Projektverwaltung in der App
Teilnehmer abfragen & Fotos freigeben
vom 16. Mai 2023
In Ihrer Schule finden im Laufe des Jahres sehr viele Veranstaltungen, wie zum Beispiel Konzerte oder Vorspiele, statt. Dabei werden viele Termine verwaltet, die Teilnehmer von den Lehrkräften mitgeteilt und womöglich noch Fotos gemacht, die Sie beispielsweise auf Ihrer Internetseite oder in den sozialen Medien veröffentlichen möchten.
Die Verwaltung der Veranstaltungen erfolgt bisher aus einer Mischung aus mündlichen Absprachen, dem Austausch von E-Mails und detaillierten Tabellen oder Listen. Somit liegen viele Informationen und Rückmeldungen an verschiedenen Stellen vor, die zu sortieren sind, damit ein erfolgreicher Abschluss der Veranstaltung gewährleistet ist. Hierzu gehört auch die Abfrage einer Fotonutzungserlaubnis, die Sie eigentlich je Veranstaltung einholen müssten.
Mit iMikel und unserer Musikschul-App können Sie diese ganzen Verwaltungsprozesse beschleunigen und vereinfachen - folgend zeigen wir Ihnen, wie dies funktioniert.
Projekte verwalten (durch die Verwaltung)
Die Projektverwaltung von iMikel unterstützt Sie bei allen Prozessen, die für die Planung einer Veranstaltung notwendig sind. Dazu legen Sie ganz einfach ein neues Projekt an und hinterlegen Termine wie zum Beispiel für den Auf- und Abbau der Bühne sowie der Technik.
Sie können auch ganz schnell jede beteiligte Person, beispielsweise Lehrkräfte, diesem Projekt zuordnen.
Teilnehmerabfrage (durch Ihre Lehrkräfte)
Direkt in der iMikel-Projektverwaltung können Sie mit nur einem Klick die Teilnehmerabfrage starten.
Hierüber können die ausgewählten Lehrkräfte in der App mitteilen, welche ihrer Schüler an der Veranstaltung teilnehmen werden.
Die Rückmeldungen der Lehrkräfte werden sofort in iMikel in der Projektverwaltung dargestellt.
Fotoerlaubnis (durch die Teilnehmer bzw. deren Eltern)
Zu diesem Zeitpunkt wissen Sie, wer an der Veranstaltung teilnimmt. So können Sie bereits im Vorfeld alle Teilnehmer der Veranstaltung um Erlaubnis bitten, die von Ihnen erstellten Fotos nutzen zu dürfen.
Wählen Sie dazu die Kanäle aus, wo Sie die Fotos veröffentlichen möchten: zum Beispiel auf Ihrer Website, in Pressemitteilungen oder den sozialen Medien Ihrer Schule.
Den gewählten Personen wird anschließend in ihrer App die Veranstaltung angezeigt und sie können die Einwilligung individuell erteilen oder ablehnen. Dank der App dauert dieser Vorgang nur wenige Minuten.
Fotoabfrage (durch Ihre Lehrkräfte)
Nach der Veranstaltung liegen Ihnen viele tolle Fotos vor, die Sie gerne veröffentlichen möchten - aber kennen Sie die abgebildeten Personen und können die passende Fotoerlaubnis zuordnen?
Hierbei können Ihnen die App und Ihre Lehrkräfte helfen: Sie können die Fotos, welche Ihnen am besten gefallen, in die iMikel-Projektverwaltung ziehen und die Fotoabfrage starten.
Automatisch bekommen die gewählten Lehrkräfte die Bilder in der App angezeigt und können darüber mitteilen, welche ihrer Schüler sie auf einem Foto erkennen.
Auch diese Rückmeldungen werden in iMikel angezeigt.
Und jetzt kommt der Clou…
Kombination der Rückmeldungen von Teilnehmern & Lehrkräften
Wenn Sie Ihre Teilnehmer bereits vor der Veranstaltung um Erlaubnis gebeten haben, kombiniert iMikel an dieser Stelle automatisch die Rückmeldungen der Fotonutzungserlaubnis und der Abfrage zu den abgebildeten Personen und zeigt Ihnen für jedes Bild an, auf welchen Kanälen Sie es veröffentlichen dürfen.
Sie können genau nachvollziehen, zu welchen Personen noch eine Rückmeldung aussteht, indem Sie auf die Anzeige der nicht beantworteten Medien klicken.
Gegebenenfalls können Sie diese Personen an die ausstehende Rückmeldung erinnern.
Alternativ können Sie die Abfrage der Fotoerlaubnis auch nach der Veranstaltung auf die Personen reduzieren, von denen Sie wirklich ein Foto veröffentlichen möchten. Auf jeden Fall werden sämtliche Rückmeldungen zur Fotonutzungserlaubnis revisionsicher in iMikel gespeichert und in der Projektverwaltung nachvollziehbar dargestellt.
In unserem Beispiel wurden elf Teilnehmer (graue Zahl) zu dieser Veranstaltung um Erlaubnis gebeten, Fotos veröffentlichen zu dürfen. Da pro Teilnehmer drei Medien abgefragt wurden, sind insgesamt 33 Rückmeldungen möglich. In unserem Beispiel wurden 23 Zustimmungen (grün) erteilt sowie acht Ablehnungen (rot). In Summe sind dies 31 Rückmeldungen - die zwei fehlenden werden an dieser Stelle nicht angezeigt.
Auch in der Adressverwaltung können Sie die Rückmeldungen jederzeit einsehen.
In unserem Beispiel wurde die Teilnehmerin um die Erlaubnis zu einer Veranstaltung gebeten und es liegen zwei Zustimmungen sowie eine Ablehnung vor. Hieraus ergeben sich die Zahlen 1 (grau), 2 (grün) und 1 (rot).
Sie sehen: Mit iMikel und der App erhalten Sie viele neue Möglichkeiten zur Organisation Ihrer Veranstaltungen, Konzerte und weiteren Events. Sie können sehr schnell Ihre Teilnehmer abfragen, sich die Fotofreigabe für Ihre Website oder die sozialen Medien einholen, Teilnehmer auf Fotos identifizieren und zukünftig ohne weitere Bedenken über Ihre Veranstaltungen berichten.
Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.