Neue Funktionen in der App
Terminübersicht und interne Bemerkungen

vom 19. September 2022

Mit dem kommenden Update werden wir Ihnen wieder viele neue hilfreiche Funktionen für iMikel und die Musikschul-App zur Verfügung stellen. Im Folgenden möchten wir Ihnen die Terminübersicht sowie die neuen Bemerkungsfelder vorstellen.

Terminübersicht in der App

In der digitalen Anwesenheitsliste der App können Ihre Lehrkräfte eintragen, ob der Unterricht erteilt, verschoben oder ausgefallen ist. Im Kalender (Kalender-Symbol oben rechts) können sie überprüfen, welche Wochen bereits bearbeitet oder sogar finalisiert wurden.

Darüber hinaus ist es ab dieser Version (v22.9.1) möglich, zu allen Kursen eine Übersicht zu öffnen, in welcher sämtliche Eintragungen zu erteiltem, verlegtem oder ausgefallenem Unterricht auf einen Blick je Belegung ersichtlich sind.

Dazu öffnet die Lehrkraft in ihrer Anwesenheitsliste zunächst das neue Menü.

In dem Menü wählt die Lehrkraft den Punkt „Termine“ aus.

Schon öffnet sich eine tabellarische Terminübersicht zu dieser Unterrichtsgruppe. Zu sehen sind die einzelnen Belegungen (Zeilen) und Termine (Spalten).

In unserem Beispiel wurde der Unterricht

• am 01. August vollständig erteilt (= grün hinterlegter Haken)
• am 15. August als ausgefallen markiert, da die Lehrkraft erkrankt war (= rot hinterlegte Ausfallkategorie)
• am 22. August online erteilt (= grün hinterlegte Weltkugel)
• am 29. August auf den 30. August verschoben (= gelb hinterlegtes Datum mit Pfeilen beim alten und neuen Termin)

Das kleine Schloss zeigt finalisierte Termine an und ein grau hinterlegtes Fragezeichen deutet auf Termine hin, welche noch nicht als erteilt, ausgefallen oder verlegt markiert wurden.

Terminliste

Diese Terminübersicht kann auch als Liste angezeigt werden: Die Termine zu einer einzigen Belegung können über den Namen der Person aufgerufen werden (1). Die Liste zur gesamten Unterrichtsgruppe wird über „Terminliste“ geöffnet (2).

In der Liste werden die Termine untereinander und ebenso wie in der Tabelle mit Farben und Symbolen markiert dargestellt. Es ist deutlich erkennbar, wenn verschiedene Kategorien bei den Belegungen eines Termins eingetragen wurden.

Zu jedem Termin können Details geöffnet werden.

Schon sind die Eintragungen der einzelnen Belegungen sichtbar.

Terminübersicht in iMikel

Auch in iMikel steht ab der neuen Version (v14.22.25) eine Terminübersicht zur Verfügung, welche Sie unter „Personalverwaltung > An-/Abwesenheiten > iMikelGo/App“ über ein neues Symbol aufrufen können. Dabei können Sie sich die Übersicht zu einer Belegung anzeigen lassen (1) oder die der Lehrkraft für den gesamten Monat (2).

Als Beispiel haben wir die Ansicht der Lehrkraft geöffnet; die Kennzeichnung von erteiltem, ausgefallenem und verschobenem Unterricht deckt sich mit der aus der App.

Anstelle des Fragezeichens, welches in der App angezeigt wird, wenn noch keine Eingaben getätigt wurden, zeigt diese Ansicht weiße Felder bei den betroffenen Terminen.

Auch unter „Unterrichtsverwaltung > Abrechnung > An-/Abwesenheiten“ steht die Terminübersicht zur Verfügung.

In unserem Beispiel nimmt die Teilnehmerin an Gruppenunterricht teil, weshalb in der Terminübersicht die Eintragungen der gesamten Gruppe angezeigt werden.

Aus der Terminübersicht der Belegung lässt sich auch mit einem Klick die Übersicht zur Lehrkraft öffnen.

Interne Bemerkungen in iMikel

In der Unterrichtsverwaltung stehen seit langer Zeit diverse Bemerkungsfelder zur Verfügung, welche mit iMikelGo bzw. der Musikschul-App synchronisiert werden:

• Bemerkung zur Belegung
• Bemerkung zum/zur Teilnehmer:in
• Bemerkung zum Termin (bezogen auf ein:e Teilnehmer:in)
• Bemerkung zum Termin (bezogen auf alle Teilnehmer:innen)

Über „Startfenster > Cockpit > Go > Einstellungen > iMikelGo-/App-Lizenzen“ können diese Bemerkungen für den Zugriff der Lehrkräfte über iMikelGo und die App freigeschaltet werden.

Sind die entsprechenden Zugriffsrechte aktiviert, können Lehrkräfte die Bemerkungen in iMikelGo und der App sehen und bei Bedarf auch bearbeiten. Alle Änderungen werden hierbei synchronisiert.

Des Weiteren steht das Feld „Hinweis in AWL/App“ zur Verfügung, welches den Lehrkräften in der App nur lesend als Hinweis angezeigt wird.

In vielen Gesprächen mit unseren Kunden hat sich der Bedarf gezeigt, dass zusätzlich zu den bereits vorhandenen und synchronisierten Feldern auch ausschließlich interne Bemerkungen benötigt werden. Aus diesem Grund stellen wir in der Unterrichtsverwaltung ab dieser Version auch nicht synchronisierte Bemerkungsfelder zur Verfügung.

Zur besseren Übersichtlichkeit wird der Reiter „Bemerkungen“ deshalb ab dieser Version in zwei Bereiche aufgeteilt:

• Bemerkungen (intern)
• Bemerkungen (iMikelGo/App)

Zukünftig werden Bemerkungen, welche aus der Online-Anmeldung eingelesen werden, nicht mehr mit der App synchronisiert, sondern in einer internen Bemerkung gespeichert.

Hinweis: Sollten Sie Bedarf haben, dass die bereits vorhandenen Bemerkungen in ein internes Feld verschoben werden, so melden Sie sich gern bei unserem Support.

„Persönliche Notiz“ in der App

Auch die Musikschul-App erhält ein neues zusätzliches Bemerkungsfeld, in welchem Ihre Lehrkräfte eigene/persönliche Bemerkungen zu einzelnen Teilnehmer:innen erfassen können, welche nicht mit der Verwaltung und iMikel synchronisiert werden („Persönliche Notiz“).

Zudem wird in der App als Hinweis zu jedem dieser Bemerkungsfelder dargestellt, mit welchen anderen Personen (Kolleg:innen/Verwaltung) dieses jeweilige Feld synchronisiert wird.

Folgende Bemerkungsfelder stehen insgesamt zur Verfügung, sobald in der digitalen Anwesenheitsliste auf den Namen einer Person getippt wird:

Bemerkung zum Termin

• zum/zur Teilnehmer:in: sichtbar für Verwaltung
• zu allen Teilnehmer:innen: sichtbar für weitere Lehrkräfte dieses Termins und Verwaltung

Bemerkung zur Belegung

• Allgemein: sichtbar für weitere Lehrkräfte dieser Belegung und Verwaltung
• Hinweis der Verwaltung: sichtbar für weitere Lehrkräfte dieser Belegung und Verwaltung (kann nur von der Verwaltung editiert werden)

Bemerkung zum/zur Teilnehmer:in

• Persönliche Notiz: sichtbar nur für mich (= die Lehrkraft)
• Allgemein: sichtbar für weitere Lehrkräfte dieser Person und Verwaltung

Hinweis: Je nach Konfiguration der Zugriffsrechte werden ggf. einige dieser Bemerkungen ausgeblendet.

Wir wünschen Ihnen viel Spaß mit den neuen Funktionen und stehen Ihnen bei Fragen jederzeit zur Verfügung!

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.