Serien-Mails versenden

vom 7. Dezember 2021

Corona hat die Welt weiterhin fest im Griff. Wieder gibt es Maßnahmen, welche großen Einfluss auf Ihren Schulalltag haben werden. Aus diesem Grund wird es unvermeidbar sein, Ihre Teilnehmer:innen, Zahlungspflichtigen sowie Lehrkräfte über die Änderungen zu informieren. Mit unserer Hilfe werden Sie dies problemlos erledigen können, denn iMikel bietet sämtliche dafür benötigten Voraussetzungen.

Serien-Mail aus iMikel

Mit iMikel können Sie auch ganz komfortabel Serien-Mails verschicken. Grundsätzlich bietet das Programm Ihnen verschiedene Wege für den Versand von Serien-Mails. Welchen Weg Sie nutzen, richtet sich nach dem Zweck der E-Mail.

Individueller Versand

Möchten Sie beispielsweise Ihre Kund:innen persönlich mit Namen ansprechen, empfiehlt sich der Weg über das Korrespondenzmodul, in welchem Sie individuelle Textvorlagen nutzen können.

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Diese Funktion ist sehr hilfreich, wenn Sie zum Beispiel Kund:innen in einer Anmeldebestätigung über Platzhalter die Unterrichtszeiten, den Namen der Lehrkraft oder den Unterrichtsort mitteilen möchten. Hierbei wird für jede:n Empfänger:in eine individuelle E-Mail versendet.

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Der Vorteil von personalisierten Mails kann sein, dass diese bei Empfänger:innen oftmals direkt als vertrauenswürdig erkannt werden. Im Falle einer allgemein verfassten E-Mail wie beispielsweise mit Informationen zu neuen Corona-Maßnahmen, empfehlen wir aufgrund der zu erwartenden Menge an E-Mails den folgenden alternativen Weg.

Massenversand

Die Mail-Funktion können Sie aus jedem Modul heraus über das @-Symbol öffnen. Halten Sie dabei die ALT-Taste gedrückt, wird sowohl der aktuell angezeigte Eintrag angeschrieben als auch sämtliche aufgerufenen Einträge.

imikel_serienmail

Je nachdem, in welchem Modul sie auf dieses Symbol klicken, versenden Sie die E-Mails beispielsweise nur an Zahlungspflichtige (Kontenverwaltung) oder nur an Lehrkräfte (Personalverwaltung).

imikel_serienmail_voransicht

Über die Option „Sammel-Mail“ vermeiden Sie, dass für jede:n Empfänger:in eine separate Mail versendet wird.

imikel_serienmail_sammelmail

Die Mail-Adressen werden automatisch zusammengefasst und die Mail als Blindkopie (BCC) verschickt. Somit ist sichergestellt, dass sich Ihre Kund:innen als Empfänger:innen untereinander nicht sehen können. Bei der Erstellung von Sammel-Mails werden standardmäßig jeweils 50 Mail-Adressen für eine E-Mail zusammengefasst.

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Bei 2000 Empfänger:innen werden demnach nur 40 E-Mails erzeugt, welche jeweils 50 Empfänger:innen als BCC erreichen. Somit können Sie beispielsweise Ihre Corona-Information mit sehr viel weniger Aufwand und weniger Belastung Ihres Mail-Servers versenden. Bei Bedarf können Sie in den Einstellungen sogar die Anzahl der Mails anpassen und somit weiter reduzieren.

Über die Funktion „E-Mails in Korrespondenzen speichern“ können Sie festlegen, dass die Sammel-Mails im Korrespondenzenmodul archiviert werden. Somit können Sie jederzeit auch bei Sammel-Mails nachvollziehen, welche Personen Ihre Mails erhalten haben.

imikel_serienmail_speichern

Technische Herausforderungen

In beiden Fällen werden die E-Mails an Ihr Mail-Programm oder zum Beispiel an den städtischen Mail-Server Ihrer IT-Abteilung übergeben und von dort versendet. Wir haben die Erfahrung gemacht, dass bei manchen Kund:innen die Mail-Server nur eine limitierte Anzahl von Mails verarbeiten können. Somit kann es vorkommen, dass, wenn Sie beispielsweise die Corona-Information an über 2000 Empfänger:innen als separate E-Mails mit individueller Anrede versenden, der Mail-Server überlastet wird. Aus diesem Grund empfehlen wir für den Versand von solchen Massen-Mails die zweite Variante, denn diese führt durch die Zusammenfassung vieler Mail-Adressen in eine E-Mail zu einer weitaus geringeren Auslastung Ihres Mail-Servers oder -Programmes.

Zwischenablage

Alternativ zum Versand der E-Mails über die zuvor beschriebenen Varianten, können Sie die Mail-Adressen auch in die Zwischenablage kopieren.

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Anschließend erzeugen Sie außerhalb von iMikel mit einem beliebigen Mail-Programm eine E-Mail und fügen dort die Mail-Adressen aus der Zwischenablage (STRG + V) ein, um sie weiterzuverwenden. Aus Sicherheits- und Datenschutzgründen weisen wir darauf hin, dass die aus der Zwischenablage eingefügten Mail-Adressen ins BCC-Feld eingetragen werden sollten. Außerdem ist es aufgrund der oben beschriebenen technischen Herausforderungen nicht sinnvoll, bei zum Beispiel 2000 Empfänger:innen die Mail-Adressen aus der Zwischenablage für eine einzige E-Mail in Ihr Mail-Programm einzufügen. Wir empfehlen als sicherste Variante den Massenversand, welcher eine sehr sparsame Erstellung von beispielsweise nur 40 E-Mails mit je 50 Empfänger:innen als Blindkopie gewährleistet.

Weitergehende Informationen: BCC

Sie kennen das: Sie bekommen eine E-Mail mit einem Newsletter oder sonstigen Informationen und in der Adresszeile können Sie alle anderen Empfänger dieser E-Mail sehen. Dies ist gerade beim Versand von Newslettern mit Sicherheit nicht so gewollt. Ursache ist die Verwendung eines falschen Empfängerfeldes. Jedes Mail-Programm kennt drei Arten von Empfängern:

mailversand

Die Empfänger (An) und die Kopie-Empfänger (CC) können sich gegenseitig sehen. Die Blindkopie-Empfänger (BCC) sind hingegen für die (Kopie-) Empfänger nicht sichtbar. Möchten Sie also z. B. beim Versand eines Newsletters erreichen, dass niemand die Adressen der anderen Empfänger sehen kann, sollten Sie das BCC-Feld nutzen. Wenn dieses Feld in Ihrem E-Mail-Programm ausgeblendet ist, können Sie es wie folgt einblenden:

Outlook (Windows): Öffnen Sie eine neue E-Mail. Sie können sich über das Menü Ansicht das BCC-Feld anzeigen lassen.
Outlook Express (Windows): Öffnen Sie eine neue E-Mail. Sie können über das Menü Ansicht > Alle Kopfleisten das BCC-Feld einblenden.
Mail (Mac): Öffnen Sie eine neue E-Mail. Sie können sich über das Menü Darstellung das Adressfeld ‚Blindkopie‘ anzeigen lassen.

Tipp: Musikschul-App

Nutzen Sie unsere Musikschul-App, können Sie ganz einfach einen neuen Eintrag im Bereich „Aktuelles“ veröffentlichen, um Ihre Kund:innen über die Änderungen zu informieren. Sie können für jeden Eintrag festlegen, ob dieser bei allen Personen oder zum Beispiel nur Ihren Lehrkräften in der App angezeigt wird. Somit können Sie mit wenigen Klicks gezielt Informationen Ihren App-Nutzer:innen zur Verfügung stellen.

Musikschul-App Startfenster

Fazit

Sie sehen: Mit iMikel haben Sie viele verschiedene Möglichkeiten, Ihre Kund:innen zu informieren und mit diesen in Kontakt zu stehen.

Sehen Sie sich zu dieser Thematik auch gerne unsere Tutorials an:

Wir wünschen Ihnen weiterhin viel Spaß beim Einsatz unserer Verwaltungslösung.

Hinweis bezüglich „Gendern“: Aus Gründen der besseren Lesbarkeit wird auf die gleichzeitige Verwendung der Sprachformen männlich, weiblich und divers (m/w/d) verzichtet. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter. Die verkürzte Sprachform hat nur redaktionelle Gründe und beinhaltet keine Wertung.