenabgleich mit iMikelGo
• Automatische Berechnung des VdM-Berichtes

Sämtliche Adressdaten, Bankverbindungen, Unterrichtstermine, Lehrkraftzuordnungen etc. können jeweils mit einem Gültigkeitszeitraum eingegeben werden. Hierdurch ist z. B. heute schon möglich, bei einer Person die neue Adresse einzugeben, die erst ab nächstem Sommer gilt.

iMikel stellt zum passenden Zeitpunkt automatisch auf die neue Adresse um. Über die Zeitreisefunktion können Anwender:innen in iMikel jederzeit zu jedem beliebigen Tag in der Vergangenheit oder in der Zukunft springen und sich die Daten zu dem entsprechenden Datum anzeigen lassen.

Somit können jederzeit heute noch alte Stundenpläne erzeugt werden oder Recherchen und Statistiken in der Vergangenheit oder für die Zukunft durchgeführt werden. Sämtliche Suchergebnisse zeigen den Stand zu diesem Datum an.

Über diese Funktion können Sie jederzeit sehr schnell die Schüler:innen einer Lehrkraft im letzten Sommer oder alle MFE-Schüler:innen des vorletzten Schuljahres aufrufen. Die anschließende Weiterverarbeitung dieser Datensätze (z. B. der Versand eines Serienbriefes) ist ein Kinderspiel.

Mit iMikel können Sie sämtliche Verarbeitungs- und Abrechnungszeiträume frei definieren. Jeder Ihrer Mitarbeiter:innen kann in iMikel individuell einstellen, welcher Zeitraum anzuzeigen ist.

Sie können sich z. B. in der Kontenverwaltung die Gebühren der letzten drei Jahre, in der Deputatsverwaltung das Deputat des aktuellen Semesters und in der Rechnungsverwaltung die Rechnungen des aktuellen Monats anzeigen lassen.

Auch die Datenübergabe an die Stadtkasse ist frei einstellbar: Während Sie z. B. für die Zahlungspflichtigen Jahresrechnungen erstellen, können Sie in der Kassenschnittstelle definieren, dass zunächst nur die ersten drei Monate an die Kasse zu übergeben sind.

iMikel bietet Ihnen unbegrenzt kombinierbare Suchabfragen in allen iMikel-Modulen. Sämtliche Suchabfragen können Vergleichsoperatoren enthalten. Somit können z. B. alle Schüler:innen älter 18 Jahre oder alle Schüler:innen, die vor dem (<) 01.01.2000 begonnen haben, aufgerufen werden.

iMikel enthält intelligente Datumsfelder zur Suche nach Jahr, Monat oder auch Wochentag. Geben Sie z. B. bei einer Suchabfrage im Feld „Geburtsdatum“ den Begriff „Montag“ ein, werden alle Personen gefunden, die an einem Montag geboren wurden.

iMikel ermöglicht die gleichzeitige Durchführung mehrerer Suchabfragen (z. B. Fach „Klavier“ mit Geschlecht „weiblich“ oder Fach „Gitarre“ mit Geschlecht „männlich“). Über die Funktion „Kriterium ausschließen“ können Sie aus Suchergebnissen bestimmte Datensätze ausschließen (z. B. suchen Sie sämtliche Gitarrenschüler:innen ohne die im Einzelunterricht).

iMikel ermöglicht die gleichzeitige Suche in aktuellen und vergangenen Belegungen (z. B. alle Schüler:innen, die heute Klavierunterricht haben und früher in der Früherziehung waren).

Die iMikel-Adressenverwaltung ist die zentrale Ablage sämtlicher Adressen, mit denen Sie an Ihrer Musikschule arbeiten. Egal ob Schüler:in, Lehrkraft, zahlungspflichtige oder erziehungsberechtigte Person, Hausmeister:in, Bürgermeister:in – iMikel bietet Ihnen einen relationalen Zugriff auf alle Personendaten.

Jede Person wird einmalig in iMikel abgelegt und kann in sämtlichen Modulen eingesetzt werden.

• Beliebig viele Adressen und Namen
• Unbegrenzte Anzahl Bankverbindungen & SEPA-Mandate je Person
• Unbegrenzte Anzahl Kontakte (Telefon, Fax, Handy, E-Mail-Adressen, URL etc)
• Alle Eingaben mit Angabe des Gültigkeitszeitraumes
• Beliebig viele frei definierbare Verteiler und Kategorien je Person
• Serienbrief-, -SMS- oder -E-Mail-Funktion
• Einbindung von Google-Maps
• Automatische Entfernungsberechnung z. B. zu Ihrer Musikschule

In der iMikel-Lehrkräfte-/Personalverwaltung verwalten Sie Ihre Personal-/Lehrkraftdaten, Verträge, Ferienüberhang, Deputate, Abwesenheiten, Unterrichtsausfälle etc. In den automatisch berechneten Auslastungsübersichten und im Deputat erkennen Sie freie Unterrichtszeiten und können sich jederzeit einen Überblick über den aktuellen Stand an Ihrer Musikschule verschaffen.

• Verwaltung sämtlicher Mitarbeiter:innen
• Unbegrenzt viele (auch parallele) Vertragsvorgaben
• Farbliche Kennzeichnung z. B. befristeter Verträge
• Verwaltung zusätzlicher Tätigkeiten (Ist-Buchungen/Zusatzdeputate)
• Deputatsübersicht
• Auslastungsübersicht
• Anzeige freier Stunden oder Überbelegungen
• Zuordnung zu Stadtbereichen, Regionen, Bezirken etc.
• Beliebig viele Vergütungsstufen, Vertragskategorien, Abwesenheitsgründe
• Zuordnung zu Fächern, Fachbereichen, Fachgruppen und Instrumenten

Über die iMikel-Kontenverwaltung werden alle Debitor:innen verwaltet und abgerechnet. Je Konto können SEPA-Mandate zugeordnet und Abbuchungskennzeichen mit Angabe des Gültigkeitszeitraumes hinterlegt werden.

Jedem Konto können individuelle Zahlweisen (monatlich, quartalsweise etc) zugeordnet werden. Zahl-, Mahn- und Übergabesperren können mit Angabe des Gültigkeitszeitraumes eingetragen werden.

Zur Verbindung von getrenntlebenden Familien können über die Verknüpfungsoption Konten/Kassenzeichen miteinander verbunden werden. Aus der Kontenverwaltung haben Sie direkten Zugriff auf das Dokumenten-Management, das Rechnungsarchiv und Mahnwesen.

• Verwaltung und Abrechnung von Debitor:innen
• Zuordnung von SEPA-Mandaten
• Verwaltung von abweichenden SEPA-Mandatsinhaber:innen
• Kontenverknüpfung bei „Patchwork“-Familien
• Zahl-, Mahn-, Übergabesperren
• Individuelle Zahlungstermine je Konto
• Alle Daten mit Angabe des Gültigkeitszeitraumes
• Direkter Zugriff auf das Dokumenten-Management
• Offene-Posten-Liste
• Summen-/Salden-Liste
• Beliebige Anzahl von Textvorlagen frei definierbar
• Abrechnung über SEPA-Datei oder Kassenschnittstellen
• Optionale Rückschnittstellen
• Schnelle Erfassung von Zahlungseingängen durch Eingabeassistent

Die iMikel-Benutzerverwaltung sichert Ihr Programm vor unberechtigtem Zugriff. Sämtliche in iMikel registrierten Benutzer:innen können Benutzergruppen zugeordnet werden. Je Benutzergruppe können die Zugriffsrechte individuell definiert werden.

Zudem können in der Benutzerverwaltung je Benutzer:in mehrere Briefkopfangaben definiert und Unterschriften als Graphiken hinterlegt werden, welche Sie anschließend im Dokumenten-Management als Platzhalter einsetzen können.

Somit kann automatisch bei jedem Dokument der Benutzername oder die Durchwahl/Zimmernummer angezeigt werden.

• Passwortgeschützte Benutzerverwaltung
• Verwaltung von Zugriffsrechten für Benutzergruppen (Rollen)
• Zuweisung von Anwender:innen zu mehreren Benutzergruppen (Rollen)
• Individuelle Briefkopfangaben je Benutzer:in
• Ablage von eingescannten Unterschriften
• Zehn individuelle Zugriffsstufen auf Stammdaten
• Über 120 individuelle Zugriffsrechte konfigurierbar

Sie können alle Rechnungen, Korrespondenzen und Serienbriefe wahlweise als Ausdruck oder als PDF-Datei direkt aus iMikel ausgeben. Hierzu ist kein Adobe Acrobat notwendig. Alle Listen, Belegungspläne und Berichte können automatisiert zu bestimmten Zeitpunkten als PDF-Datei gespeichert werden.

Auch Anwesenheitslisten können je Lehrkraft als PDF-Datei erstellt und automatisch im Netzwerk mit der Namensgebung „Meier Hans.pdf“ abgelegt werden. Somit stehen aktuelle Listen, Stundenpläne etc. jederzeit nach Lehrkraftname sortiert auch dann schnell zur Verfügung, wenn Sie iMikel gerade nicht geöffnet haben.

Das iMikel-Rechnungswesen bietet Ihnen sehr komfortable Möglichkeiten zum Erzeugen, Verwalten und Archivieren von Rechungen. Der Rechnungszeitraum ist hierbei frei definierbar.

Sie können frei entscheiden, ob Sie Jahresrechnungen bezogen auf das Kalenderjahr oder Schuljahr, lieber Halbjahresrechnungen, Quartalsabrechnungen, Monatsrechnungen oder Rechnungen für einen anderen beliebig definierbaren Zeitraum erstellen möchten.

Über das iMikel-Dokumenten-Management erhalten Sie eine Funktion zur automatischen PDF-Erstellung. iMikel bietet hierdurch auch die Möglichkeit, Rechnungen alternativ zum Druck als PDF-Datei zu erzeugen und per E-Mail zu versenden.

Hierzu ist keine weitere Software erforderlich. Bei Bedarf druckt iMikel Kuvertierungs-Codes (Strich-Codes am Blattrand).

• Freie Gestaltung von Rechnungstexten und Logos
• Automatische Archivierung von Rechnungsläufen
• Optionaler E-Mail-Versand als PDF-Rechnungen
• Anzeige von Monatsübersicht und Kontenauszug je Zahlungspflichtigen
• Darstellung sämtlicher Gebühren/Entgelte
• Darstellung aller Ermäßigungen und Zuschläge
• Keine Eingrenzung auf Wirtschafts- oder Haushaltsjahr
• Dynamische Platzhalter
• Frei definierbarer Text bei Überweiser:innen/Selbstzahler:in
• Ausgabe von OME-Codes für Kuvertiermaschinen

Das Mahnwesen überwacht Ihre Zahlungseingänge und erstellt wahlweise Mahnungen ab Mahnstufe 1 oder beginnt zunächst mit einer Zahlungserinnerung. Im Korrespondenzenmodul sind beliebige Textvorlagen definierbar.

Jeder Mahnlauf zeigt zunächst eine Mahnvorschlagsliste. In dieser werden Ihnen sämtliche betroffenen Fälle und evtl. bereits vorhandene Mahnstufen aus vorherigen Mahnläufen dargestellt. Sie können einzelne Fälle bei Bedarf aus einem Lauf ausschließen.

In der Kontenverwaltung können bei einzelnen Zahlungspflichtigen Mahnsperren gesetzt werden. Diese können je Fall von vornherein mit einem Gültigkeitszeitraum versehen werden.

Sobald der Zeitraum abgelaufen ist, werden die Zahlungspflichtigen automatisch wieder in weiteren Mahnläufen berücksichtigt. Grundsätzlich werden sämtliche erzeugten Schreiben im iMikel-Dokumenten-Management gespeichert und mit den dazugehörigen Konten verknüpft.

Sie sehen somit später jederzeit chronologisch, welche Zahlungspflichtigen an welchem Tag eine Mahnung erhalten haben. Alle Mahnläufe werden archiviert. Sie können somit jederzeit reproduzieren, wann ein Mahnlauf durchgeführt wurde, wie viele Mahnungen darin enthalten waren, welche Mahngebühren und -stufen hierdurch entstanden sind und welche Zahlungspflichtigen betroffen waren.

• Automatische Zahlungsüberwachung
• Durchführung von Mahnläufen
• Voransicht in Mahnvorschlagsliste
• Frei definierbare Texte je Mahnstufe
• Archivierung im Dokumenten-Management

iMikel kann über die TAPI/Windows-Funktionen automatisch Telefonnummern wählen. Auch die Kommunikation mit z. B. Starface-Telefonanlagen unter macOS ist möglich. iMikel kann zudem weitere Telefonanlagen auch über Apple-Script ansprechen.

Aus der Musikschulverwaltungslösung iMikel können Sie SMS-Nachrichten an beliebige Personen (Schüler:innen, Lehrkräfte, Zahlungspflichtige, Presse, VIP, Sponsor:innen, Fördermitglieder etc) versenden.

Hierzu stehen Ihnen die Kategorien und Verteiler genauso als Auswahlkriterium zur Verfügung wie die vielen Suchfunktionen in iMikel. Sie können z. B. in der Unterrichtsverwaltung alle Klavierschüler:innen aufrufen und einen Hinweis für ein Klavierkonzert per SMS versenden.

Oder Sie rufen die Schüler:innen einer bestimmten Lehrkraft und Wochentages auf und versenden schnell die Mitteilung, dass der Unterricht bei Herrn Meier am Montag ausfällt. SMS-Nachrichten können mit einem Termin versehen werden.

Sie können SMS-Nachrichten hierdurch schon heute übertragen und an einem bestimmten Termin (Geburtstage etc) zu bestimmten Uhrzeiten von unseren SMS-Servern absenden lassen.

Hierdurch können Sie SMS-Nachrichten auch zu Zeitpunkten versenden, zu denen sie gar nicht im Büro sind. Über den SMS-Versand-Assistenten werden alle ausgewählten Kontakte vor dem Versand angezeigt.

iMikel berechnet die Anrede in der SMS („Sehr geehrte Frau Schulze“, „Liebe Gabi“) automatisch anhand des Alters und des Geschlechtes der Empfänger. Alle SMS-Nachrichten können im Korrespondenzen-Archiv gespeichert werden und werden dort zusammen mit anderen Briefen, E-Mails etc. chronologisch angezeigt.

• Versand von personalisierten SMS-Nachrichten
• Zustellbestätigung
• Archivierung im Dokumenten-Management
• Termingesteuerter SMS-Versand

Wer hat diesen Datensatz geändert? iMikel enthält eine sehr übersichtliche und komfortable Protokollfunktion und unterstützt das Vier-Augen-Prinzip. Alle gebührenrelevanten Änderungen werden mit Benutzername, Datum sowie Uhrzeit unter Angabe des alten und neuen Wertes protokolliert.

Bei aktiviertem Vier-Augen-Prinzip können prüfberechtigte Anwender:innen alle Änderungen an einem Konto einsehen und diese freigeben oder unter Angabe eines optionalen Kommentars ablehnen.

Nach der Zweitfreigabe wird für diesen Fall eine Rechnung erzeugt und z. B. eine Übertragung an die Kasse durchgeführt. Eine übersichtliche Prüfliste stellt alle zu prüfenden Fälle dar. Sämtliche Protokolle sind revisionssicher in iMikel abgelegt und direkt mit dem entsprechenden Fall verbunden.

• Protokollierung aller Änderungen
• Vier-Augen-Prinzip aktivierbar
• Übersichtliche Darstellung aller Änderungen
• Erst- und Zweitfreigabe mit Ablehnungsfunktion
• Übersichtliche Prüfliste

iMikel bietet Export-Funktionen in den Formaten:

• Tabulatorgetrennte Textdateien
• Kommagetrennte Textdateien
• Serienbriefdateien
• HTML-Tabellendateien
• FileMaker-Datenbanken
• XML-Dateien
• Excel-Arbeitsmappe (.xlsx)

iMikel kann in der Grundausstattung SEPA-XML-Dateien erstellen. SEPA-XML-Dateien können durch die meisten Online-Banking-Programme weiterverarbeitet werden. Alle übergebenen Daten werden automatisch mit dem Buchungslauf archiviert. Jeder Buchungslauf kann jederzeit bei Bedarf wiederholt werden.