FAQ - Musikschul-App

Hier finden Sie oft gestellte Fragen und Antworten rund um die iMikel Musikschul-App.

Wie können Eltern oder Schüler:innen die App laden?
Die App wird unter dem Namen Ihrer Musikschule sowohl im Apple App Store als auch im Google Play Store zum Download zur Verfügung gestellt. Nach dem Laden der App können sich Anwender:innen in der App registrieren. Per Double-Opt-In erfolgt eine Bestätigung der Registrierung.
Kann die Musikschule in iMikel erkennen, wer sich registriert hat?
Ja, alle Registrierungen werden in iMikel angezeigt.
Wie erhalten Eltern Zugriff auf die Unterrichtsdaten ihrer Kinder?
Über das Korrespondenzenmodul in iMikel können Sie Ihren Kund:innen Zugangsdaten über frei definierbare Textvorlagen zukommen lassen. In diesen können Sie den Zugangs-Code für die Unterrichtsdaten darstellen. Erhält z. B. eine Mutter die Zugangsdaten, kann sie diese in der iMikel-Musikschul-App unter “Einstellungen” > “Kennungen verwalten” hinzufügen. Hierdurch wird die Verbindung zu den Unterrichtsdaten des Kindes hergestellt.
Wie können Eltern und auch Schüler:innen gleichzeitig auf Unterrichtsdaten zugreifen?
Haben Eltern Zugriff auf die Unterrichtsdaten ihrer Kinder, können Sie diese bei Bedarf für ein weiteres Zugangskonto, unter welchem das Kind in der iMikel-Musikschul-App registriert wurde, freigeben. Über eine Zwei-Faktor-Authentifizierung kann durch die Gegenseite eine Bestätigung des Zugriffs erfolgen und die Freigabe durch die Eltern aktiviert werden.
Werden alle Daten sicher übertragen?
Ja, sämtliche Übertragungen in der iMikel-Musikschul-App erfolgen ausschließlich verschlüsselt über das HTTPS-Protokoll.
Erfolgt ein Zugriff auf den Server der Musikschule durch Mobilgeräte der Kund:innen oder der Lehrkräfte?
Nein, keines der Mobilgeräte greift auf den Server der Musikschule zu. Sämtliche Zugriffe erfolgen ausschließlich auf die iMikelGo-Plattform der iMikel-Musikschul-App. Mit der iMikelGo-Plattform kommuniziert der Server Ihrer Musikschule und tauscht aktuelle Informationen aus.
Wie erfolgt der Austausch zwischen dem Client und dem Server, ohne dass es einen Zugriff auf das Musikschul-Netzwerk gibt?

Es wird kein Zugriff auf den Server der Musikschule oder das städtische Netz benötigt! Stattdessen übermitteln der iMikel-Server und ein iMikelGo-Client die gewünschten Informationen über HTTPS (Port 443) an den iMikelGo-Server. Jede einzelne übermittelte Information wird in einem auf Bit-Ebene verschlüsselten Datenpaket auf dem iMikelGo Server abgelegt.

Sämtliche Datenübertragungen zum iMikelGo-Server erfolgen ausschließlich verschlüsselt über das HTTPS-Protokoll. Alle beteiligten, von Firma Mikel Software GmbH zur Verfügung gestellten Server sind über SSL-Zertifikate abgesichert und identifiziert sowie gegen Zugriffe durch Dritte geschützt. Sämtliche Server sind in einem deutschen Rechenzentrum positioniert.

Benötigen wir einen Webserver zum Einsatz der iMikel-Musikschul-App?
Nein, Sie benötigen keine zusätzliche Server-Hardware für den Einsatz der iMikel-Musikschul-App. Sämtliche Kommunikation zwischen Lehrkräften, Kund:innen und der Verwaltung finden ausschließlich über die Server der iMikelGo-Plattform statt.
Welche Möglichkeiten haben Anwender:innen, wenn sie ihr Passwort vergessen haben sollten? Müssen sie sich dann an die Musikschule wenden?
Nein, im Log-In-Bereich können Anwender:innen ihr Passwort zurücksetzen, wenn sie es vergessen haben sollten. Auch hierzu ist eine Double-Opt-In Bestätigung erforderlich.
Können Kund:innen oder Lehrkräfte auch über einen Browser auf die iMikel-Musikschul-App zugreifen?
Ja, alle Anwender:innen können auch über einen Browser auf ihre Daten zugreifen. Sämtliche Informationen werden identisch mit der App dargestellt. Ihre Lehrkräfte können zum Beispiel auch über einen städtischen PC mit einem Browser auf ihre Daten zugreifen und ihre digitale Anwesenheitsliste pflegen.

Digitale Anwesenheitsliste "Mein Unterricht"

Welcher Zeitraum wird in der digitalen Anwesenheitsliste im Voraus übertragen?
Der Zeitraum kann in den Grundeinstellungen von iMikel in Monaten vorgegeben werden. Maximal ist eine Synchronisation der nächsten sechs Monate im Voraus vorgesehen.
Welche Möglichkeiten haben Lehrkräfte zur Bestätigung ihres Unterrichts?
In der digitalen Anwesenheitsliste können Lehrkräfte den Unterrichtstermin von Schüler:innen, einer Gruppe oder eines ganzen Tages als “erteilt” kennzeichnen.
Wie können Lehrkräfte einen Unterrichtsausfall eintragen?
In den Einstellungen der iMikel-Personalverwaltung können beliebig viele individuelle Ausfallgründe festgelegt und für iMikelGo und die iMikel-Musikschul-App zur Verfügung gestellt werden. Im Anschluss können Lehrkräfte statt dem “erteilt”-Merkmal zum Beispiel die Optionen “Lehrkraft krank” oder “Schüler:in fehlt entschuldigt” in der digitalen Anwesenheitsliste eintragen. Für jede Option können Sie in iMikel individuell festlegen, wie sich diese auf ein Honorar oder auch Rückerstattungen auswirkt.
Wie können Lehrkräfte eine Unterrichtsverlegung eintragen?
Im Fall einer Unterrichtsverlegung können Lehrkräfte das gewünschte Verlegungsziel als Datum und Uhrzeit und bei Bedarf auch einen abweichenden Unterrichtsraum vorgeben.
Wie können falsche Eingaben korrigiert werden?
Über die Reset-Funktion können einzelne Angaben jederzeit wieder gelöscht und durch die gewünschten richtigen überschrieben werden (vorausgesetzt, dass diese nicht bereits fixiert wurden).
Gibt es eine endgültige Bestätigung der Eingaben ähnlich einer Unterschrift?
In der digitalen Anwesenheitsliste gibt es eine Finalisierungsfunktion. Mit dieser können Lehrkräfte ihre Angaben endgültig bestätigen. Die Lehrkräfte erhalten hierbei einen Dialog, mit der sie die Richtigkeit ihrer Angaben bestätigen und darauf hingewiesen werden, dass im Anschluss keine Änderungen an den finalisierten Daten mehr möglich sind. Alle finalisierten Einträge werden durch ein kleines Schloss-Symbol gekennzeichnet.
Können Lehrkräfte Angaben finalisieren, wenn noch nicht für sämtliche Schüler:innen der Unterricht bearbeitet bzw. bestätigt wurde?
Die Finalisierungsfunktion berücksichtigt immer nur die Unterrichte, bei denen eine Angabe erfolgt ist. Unterrichte, zu denen noch keine Angaben vorhanden sind, bleiben weiterhin offen und können im Anschluss später bestätigt und finalisiert werden.
Bedarf es einer zusätzlichen Unterschrift, so wie wir sie bisher auf der Anwesenheitsliste erhalten haben?
Ähnlich dem Online-Banking ist auch in der digitalen Anwesenheitsliste keine Unterschrift mehr erforderlich. Durch die endgültige Bestätigung durch die Finalisierung der Angaben und die Absicherung des Programmes durch unberechtigten Zugriff anderer Personen ist die endgültige Bestätigung verbindlich.
Welche Möglichkeiten haben Lehrkräfte, bereits finalisierte Angaben nachträglich zu verändern?
Haben Lehrkräfte ihre Angaben finalisiert, ist eine Änderung nicht mehr möglich. Lehrkräfte können jedoch die Verwaltung der Musikschule darüber informieren, dass es im Einzelfall einen Änderungsbedarf gibt und die Musikschule kann eine Finalisierung in iMikel wieder aufheben, sodass Lehkräfte einen Termin im Einzelfall korrigieren können. Sämtliche dieser Änderungen werden in iMikel protokolliert und sind jederzeit revisionssicher nachvollziehbar.
Wie können Lehrkräfte erkennen, ob sie alle Angaben getätigt oder irgendwo eine Angabe übersehen haben?
In einer Übersicht werden alle Kalenderwochen dargestellt. In dieser wird bei jeder vollständig ausgefüllten Kalenderwoche ein Häkchen angezeigt. Zudem werden vollständig finalisierte Kalenderwochen mit einem Schloss-Symbol dargestellt.
Kann die Musikschule Einträge in der digitalen Anwesenheitsliste der Lehrkräfte durchführen?
Die Musikschule kann keinen Unterricht auf “erteilt” setzen. Sie kann jedoch in der iMikel-Personalverwaltung zum Beispiel die Abwesenheit der Lehrkräfte eingeben. Diese wird anschließend automatisch auch in der digitalen Anwesenheitsliste der Lehrkräfte angezeigt. Somit sehen die Lehrkräfte in ihrer digitalen Anwesenheitsliste, dass die Musikschule zum Beispiel für heute und morgen “Lehrkraft krank” eingetragen hat. Auch den Hinweis “Schüler:in fehlt entschuldigt” kann die Verwaltung in iMikel eingeben und diese wird im Anschluss in der digitalen Anwesenheitsliste der Lehrkräfte angezeigt. Somit sind Lehrkräfte sofort informiert, sollten Schüler:innen direkt in der Musikschule gemeldet haben, dass sie nicht zum Unterricht erscheinen können.
Gibt es Kommentarfunktionen oder Bemerkungen zum Unterricht oder zu Teilnehmer:innen?

Es stehen vier verschiedene Kommentarfunktion in zur Verfügung:

Bemerkung zu Teilnehmer:in: Eine hier eingetragene Bemerkung wird grundsätzlich bei allen Lehrkräften angezeigt, die diese Teilnehmer:innen unterrichten. Hier könnte zum Beispiel der wichtige Hinweis auf eine “Haselnuss-Allergie” angezeigt werden, so dass alle beteiligten Lehrkräfte informiert sind.

Bemerkung zur Belegung: Diese Bemerkung wird z. B. nur bei dem Gitarrenunterricht der Teilnehmer:innen in jeder Woche der Anwesenheitsliste angezeigt.

Bemerkung zum Termin: Diese Bemerkung bezieht sich auf den jeweiligen Unterrichtstermin und die gesamte Unterrichtsgruppe. Hier könnte zum Beispiel ein Unterrichtsprotokoll für diesen Termin eingetragen werden.

Bemerkung zu Teilnehmer:in im Termin: Diese Bemerkung bezieht sich ausschließlich auf eine Person einer Gruppe und zudem nur in diesem Termin. Hier könnte zum Beispiel “Fritz kommt heute fünf Minuten später” oder später “Fritz hatte heute keine Freude am Unterricht” eingetragen werden.

Wie geht die iMikel-Musikschul-App mit Lehrkräften um, die auch Zahlungspflichtige:r an der Musikschule sind? Benötigen diese zwei Apps?
Nein, die Lehrkräfte können sich in derselben App anmelden. Die App erkennt automatisch, dass diese Person sowohl als Mitarbeiter:in als auch privat als Anwender:in Daten zur Verfügung hat und fragt direkt nach dem Login, ob diese Person die App jetzt als Mitarbeiter:in oder als private Person einsetzen möchte. Auch nach dieser Entscheidung kann die Person im Hauptmenü des Programmes zwischen diesen beiden Bereichen umschalten.

Nachrichten

Können Lehrkräfte mit Schüler:innen oder nur mit den Eltern kommunizieren?
Möchten Lehrkräfte mit Teilnehmer:innen kommunizieren, werden immer alle zugriffsberechtigten Personen angezeigt. Je nachdem, wie die Eltern die Zugriffe auf den Unterricht festgelegt haben, können Lehrkräfte zum Beispiel mit Teilnehmer:innen, nur den Eltern oder zum Beispiel mit den Eltern und/oder den Teilnehmer:innen kommunizieren. Die Erreichbarkeit entsteht durch die möglichen Zugänge, welche die Familie/die Nutzer:innen selbst festgelegen.
Wie können Lehrkräfte eine neue Kommunikation mit einer Unterrichtsgruppe starten?
Dies ist ganz einfach: In der digitalen Anwesenheitsliste werden neben jedem Unterricht Sprechblasen angezeigt. Lehrkräfte können frei entscheiden, ob sie bei einer Person, einer Gruppe oder einem gesamten Tag auf die Sprechblase klicken. Im Anschluss werden den Lehrkräften eine Übersicht der betroffenen Teilnehmer:innen angezeigt. Bei Bedarf können Lehrkräfte einige der Teilnehmer:innen in dieser Übersicht deaktivieren und zudem noch festlegen, ob die Teilnehmer:innen oder stattdessen die Eltern oder beide angeschrieben werden sollen.
Werden alle Nachrichten auch immer an die Verwaltung der Musikschule gesendet?
Bei jeder Erstellung einer neuen Konversation ist die Verwaltung zunächst als zusätzlicher Empfänger aktiviert. Es bleibt dem Verfasser frei, ob er die Verwaltung als zusätzlichen Empfänger beibehält oder im Einzelfall deaktiviert.
Können Lehrkräfte, ein Elternteil oder sonstige Anwender:innen unseriöse Nachrichten melden?
Ja, es ist möglich, eine/mehrere Nachrichten an die Verwaltung der Musikschule zu melden.
Kann die Verwaltung der Musikschule bestimmte Anwender:innen sperren, sodass diese keine weiteren Nachrichten mehr senden können?
Ja, es ist möglich, die Nachrichtenfunktion für einzelne Anwender:innen direkt in iMikel zu sperren.
Ist die Kommunikation DSGVO-konform?

Ja, es gibt viele Gründe, die eine DSGVO-Konformität ermöglichen:

  1. Es werden für die Erstellung von Nachrichten keine privaten Kontakt-Informationen (z. B. Handynummern, E-Mail-Adressen etc.) benötigt oder an andere Personen weitergegeben.
  2. Es ist nicht möglich, nach anderen Schüler:innen der Musikschule zu suchen, wenn diese nicht durch die digitale Anwesenheitsliste miteinander verbunden sind. Somit ist es nicht möglich, z. B. wie in WhatsApp nach anderen Namen zu suchen und mit diesen einen Chat zu beginnen.
  3. Es gibt keine Übertragungen des persönlichen privaten Telefonbuchs. Sämtliche Kommunikation innerhalb der Musikschul-App erfolgen ausschließlich verschlüsselt innerhalb des Systems. Es erfolgt kein Austausch mit dem Adressbuch des Gerätes.
  4. Macht eine Person von ihrem “Recht auf Vergessen werden” Gebrauch, werden über iMikel alle von der Person erstellten Nachrichten anonymisiert.
  5. Über die optionale zusätzliche private Nachrichtenfunktionen können Lehrkräfte mit ihren Schüler:innen kommunizieren, ohne dass diese die Namen der anderen Empfänger:innen sehen können.
Was unterscheidet die Nachrichtenfunktion von Messenger-Diensten wie z. B. WhatsApp?
Starten Lehrkräfte z. B. eine Kommunikation mit ihrem Orchester, können bei Bedarf alle Mitglieder des Orchesters miteinander kommunizieren. Innerhalb dieser Konversation ist es aber möglich, dass für manche Nachrichten eine reduzierte Empfänger:innen-Auswahl verwendet wird. Sprechen zum Beispiel innerhalb einer Kommunikation von 20 Orchester-Mitgliedern irgendwann vier Teilnehmer:innen nur noch darüber, wer wen wo abholt und zur Probe fährt, können diese vier innerhalb desselben Chats die anderen Empfänger:innen deaktivieren und in derselben Konversation in einer kleineren Anzahl miteinander chatten. Dies bietet eine Vielzahl an Vorteilen gegenüber anderen Diensten. Sämtliche Anwender:innen können selbst entscheiden, ob die nächste Nachricht wieder von allen oder nur von einer bestimmten Anzahl Empfänger:innen gesehen werden soll.
Was unterscheidet die Erstellung von Gruppen z. B. von WhatsApp?
Ein großer Unterschied liegt darin, dass durch die digitale Anwesenheitsliste die Gruppenbildung automatisiert erfolgt. Durch die Eingabe der Unterrichtsdaten über die Musikschulverwaltung in iMikel steht bereits in der digitalen Anwesenheitsliste fest, welche Teilnehmer:innen zusammen unterrichtet werden. Lehrkräfte können direkt aus der digitalen Anwesenheitsliste die Kommunikation mit einer Gruppe, zum Beispiel ihrem Orchester oder einer Früherziehungsgruppe starten. Somit ist es nicht mehr erforderlich, zum Schuljahresbeginn sämtliche Schüler:innen mühsam zusammenzusuchen.
Können Personen auch außerhalb des Unterrichts zueinander eine Verbindung herstellen?
Grundsätzlich gibt es keine Möglichkeit, nach anderen Anwender:innen der Musikschul-App zu suchen. Dies ist aus Sicherheitsgründen und zur Einhaltung der DSGVO-Konformität nicht möglich. Möchten trotzdem mehrere Personen über die App miteinander kommunizieren, so besteht die Möglichkeit, durch gegenseitiges Scannen der programminternen ID eine Verbindung zueinander zu erlauben. Somit haben Teilnehmer:innen jederzeit die Möglichkeit, den Kontakt eines Anderen zu scannen und diesen in ihr programminternes Kontaktverzeichnis aufzunehmen.

Pinnwand

Zu welchen Zwecken steht die Pinnwand zur Verfügung?
Die Pinnwand bietet eine Vielzahl von Möglichkeiten, Informationen in Form von kleinen “Pinns” auszutauschen. Hierzu gehört zum Beispiel “Schlagzeug zu verkaufen”, “Bigband sucht Trompeter:in”, “freie Plätze im Jugendchor” etc.
Wie kann ich Verfasser:innen der Pinnwand-Einträge kontaktieren, wenn ich mich zum Beispiel für das zu verkaufende Schlagzeug interessiere?
Neben jedem Pinnwand-Eintrag gibt es eine Sprechblase. Über diese kann eine anonyme Kommunikation mit den Inserent:innen aufgebaut werden.
Wie lange werden Pinnwand-Einträge angezeigt?
Inserent:innen können bei der Erstellung des Pinnwand-Eintrages vorgeben, ab welchem Datum und bis zu welchem Datum der Eintrag angezeigt werden soll. Zudem ist es jederzeit möglich, einen Eintrag wieder zu entfernen.
Kann auch die Musikschule selbst einen Pinnwand-Eintrag erstellen?
Ja, auch die Musikschule kann direkt über iMikel Pinnwand-Einträge erstellen.
Wie wird sichergestellt, dass auf der Pinnwand keine unseriösen Informationen erscheinen?
Grundsätzlich sind alle Pinnwand-Einträge zunächst nur für die Ersteller:innen sichtbar und erfordern die Freigabe durch die Musikschule. Direkt in iMikel werden neue Pinnwand-Einträge angezeigt und die Musikschule kann diese zur Anzeige freigeben.
Kann die Musikschule Anwender:innen sperren, wenn diese wiederholt unseriöse Pinnwand-Einträge erstellt haben?
Ja, die Musikschule kann die Erstellung von Pinnwand-Einträgen durch Benutzer:innen unterdrücken. Diese Eingabe erfolgt ebenfalls direkt in iMikel.

Veranstaltungen

Wie funktioniert die Anzeige der Veranstaltungen?
Über die in iMikel optional erhältliche Projektverwaltung können beliebig viele Veranstaltungen erfasst werden. Direkt aus dem Modul können die Einträge für die iMikel-Musikschul-App veröffentlicht werden.
Kann die Musikschule festlegen, welche Veranstaltungen für wen sichtbar sein sollen?
Ja, in jeder Veranstaltung kann die Musikschule definieren, ob diese öffentlich, nur für Lehrkräfte oder nur für bestimmte Lehrkräfte sichtbar sein soll. Somit können neben Konzerten und Vorspielen z. B. auch Fachbereichskonferenzen bekannt gegeben werden.
Für welchen Zeitraum wird eine Veranstaltung angezeigt?
Bei der Erfassung neuer Veranstaltungen in der Projektverwaltung kann direkt festgelegt werden, von wann bis wann diese Veranstaltung in der iMikel-Musikschul-App dargestellt werden soll.

Aktuelles

Wie wird der Bereich Aktuelles gepflegt?
Die Pflege des Bereiches “Aktuelles” erfolgt direkt über die Musikschulverwaltungslösung iMikel.
Für welchen Zeitraum wird ein Eintrag im Bereich Aktuelles angezeigt?
Bei der Erfassung eines Eintrages kann direkt festgelegt werden, von wann bis wann dieser in der iMikel-Musikschul-App dargestellt werden soll.