Adressverwaltung

In der Adressverwaltung werden alle Personen- und Firmendaten gespeichert, die Sie in iMikel verwalten. Ob Sie eine Person in der Unterrichtsverwaltung als Teilnehmer:in, als Erziehungsberechtigte:r, als Zahlungspflichtige:r oder in der Lehrkräfte-/Personalverwaltung als Lehrkraft eingeben - die Stammdaten jeder Person werden einmalig in der Adressverwaltung hinterlegt und können dort jederzeit komfortabel gesucht und bearbeitet werden.

Unterrichtsverwaltung

Die Unterrichtsverwaltung bietet Ihnen vielfältige Möglichkeiten, sowohl Ihre regelmäßigen Unterrichtsangebote, wie z. B. Klaviereinzelunterricht, als auch Blockveranstaltungen, wie z. B. Workshops, Projekte und andere einmalige Veranstaltungen zu verwalten.

Fächerverwaltung

In der Fächerverwaltung werden alle Unterrichtsfächer und die dazugehörigen Tarife verwaltet. Mit Hilfe von Vergütungsstufen können hier die Vergütungen für Honorarkräfte festgelegt werden. Außerdem können Sie in der Fächerverwaltung die Dauer der fachspezifischen Unterrichtseinheiten sowie die minimale und maximale Teilnehmerzahl definieren.

Durch die zeitraumbezogene Definition von Tarifen, Ermäßigungsgruppen und -kategorien können Änderungen der Gebührenordnung einfach umgesetzt werden. Die rückwirkende Berechnung von Unterrichtsgebühren nach den Bestimmungen der alten Gebührenordnung bleibt dabei erhalten.

Ebenso werden in der Fächerverwaltung die Zuordnungen der einzelnen Unterrichtsfächer zur VdM-Statistik und zu weiteren Statistik- und Controlling-Möglichkeiten definiert.

Benutzerverwaltung

In der Benutzerverwaltung können Sie bestimmen, welche Rechte die einzelnen Mitarbeiter:innen in den verschiedenen Bereichen von iMikel haben. So können Sie z. B. differenzieren zwischen Mitarbeiter:innen, die Daten ausschließlich lesen, aber nicht eingeben oder verändern dürfen, und solchen, die als Administrator:innen vollen Zugriff auf die Daten haben.

Über die Benutzergruppen erhalten Sie über 120 Berechtigungen für die Bereiche in iMikel: Von keinem Zugriff, über Lesen und Schreiben bis hin zum Löschen von Datensätzen stehen Ihnen alle notwendigen Zugriffsstufen zur Verfügung.

Buchhaltung

Mit dem Buchhaltungsmodul von iMikel können Sie den gesamten Buchungsverkehr zwischen Ihrer Schule und Ihrer Bank oder Stadtkasse verwalten. Dort werden alle Rechnungen auf Basis der Daten aus der Unterrichts- und Inventarverwaltung erstellt und über verschiedene Kanäle (Ausdruck, E-Mail oder Download in der App) zur Verfügung gestellt.

Kontenverwaltung

In der Kontenverwaltung verwalten Sie all Ihre Zahlungspflichtigen, Kassenzeichen und Zahlungsinformationen, wie Angaben zum Zahlungstyp, Bankverbindung sowie der Zahlweise.

Korrespondenzverwaltung

In der Korrespondenzverwaltung können beliebig viele Korrespondenzen, Textvorlagen für Briefe, E-Mails oder SMS / Text-, Mail- oder SMS-Vorlagen / Brief-, Mail- oder SMS-Vorlagen und Briefpapiere erstellt und verwaltet werden. Alle Dokumente werden optional definierbar archiviert.

Lehrkräfte- & Personalverwaltung

In der Lehrkräfte-/Personalverwaltung können Sie sowohl Ihre Lehrkräfte als auch weitere Mitarbeiter:innen (wie z. B. Schulleitung, Verwaltungsmitarbeiter:innen oder Hausmeister:in) eingeben. Darüber hinaus können Sie die gesamte Korrespondenz mit Ihren Mitarbeiter:innen organisieren. Daneben können Sie Ausfallzeiten (Krankheit, Urlaub, Mutterschutz usw.) eingeben und die Verträge und Deputate Ihrer Lehrkräfte verwalten.

Veranstaltungsorteverwaltung

iMikel bietet Ihnen in der Raumverwaltung die Möglichkeit, beliebig viele Veranstaltungs- und Unterrichtsorte komfortabel und übersichtlich zu verwalten. Erfassen Sie je Raum ob dieser barrierefrei ist, welche Ausstattung bereitsteht (wie z. B. Keyboard oder Schlagzeug) und zu welchen Zeiten dieser genutzt werden darf oder reserviert wurde.

Ein interaktiver Kalender gibt Ihnen einen einfachen Überblick über die Belegung der Räume. Dort können Sie per Klick auf die Termine oder per Drag & Drop beliebige Anpassungen am Zeitplan vornehmen.

Projektverwaltung

Die Projektverwaltung unterstützt Sie bei allen Prozessen, die für die Planung einer Veranstaltung notwendig sind - vom Auf- & Abbau über die Erfassung der Teilnehmer:innen bis hin zur Personenerkennung eventuell aufgenommener Fotos und der Einholung von Nutzungserlaubnis für Fotos.

VdM-Bericht

Mit dem VdM-Berichtsmodul können Sie die für den Bericht notwendigen Daten automatisch aus iMikel berechnen lassen und bequem über eine Schnittstelle an den VdM übermitteln.

Inventar- & Instrumentenverwaltung

Mit der Inventar- und Instrumentenverwaltung können Inventar und Instrumente zentral verwaltet und Leihverträge erstellt werden. Dabei kann die gesamte Historie eines Instruments innerhalb der Schule einschließlich der wechselnden Anwender:innen dokumentiert und für spätere Recherchen genutzt werden.

Dokumentenmanagement

Mit der Dokumentenverwaltung können Sie individuelle Textvorlagen erstellen und auf mehrere tausend Platzhalter zugreifen, die Sie in allen Bereichen von iMikel verwenden können. Alle gedruckten Briefe, Bescheinigungen oder Leihverträge werden im Dokumentenarchiv aufbewahrt und automatisch mit den entsprechenden Datensätzen wie Lehrkräfte, Zahlungspflichtige oder Teilnehmer:innen verknüpft. Über die Volltextsuche sind diese Briefe jederzeit wieder auffindbar.

Scan-Verwaltung

Mit der Scan-Verwaltung können Sie eingescannte Dokumente – wie zum Beispiel ein unterschriebenes SEPA-Mandat oder eine Anmeldebestätigung – in iMikel importieren und den Stammdaten in der Adressverwaltung zuordnen. Somit werden sowohl ein- als auch ausgehende Dokumente in iMikel archiviert.

Als Erweiterung zum Scan-Modul steht Ihnen die Drop-Zone zur Verfügung. Über die Drop-Zone ist es möglich, Dokumente gezielt einem Datensatz zuzuordnen. Dabei wird es automatisch sowohl mit den Stammdaten als auch mit der entsprechenden Belegung, dem Leihinstrument oder Leihvertrag verknüpft. Die Drop-Zone befindet sich in allen Modulen in der linken unteren Ecke.

Honorarverwaltung

Mit der Honorarverwaltung können Sie die Entgelte für alle Honorarkräfte berechnen und bei Bedarf SEPA-Gutschriftsdateien erstellen. Sie können sowohl monatliche Honorare ermitteln, die sich bei Lehrkräften an den erteilten Unterrichtsstunden orientieren, als auch außerplanmäßige Buchungen oder Sonderzahlungen anweisen. Zusätzlich steht Ihnen eine vollautomatische Fahrtkostenberechnung zur Verfügung.

Honorarkräfte, auch Kreditor:innen genannt, können nicht nur Lehrkräfte sein, die Sie in der Lehrkräfte-/Personalverwaltung verwalten, sondern alle befristet Beschäftigten.

Stellenverwaltung

Mit der Stellenverwaltung, die an die Personalverwaltung angebunden ist, können Sie Stellen (anteilig und befristet) an Ihre Lehrkräfte verteilen. Behalten Sie mit der Stellenverwaltung stets den Überblick, welche Stellen frei oder überbucht sind und auf welche Lehrkräfte die Stelle verteilt wurde.

Handbuch: Stellenverwaltung

Statistikmodul

Mit dem Statistikmodul (Kosten- und Leistungsrechnung) steht Ihnen ein vielseitiges Werkzeug zur Verfügung, mit dem Sie umfangreiche Auswertungen über die Abläufe in Ihrer Schule erstellen können.

So können z. B. Gebühren, Belegungen, Jahreswochenstunden oder An- und Abmeldungen für beliebige Zeiträume mit beliebiger Unterteilung (z. B. monatlich oder quartalsweise) berechnet werden. Das Ergebnis kann anschließend in iMikel in verschiedenen Formen (Tabellen, Diagramme) dargestellt, ausgedruckt oder als PDF bzw. Excel-Datei exportiert werden.

Mandantenmodul

Mit dem Mandantenmodul können Sie Ihre Schule in verschiedene Abteilungen unterteilen. Sie können z. B. mehrere Mandanten anlegen, um den Unterricht, den Projektbereich und den Instrumentenverleih - oder um die Musikschule von der Kunstschule zu trennen. Sie können Rechnungsläufe, Kassenübertragungen oder die Berechnung von Statistiken auf die gewünschten Mandanten anwenden.

Bibliotheksverwaltung

Mithilfe der Bibliotheksverwaltung können Sie schnell und einfach sämtliche Notenhefte, Bücher und sonstige Medien verwalten sowie den Verleih dieser dokumentieren.

Hin- und Rückschnittstellen

iMikel bietet zahlreiche optionale Schnittstellen zur Übergabe von Stammdaten, Sollstellungen und SEPA-Mandaten an die gängigen Kassenverfahren Ihrer Stadtkasse oder Ihres Rechenzentrums. Auch Rückschnittstellen zur Übernahme von Zahlungseingängen oder Verarbeitungsmeldungen aus der Kasse sind optional verfügbar.

Übersicht Kassenschnittstellen

iMikel-Terminal

Das iMikel-Terminal (zum Beispiel für Ihren Eingangsbereich) zeigt Ihnen die aktuellen (Unterrichts-) Termine eines Unterrichtsortes an. Sie erkennen genau, welche Lehrkraft gerade in welchem Raum unterrichtet und wo gegebenenfalls eine Besprechung oder Konferenz stattfindet. Die Anzeige individueller Hinweise oder Fotos und Videos ist ebenfalls möglich.

Mehr Informationen erhalten Sie hier: Das iMikel-Terminal

Automatische Berechnungen am Server

Über die CronJobs, welche auf Ihrem iMikel-Server ausgeführt werden, sind Unterrichtsgebühren, Instrumentenmieten, Deputate und Statistiken stets aktuell, wodurch rechenintensive Prozesse auf den einzelnen Arbeitsplätzen reduziert werden.

Unbegrenzt flexible Suchfunktion

Das Suchen in iMikel ist eine elementare Funktion, die Sie täglich verwenden werden. Sie können in iMikel in jedem Bereich und in jedem Feld suchen. Über die zahlreichen Suchoperatoren können Sie unbegrenzt kombinierbare Suchabfragen durchführen.

Suchen und Finden in iMikel

Gespeicherte Suchabfragen

Interaktiver Kalender

Über den Kalender erhalten Sie eine übersichtliche Ansicht von freien sowie belegten Räumen, können die Auslastung Ihrer Lehrkräfte prüfen und ganz schnell Termine verschieben.

Übersicht der Funktionen des Kalenders

Zeitreise-Funktion

Sämtliche Adressdaten, Bankverbindungen, Unterrichtstermine oder Lehrkraftzuordnungen können jeweils mit einem Gültigkeitszeitraum eingegeben werden. Hierdurch ist z. B. heute schon möglich, bei einer Person die neue Adresse einzugeben, die erst ab nächstem Sommer gilt.

Über die Zeitreisefunktion können Sie in iMikel jederzeit zu jedem beliebigen Tag in der Vergangenheit oder in der Zukunft springen und sich die Daten zu dem entsprechenden Datum anzeigen lassen.

Mit dieser Funktion können Sie beispielweise sehr schnell die Schüler:innen einer Lehrkraft oder alle MFE-Schüler:innen des Vorjahres aufrufen. Die anschließende Weiterverarbeitung dieser Datensätze (wie die Erstellung eines Serienbriefes) ist so ein Kinderspiel.

Musikschul-App

Erhalten Sie mit iMikel und der Musikschul-App die perfekte Symbiose zwischen Musikschulverwaltungslösung, App, Kommunikation, Komfort, Zuverlässigkeit und Datensicherheit. Eltern, Schüler:innen und Lehrkräfte können ihren Stundenplan sehen, Unterrichtsmaterial teilen oder über den Messenger miteinander kommunizieren. Ihre Zahlungspflichtigen können zudem Rechnungen, An- und Abmeldebestätigungen oder SEPA-Mandate herunterladen.

Die Musikschul-App

Online-Anmeldung und -Abmeldung

Mit iMikel können Sie die Online-Anmeldung & Online-Abmeldung nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Sie können Ihr Logo einfügen sowie Texte verändern. Zudem können Felder ein-/ausgeblendet oder als Pflichtfeld markiert werden. Über eigene Felder können Sie das Online-Formular um beliebige Abfragen von Informationen erweitern: Bieten Sie hierüber z. B. direkt in der Online-Anmeldung einen Newsletter an oder fragen Sie nach dem Bedarf eines Leihinstrumentes.

Online-Formulare

SMS-Versand

Aus der Musikschulverwaltungslösung iMikel können Sie SMS-Nachrichten an beliebige Personen versenden und in Echtzeit den Zustellstatus überwachen. So können Sie kurzfristige Unterrichtsausfälle oder andere Informationen zuverlässig, schnell und einfach an Ihre Schüler:innen beziehungsweise Eltern übermitteln.